Cómo compartir un flujo de trabajo

Compartir los flujos de trabajo que creaste y lanzaste con Workflow Builder con otros usuarios de tu organización

Con el uso compartido de flujos de trabajo, puedes hacer lo siguiente:

  • Comparte flujos de trabajo en vivo con usuarios y grupos de tu organización.
  • Configura programas de ejecución personalizados o activadores basados en eventos.
  • Haz un seguimiento de las ejecuciones de vistas previas y las ejecuciones automatizadas.
  • Duplica flujos de trabajo compartidos para personalizar sus pasos.

Según la configuración de control de funciones de tu app, es posible que necesites que un administrador revise y apruebe tu solicitud antes de que puedas compartir un flujo de trabajo.

Si compartes un flujo de trabajo, las personas con las que lo compartiste verán y usarán la versión activa.

Cómo compartir un flujo de trabajo

Para compartir un flujo de trabajo, haz lo siguiente:

App

  1. Abre la app de Gemini Enterprise y ve a la página de la Galería de agentes.

    Aparecerá la página Galería de agentes, en la que se mostrarán todos los agentes prediseñados y los agentes personalizados.

  2. En la sección Tus agentes, busca el flujo de trabajo que deseas compartir.

  3. En el encabezado superior derecho del lienzo de Workflow Builder, haz clic en Ícono para compartir Compartir.

  4. Ingresa las direcciones de correo electrónico de los usuarios o los grupos de Google con los que quieres compartir el flujo de trabajo.

  5. Haz clic en Listo.

Control de revisión del administrador

De forma predeterminada, los propietarios de flujos de trabajo pueden compartirlos con cualquier usuario de su organización sin la aprobación de un administrador de la app. Sin embargo, los administradores de la app pueden cambiar la configuración de control de funciones de la app para requerir la revisión y aprobación del administrador para los flujos de trabajo de uso compartido en la app.

De forma predeterminada, los propietarios de flujos de trabajo no pueden compartirlos con grupos. Sin embargo, el administrador de la app de Gemini Enterprise puede optar por hacer que los flujos de trabajo se puedan compartir con Grupos de Google, con o sin la aprobación del administrador.

El proceso de uso compartido

Solo el uso compartido inicial de un flujo de trabajo requiere la revisión y aprobación del administrador. Las revisiones posteriores del flujo de trabajo no necesitan volver a aprobarse.

El uso compartido del flujo de trabajo sigue un proceso de dos pasos cuando se habilita la revisión del administrador:

  1. El propietario del flujo de trabajo lo comparte con uno o más usuarios o Grupos de Google.

  2. El administrador de la app revisa la solicitud de uso compartido y la aprueba o rechaza.

Cómo revisar una solicitud de uso compartido

Los administradores de la app son responsables de revisar y administrar las solicitudes de uso compartido del flujo de trabajo.

Console

Para revisar una solicitud de uso compartido como administrador de la app, haz lo siguiente:

  1. En la consola de Google Cloud , ve a la página Gemini Enterprise > Apps.

    Gemini Enterprise

  2. Haz clic en el nombre de la app que contiene el flujo de trabajo.

  3. En el menú de navegación de la app, haz clic en Agentes.

  4. Busca el flujo de trabajo con una acción de Revisar solicitud de uso compartido en la columna Permisos del usuario.

    Compartir solicitud de revisión del flujo de trabajo

  5. Haz clic en Revisar la solicitud de uso compartido.

  6. En el panel Solicitud para compartir, haz lo siguiente:

    • Revisa la lista de acceso en Se solicitó compartir con los siguientes usuarios.
    • Opcional: Modifica la lista de acceso para agregar o quitar cuentas de usuario, Grupos de Google o grupos de identidades de WIF.

  7. Para aprobar la solicitud y otorgar acceso, haz clic en Aprobar y habilitar.

  8. Para rechazar la solicitud, haz clic en Rechazar.

Usa un flujo de trabajo compartido

Cuando el propietario de un flujo de trabajo lo comparte contigo, puedes acceder a la configuración de su gráfico y obtener una vista previa de ella. Si bien el gráfico de flujo de trabajo es de solo lectura para los usuarios compartidos, puedes ejecutar una vista previa de forma manual, configurar tus propios parámetros de configuración de activación, ver tu propio historial de ejecuciones o hacer una copia del flujo de trabajo.

App

  1. Abre tu app web de Gemini Enterprise en un navegador.
  2. En el menú de navegación de la app web, haz clic en Ícono de Agents Agentes.
  3. Ve a la sección Compartidos conmigo > De tu organización.

  4. Haz clic en el flujo de trabajo compartido que quieras ver. El flujo de trabajo se inicia en un diseño de diseñador de solo lectura, que muestra el gráfico de nodos en vivo. Nota: Si el flujo de trabajo compartido está suspendido o desactivado, no se renderizará el lienzo de Workflow Builder y no podrás ejecutarlo, pero sí podrás ver sus ejecuciones anteriores.

  5. Opcional: Para realizar una prueba manual del flujo de trabajo, haz lo siguiente:

    • Haz clic en Vista previa en el encabezado superior derecho del lienzo de Workflow Builder.
    • Ejecuta la vista previa. Si la ejecución de vista previa falla porque no se autorizó un conector que usa el flujo de trabajo, haz clic en Habilitar conectores debajo del mensaje de error para completar el flujo de OAuth.

Cómo configurar tus propios activadores

Los activadores de un flujo de trabajo compartido son específicos del usuario. Puedes configurar un programa de ejecución personalizado o filtros de eventos para ejecutar un flujo de trabajo compartido automáticamente.

Para configurar tus propios activadores, haz lo siguiente:

App

  1. Abre tu app web de Gemini Enterprise en un navegador.
  2. En el menú de navegación de la app web, haz clic en Ícono de agentes Agentes > Galería.
  3. Ve a la sección Compartidos conmigo > De tu organización y haz clic en el flujo de trabajo compartido para el que deseas configurar un activador.

  4. Accede a la configuración del activador:

    • Selecciona el menú Acciones > Configurar activadores.
    • Como alternativa, abre el flujo de trabajo en el lienzo del editor de Workflow Builder, haz clic en el nombre del flujo de trabajo y selecciona Configurar activadores.

  5. Puedes configurar un activador con cualquiera de los siguientes modos:

    • Programación: Selecciona Ejecutar según una programación y configura cuándo se ejecutará el flujo de trabajo (por ejemplo, la frecuencia y la zona horaria).
    • Evento: Selecciona Ejecutar en eventos de la app y configura los filtros de eventos para especificar cuándo se ejecutará el flujo de trabajo. Por ejemplo, para un activador de eventos de Google Drive, puedes filtrar por campos como Propietarios (como un ID de Google, por ejemplo, janedoe), Nombre, tipo de MIME, Fecha de modificación o Carpeta principal. Selecciona un operador (como contiene o es igual a), ingresa un valor y combina varias reglas con las condiciones AND o OR.

  6. Si el flujo de trabajo usa conectores que requieren autenticación (por ejemplo, conectores que se usan en un paso del flujo de trabajo en lugar del activador en sí), habilita y autoriza los conectores en el editor del lienzo de Workflow Builder cuando se te solicite.

  7. Haz clic en Guardar. El activador se guarda y ejecuta el flujo de trabajo automáticamente. Puedes activar el flujo de trabajo de forma manual para obtener una vista previa de lo que sucederá cuando el programa o el activador de eventos ejecuten este flujo de trabajo. Si quieres que tu flujo de trabajo deje de ejecutarse, selecciona No ejecutar en eventos de la app o No ejecutar según un programa en el cuadro de diálogo Configurar activadores.

Cómo ver tus carreras

Para ver tus ejecuciones, haz lo siguiente:

App

  1. En el menú de navegación de la app web, haz clic en Ícono de Agents Agentes.
  2. Ve a la sección Compartidos conmigo > De tu organización y haz clic en el flujo de trabajo compartido.
  3. En el lienzo de Workflow Builder, haz clic en la pestaña Ejecuciones.
  4. Haz clic en una ejecución específica para ver sus registros de ejecución y el seguimiento paso a paso.

Para obtener más información, consulta ejecuciones de flujo de trabajo.

Crea una copia de un flujo de trabajo compartido

Los flujos de trabajo compartidos son de solo lectura para los usuarios con los que se comparten, excepto por sus configuraciones de activadores. Si quieres editar y personalizar los pasos de un flujo de trabajo compartido, puedes crear una copia en tu propio espacio de trabajo.

Para crear un duplicado editable del flujo de trabajo compartido, haz lo siguiente:

App

  1. Abre tu app web de Gemini Enterprise en un navegador.
  2. En el menú de navegación de la app web, haz clic en Ícono de Agents Agentes > Galería.
  3. Ve a la sección Compartidos conmigo > De tu organización y haz clic en el flujo de trabajo compartido que quieras copiar.
  4. En el lienzo del editor de Workflow Builder, haz clic en el título del flujo de trabajo y selecciona Hacer una copia. La copia se agregará a tu lista de Tus agentes.

Dependencias de flujo de trabajo compartidas

Si tu flujo de trabajo importa y hace referencia a otros flujos de trabajo (subflujos de trabajo) en sus pasos, ten en cuenta lo siguiente:

  • Requisitos de acceso: Cuando compartas un flujo de trabajo principal o cuando importes un flujo de trabajo a tu flujo de trabajo, asegúrate de que todos los usuarios de tu lista de acceso también tengan acceso a todos los subflujos de trabajo importados.
  • Fallas en la ejecución: Si un usuario ejecuta un flujo de trabajo sin acceso a un subflujo de trabajo importado, la ejecución falla y se muestra un mensaje en el que se le pide que solicite acceso al propietario.

Límites de uso compartido

Cuando compartes un flujo de trabajo, se aplican los siguientes límites:

  • Máximo de 1,500 cuentas individuales: Workflow Builder administra el acceso de los agentes con políticas de permisos de Google Cloud IAM subyacentes, que aplican un límite máximo de 1,500 miembros por política. Si compartes un agente con más de 1,500 cuentas de usuario individuales, la operación fallará y se mostrará el siguiente error:

    The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.

  • Usa grupos para compartir contenido a gran escala: Cada grupo de Grupos de Google o de Workspace cuenta como un solo miembro para el límite de la política de 1,500 miembros. Si necesitas compartir un agente con cientos o miles de colegas en toda la organización, pídele al administrador de la app que habilite el uso compartido en grupo y que ingrese las direcciones de correo electrónico del grupo (por ejemplo, support-team@example.com) en lugar de las cuentas de usuario individuales.

Para obtener una lista completa de las restricciones del sistema, consulta Cuotas y límites de Workflow Builder.

Consideraciones

  • Si el propietario del flujo de trabajo activa una nueva versión o actualiza la versión publicada del flujo de trabajo, todos los usuarios con los que se comparte ejecutarán automáticamente la nueva versión publicada en las ejecuciones posteriores.

  • Si un flujo de trabajo está desactivado o suspendido, no se renderiza el lienzo del Workflow Builder y los usuarios con los que se compartió no pueden ejecutarlo, pero sí pueden ver sus historiales de ejecución y registros de sesión anteriores en la galería Ejecuciones. Si el flujo de trabajo se deja de compartir, se inhabilita o se borra, los usuarios con los que se compartió perderán todo el acceso, incluidos los historiales de ejecuciones anteriores y los registros de sesiones.

  • Las acciones que modifican datos externos requieren la aprobación con interacción humana (HITL), excepto los correos electrónicos o los eventos de calendario que te envías a ti mismo.

  • Los administradores de la app pueden transferir la propiedad de un flujo de trabajo compartido a otro usuario o a sí mismos en la consola de Google Cloud . Si el flujo de trabajo tiene un activador de programa o de evento, la operación de transferencia los marca como programas o eventos inhabilitados, y el nuevo propietario debe habilitarlos antes de usar el agente. Para obtener más información, consulta Propiedad del agente de transferencia.

¿Qué sigue?