Compartilhar um fluxo de trabalho

Compartilhe fluxos de trabalho criados e iniciados com o Workflow Builder com outros usuários da sua organização.

Com o compartilhamento de fluxos de trabalho, você pode:

  • Compartilhe fluxos de trabalho ativos com usuários e grupos na sua organização.
  • Configure programações de execução personalizadas ou acionadores baseados em eventos.
  • Acompanhe as execuções de prévia e as execuções automatizadas.
  • Duplique fluxos de trabalho compartilhados para personalizar as etapas.

Dependendo das configurações de controle de recursos do app, talvez seja necessário que um administrador analise e aprove sua solicitação antes de você compartilhar um fluxo de trabalho.

Se você compartilhar um fluxo de trabalho, as pessoas com quem ele foi compartilhado vão ver e usar a versão ativa.

Compartilhar um fluxo de trabalho

Para compartilhar um fluxo de trabalho, faça o seguinte:

App

  1. Abra o app Gemini Enterprise e acesse a página Galeria de Agentes.

    A página Galeria de agentes aparece mostrando todos os agentes pré-criados e personalizados.

  2. Na seção Seus agentes, encontre o fluxo de trabalho que você quer compartilhar.

  3. No cabeçalho superior direito da tela do Workflow Builder, clique em Ícone de compartilhamento Compartilhar.

  4. Digite os endereços de e-mail dos usuários ou Grupos do Google com quem você quer compartilhar o fluxo de trabalho.

  5. Clique em Concluído.

Controle de análise do administrador

Por padrão, os proprietários de fluxos de trabalho podem compartilhar os fluxos com qualquer usuário da organização sem aprovação de um administrador de apps. No entanto, os administradores de apps podem mudar as configurações de controle de recursos para exigir revisão e aprovação do administrador para compartilhar fluxos de trabalho no app.

Por padrão, os proprietários de fluxos de trabalho não podem compartilhar os fluxos com grupos. No entanto, o admin do app Gemini Enterprise pode compartilhar fluxos de trabalho com os Grupos do Google, com ou sem aprovação do admin.

O processo de compartilhamento

Apenas o compartilhamento inicial de um fluxo de trabalho exige revisão e aprovação do administrador. As revisões subsequentes do fluxo de trabalho não precisam de nova aprovação.

O compartilhamento de fluxos de trabalho segue um processo de duas etapas quando a revisão do administrador está ativada:

  1. O proprietário do fluxo de trabalho compartilha o fluxo com um ou mais usuários ou Grupos do Google.

  2. O administrador do app analisa o pedido de compartilhamento e o aprova ou nega.

Analisar um pedido de compartilhamento

Os administradores de apps são responsáveis por analisar e gerenciar solicitações de compartilhamento de fluxo de trabalho.

Console

Para analisar um pedido de compartilhamento como administrador de apps, faça o seguinte:

  1. No console Google Cloud , acesse a página Gemini Enterprise > Apps.

    Gemini Enterprise

  2. Clique no nome do app que contém o fluxo de trabalho.

  3. No menu de navegação do app, clique em Agentes.

  4. Encontre o fluxo de trabalho com uma ação Analisar pedido de compartilhamento na coluna Permissões do usuário.

    Compartilhar pedido de análise de fluxo de trabalho

  5. Clique em Analisar pedido de compartilhamento.

  6. No painel Pedido de compartilhamento:

    • Confira a lista de acesso em Compartilhamento solicitado com os seguintes usuários.
    • Opcional: modifique a lista de acesso para adicionar ou remover contas de usuário, grupos do Google ou pools de identidade do WIF.

  7. Para aprovar o pedido e conceder acesso, clique em Aprovar e ativar.

  8. Para rejeitar o pedido, clique em Negar.

Usar um fluxo de trabalho compartilhado

Quando um proprietário compartilha um fluxo de trabalho com você, é possível acessar e visualizar a configuração do gráfico. Embora o gráfico de fluxo de trabalho seja somente leitura para usuários compartilhados, é possível executar uma prévia manualmente, configurar suas próprias configurações de acionador, ver seu próprio histórico de execução ou fazer uma cópia do fluxo de trabalho.

App

  1. Abra o app da Web do Gemini Enterprise em um navegador.
  2. No menu de navegação do app da Web, clique em Ícone de agentes Agentes.
  3. Acesse a seção Compartilhados comigo > Da sua organização.

  4. Clique no fluxo de trabalho compartilhado que você quer acessar. O fluxo de trabalho é iniciado em um layout de designer somente leitura, mostrando o gráfico de nós ativos. Observação: se o fluxo de trabalho compartilhado for suspenso ou desativado, a tela do Workflow Builder não será renderizada e não será possível executá-lo, mas você ainda poderá ver as execuções anteriores.

  5. Opcional: para realizar um teste manual do fluxo de trabalho:

    • Clique em Visualizar no cabeçalho superior direito da tela do Workflow Builder.
    • Execute a prévia. Se a execução de prévia falhar porque um conector usado pelo fluxo de trabalho não está autorizado, clique em Ativar conectores abaixo da mensagem de erro para concluir o fluxo do OAuth.

Configurar seus próprios gatilhos

Os gatilhos em um fluxo de trabalho compartilhado são específicos do usuário. É possível configurar uma programação de execução personalizada ou filtros de eventos para executar um fluxo de trabalho compartilhado automaticamente.

Para configurar seus próprios gatilhos, faça o seguinte:

App

  1. Abra o app da Web do Gemini Enterprise em um navegador.
  2. No menu de navegação do app da Web, clique em Ícone de agentes Agentes > Galeria.
  3. Acesse a seção Compartilhados comigo > Da sua organização e clique no fluxo de trabalho compartilhado para configurar um gatilho.

  4. Acesse a configuração do acionador:

    • Selecione o menu Ações > Configurar acionadores.
    • Outra opção é abrir o fluxo de trabalho na tela do editor do Workflow Builder, clicar no nome dele e selecionar Configurar acionadores.

  5. É possível configurar um gatilho usando um dos seguintes modos:

    • Programação:selecione Executar em uma programação e configure quando o fluxo de trabalho será executado para você (como a frequência e o fuso horário).
    • Evento:selecione Executar em eventos do app e configure os filtros de evento para especificar quando o fluxo de trabalho será executado para você. Por exemplo, para um gatilho de evento do Google Drive, é possível filtrar por campos como Proprietários (como um ID do Google, por exemplo, janedoe), Nome, Tipo MIME, Horário de modificação ou Pasta principal. Você seleciona um operador (como contém ou é igual a), insere um valor e combina várias regras usando condições AND ou OR.

  6. Se o fluxo de trabalho usar conectores que exigem autenticação (por exemplo, conectores usados em uma etapa do fluxo de trabalho em vez do próprio gatilho), habilite e autorize os conectores no editor de tela do Workflow Builder quando solicitado.

  7. Clique em Salvar. O gatilho é salvo e executa o fluxo de trabalho automaticamente. Você pode acionar manualmente o fluxo de trabalho para visualizar o que vai acontecer quando a programação ou o gatilho de evento executar esse fluxo de trabalho. Se quiser interromper a execução do fluxo de trabalho, selecione Não executar em eventos do app ou Não executar com base em uma programação na caixa de diálogo Configurar acionadores.

Conferir suas execuções

Para ver suas execuções, faça o seguinte:

App

  1. No menu de navegação do app da Web, clique em Ícone de agentes Agentes.
  2. Acesse a seção Compartilhados comigo > Da sua organização e clique no fluxo de trabalho compartilhado.
  3. Na tela do Workflow Builder, clique na guia Execuções.
  4. Clique em uma execução específica para conferir os registros de execução e o rastreamento detalhado.

Para mais informações, consulte execuções de fluxo de trabalho.

Fazer uma cópia de um fluxo de trabalho compartilhado

Os fluxos de trabalho compartilhados são somente leitura para os usuários compartilhados, exceto pelas configurações de acionamento. Se quiser editar e personalizar as etapas de um fluxo de trabalho compartilhado, crie uma cópia no seu espaço de trabalho.

Para criar um duplicado editável do fluxo de trabalho compartilhado, faça o seguinte:

App

  1. Abra o app da Web do Gemini Enterprise em um navegador.
  2. No menu de navegação do app da Web, clique em Ícone de agentes Agentes > Galeria.
  3. Acesse a seção Compartilhados comigo > Da sua organização e clique no fluxo de trabalho compartilhado que você quer copiar.
  4. Na tela do editor do Workflow Builder, clique no título do fluxo de trabalho e selecione Fazer uma cópia. A cópia é adicionada à sua lista Seus agentes.

Dependências de fluxo de trabalho compartilhadas

Se o fluxo de trabalho importar e referenciar outros fluxos de trabalho (subfluxos) nas etapas dele, lembre-se do seguinte:

  • Requisitos de acesso: ao compartilhar um fluxo de trabalho principal ou importar um fluxo de trabalho para o seu, verifique se todos os usuários na sua lista de acesso também têm acesso a todos os subfluxos de trabalho importados.
  • Falhas de execução: se um usuário executar um fluxo de trabalho sem acesso a um subfluxo de trabalho importado, a execução vai falhar com uma mensagem pedindo que ele solicite acesso ao proprietário.

Limites de compartilhamento

Ao compartilhar um fluxo de trabalho, os seguintes limites se aplicam:

  • Máximo de 1.500 contas individuais:o Workflow Builder gerencia o acesso do agente usando as políticas de permissão do IAM Google Cloud , que impõem um limite máximo de 1.500 membros por política. Compartilhar um agente com mais de 1.500 contas de usuário individuais faz com que a operação falhe com o seguinte erro:

    The number of members in the policy (1,501) is larger than the maximum allowed size 1,500.

  • Use grupos para compartilhar em grande escala:cada grupo do Google ou do Workspace conta como um único membro para o limite de 1.500 membros da política. Se você precisar compartilhar um agente com centenas ou milhares de colegas em uma organização, peça ao administrador do app para ativar o compartilhamento em grupo e insira endereços de e-mail de grupo (por exemplo, support-team@example.com) em vez de contas de usuários individuais.

Para conferir uma lista completa de restrições do sistema, consulte Cotas e limites do Workflow Builder.

Considerações

  • Se o proprietário do fluxo de trabalho ativar uma nova versão ou atualizar a versão ativa, todos os usuários compartilhados vão executar automaticamente a nova versão ativa nas execuções subsequentes.

  • Se um fluxo de trabalho for desativado ou suspenso, a tela do Workflow Builder não será renderizada, e os usuários compartilhados não poderão executar o fluxo, mas ainda poderão ver os históricos de execução e os registros de sessão anteriores na galeria Execuções. Se o fluxo de trabalho for removido, desativado ou excluído, os usuários compartilhados vão perder todo o acesso, incluindo os históricos de execução e os registros de sessão anteriores.

  • As ações que modificam dados externos exigem aprovação human-in-the-loop (HITL), exceto e-mails ou eventos da agenda enviados para você mesmo.

  • Os administradores de apps podem transferir a propriedade de um fluxo de trabalho compartilhado para outro usuário ou para si mesmos no console Google Cloud . Se o fluxo de trabalho tiver um gatilho de programação ou de evento, a operação de transferência os marcará como desativados, e o novo proprietário precisará ativá-los antes de usar o agente. Para mais informações, consulte Transferir a propriedade do agente de transferência.

A seguir