استخدام مجموعة كبريد وارد تعاوني

إذا لم تتوفّر "مجموعات Google" في حساب عملك أو مؤسستك التعليمية، اطلُب من المشرف تفعيل "مجموعات Google للشركات".

بعد أن يُفعِّل مالك مجموعة أو مديرها ميزات "البريد الوارد التعاوني" لمجموعة، يمكن للأعضاء الذين يملكون الأذونات المناسبة استخدام تلك الميزات لإدارة المحادثات بالاشتراك مع بعضهم.

قبل البدء

يجب أولاً على مالك مجموعة أو مديرها:

• إنشاء مجموعة "بريد وارد تعاوني"، أو تفعيل ميزات "البريد الوارد التعاوني" لمجموعة حالية. للحصول على التفاصيل، راجِع استخدام مجموعة كبريد وارد تعاوني.
• إعداد الأذونات الصحيحة للمستخدمين للاستفادة من ميزات "البريد الوارد التعاوني". للحصول على التفاصيل، راجِع إعداد الأذونات لإدارة مجموعة.

إسناد محادثة إلى نفسك أو إلى مستخدمين آخرين

يتطلب إذن "مَن يمكنه الإشراف على البيانات الوصفية".

يمكنك إسناد مسؤولية محادثة إلى نفسك أو إلى عضو آخر في المجموعة. ويمكنك أيضًا البحث عن المحادثات على أساس حالة إسناد المحادثة.

تولّي مسؤولية محادثة أو إسنادها أو إلغاء إسنادها

1. سجِّل الدخول إلى مجموعات Google.
2. انقر على اسم مجموعة.
3. حدِّد خيارًا. لتحديد:
   • محادثة واحدة: انقر على المحادثة.
   • محادثات متعددة: أشِر إلى كل محادثةضَع علامة في المربّع بجانب اسم الناشر.
4. حدّد خيارًا:
   • إسناد إلى:
     • أنت: انقر على رمز إسناد المحادثة لي .
     • عضو في مجموعة: انقر على رمز الإسناد  و:
       1. أدخِل عنوان البريد الإلكتروني للمُسنَد إليه.
       2. (اختياري) أدخِل ملاحظة.
       3. انقر على تم.
   • إلغاء الإسناد (ويمكن إعادة الإسناد بعد ذلك).
     1. انقر على رمز الإسقاط .
     2. يمكنك إسناد محادثة إلى عضو في مجموعة، باتباع الخطوات المذكورة أعلاه.

ملاحظة: عند إسناد محادثة لمستخدم، سيتلقّى إشعارًا آليًا عبر البريد الإلكتروني. يظهر أي نص يتم إدخاله في الحقل "إضافة ملاحظة إلى الرسالة الإلكترونية المسندة" مباشرةً في نص الرسالة الإلكترونية التلقائية.

عرض المحادثات حسب حالة إسنادها

1. سجِّل الدخول إلى مجموعات Google.
2. انقر على اسم مجموعة.
3. في أعلى الشاشة، انقر على السهم المتجه للأسفل في شريط البحث.
4. انقر على تم الإسناد إلى.
5. حدّد خيارًا:
   • تم إسنادها إليّ
   • تم الإسناد إلى أي مستخدم
   • لم يتم إسنادها
6. انقر على بحث.

حلّ محادثة

لحلّ محادثة، يمكنك وضع علامة عليها للإشارة إلى أنها مكتملة، أو لا تتطلب أي إجراء، أو نسخة مكرّرة من محادثة أخرى. في قائمة المحادثات، يتم عرض المحادثة التي تم حلّها بالحالة المناسبة (مكتملة أو لا حاجة إلى اتخاذ إجراء أو مكرّرة) على يسار الموضوع.

وضع علامة على محادثة للإشارة إلى أنها:

• مكتملة: يتطلب إذن "من يمكنه الإشراف على البيانات الوصفية".
• لا حاجة إلى اتخاذ أي إجراء أو مكرّرة: يتطلب إذن "من يمكنه الإشراف على المحتوى".

وضع علامة على محادثة

1. سجِّل الدخول إلى مجموعات Google.
2. انقر على اسم مجموعة.
3. حدِّد خيارًا. لحلّ:
   • محادثة واحدة: انقر على المحادثة.
   • محادثات متعددة: أشِر إلى كل محادثةضَع علامة في المربّع بجانب اسم الناشر.
4. في أعلى الصفحة، حدِّد خيارًا. إذا نفَّذت أحد الإجراءات التالية أنت أو أحد أعضاء فريقك:
   • إنهاء بنود العمل ذات الصلة بمحادثة، انقر على رمز وضع علامة عليها كمكتملة .
   • اتخاذ قرار بعدم تنفيذ أي إجراء على المشاكل المتعلقة بالمحادثة، انقر على رمز لا حاجة إلى اتخاذ إجراء .

     ملاحظة: تظل المحادثات مُسندة إلى المستخدم إذا كانت مُسندة إليه من قبل.

   • بدء محادثة بدون العلم بأن هناك محادثة أخرى مماثلة لها:
     1. انقر على رمز وضع علامة على المحادثة كمكررة .
     2. (اختياري) لعرض المحادثة المكرّرة، انقر عليهافي أعلى يسار الصفحة، انقر على عرض المحادثة.
5. (اختياري) لإزالة حالة حلّ المحادثة، كرِّر خطوات وضع علامة على المحادثة، وانقر لإزالة العلامة بدلاً من ذلك.

لمحة عن المحادثات المكرّرة

يؤدي وضع علامة على محادثة كمكرّرة إلى إقفالها، بحيث لا يمكن تنفيذ أي إجراءات عليها. يمكنك وضع علامة على محادثة كنسخة مكرّرة من محادثة أخرى في حال:

• كانت المحادثتان في المجموعة نفسها.
• المحادثة التي تريد وضع علامة عليها:
  • ليست نُسخة مكرّرة من محادثة مختلفة.
  • لا تحتوي على محادثة تم وضع علامة عليها كنُسخة مكرّرة.

إزالة المحادثات التي تم حلّها من القائمة

يمكنك إزالة المحادثات التي تم حلّها. وفي هذه الحالة، تختفي بشكل نهائي ولا يمكنك استعادتها. بدلاً من حذف المحادثات، يمكنك فلترة قائمة المحادثات لعرض المحادثات التي لم يتم حلّها فقط (بحالة نشطة).

1. سجِّل الدخول إلى مجموعات Google.
2. انقر على اسم مجموعة.
3. في أعلى الشاشة، انقر على السهم المتجه للأسفل في شريط البحث.
4. انقر على حالة الحللم يتم حلها.
5. انقر على بحث.

استخدام التصنيفات لتقسيم المحادثات إلى فئات

يمكنك تنظيم سير عمل "البريد الوارد التعاوني" عن طريق تطبيق تصنيفات على المحادثات المرتبطة. تتيح لك التصنيفات تقسيم المحادثات إلى فئات من حيث حالة الإسناد والحل. لمعرفة التفاصيل، يُرجى مراجعة استخدام التصنيفات لتقسيم محتوى المجموعة إلى فئات.