Dieser Artikel richtet sich an Nutzerinnen und Nutzer von Google Beam für Meet. Wenn Sie Google Beam für Zoom verwenden, rufen Sie die Zoom-Dokumentation auf.
Da Google Beam in erster Linie die Kommunikation in 1:1-Situationen verbessern soll, unterscheidet sich die Planung von Beam-Anrufen geringfügig von der Planung standardmäßiger Google Meet-Besprechungen:
- Die Besprechungseinladung muss neben den Teilnehmenden auch zwei Beam-Räume enthalten.
- Sie sollten beide Räume beim Erstellen der Einladung reservieren.
- Besprechungen mit nur zwei Beam-Räumen werden in 3D angezeigt.
- Bei Besprechungen mit mehr Räumen oder Geräten wird das Video im Standardformat übertragen.
Die Schritte hängen von der Anwendung ab, die Ihre Organisation für die Planung verwendet. Gehen Sie zu dem Abschnitt, der für Sie relevant ist.
Google Kalender
Wenn Sie eine Besprechung mit einer anderen Organisation planen, müssen Sie eine bestimmte Reihenfolge einhalten. Eine Anleitung finden Sie in diesem Abschnitt.
So planen Sie eine 3D-Beam-Besprechung mit Google Kalender:
- Öffnen Sie auf einem Computer Google Kalender.
- Wenn Sie einen Termin erstellen möchten, klicken Sie links oben auf + Erstellen
Termin.
- Fügen Sie einen Titel hinzu.
- Klicken Sie auf
„Gäste hinzufügen“.
- Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein, die Sie einladen möchten.
- Klicken Sie auf
Räume hinzufügen, um die Beam-Räume hinzuzufügen.
- Suchen Sie im Feld Räume oder Ressourcen hinzufügen nach „Google Beam“, um eine Liste aller verfügbaren Beam-Räume in Ihrer Organisation aufzurufen.
- Wählen Sie für jede Person an ihrem Standort einen Raum aus.
- Fügen Sie weitere Besprechungsdetails wie eine Beschreibung oder einen Link zu Besprechungsnotizen hinzu.
- Klicken Sie auf Speichern.
- Optional: Wenn Sie die Gäste benachrichtigen möchten, klicken Sie auf Senden.
Microsoft Outlook
Wenn Sie 3D-Beam-Videokonferenzen in Outlook planen möchten, muss das Google Meet-Add-in installiert sein. Ihr IT-Admin sollte diese Funktion bereits für Sie aktiviert haben. Außerdem müssen Sie in Ihrem Google Workspace- oder Zoom-Konto angemeldet sein, um Besprechungen mit dem Add-In zu planen.
Wenn Sie 3D-Beam-Besprechungen mit Outlook planen möchten, ist die Kalenderinteroperabilität zwischen Outlook und Google Kalender erforderlich. Aufgrund von Unterschieden zwischen den Systemen funktioniert auch das Hinzufügen von Räumen mit Beam etwas anders. Die Räume müssen als Nutzer eingeladen und nicht als Orte hinzugefügt werden.
So planen Sie eine 3D-Beam-Besprechung mit Outlook und Meet:
- Öffnen Sie den Outlook-Kalender und erstellen Sie ein neues Ereignis.
- Fügen Sie einen Titel hinzu.
- Im Feld Erforderliche Teilnehmer einladen:
- Fügen Sie Ihr Gegenüber hinzu.
- Beam-Räume suchen und hinzufügen Im Idealfall haben Ihre Admins sie als „Google Beam“ gekennzeichnet.
- Fügen Sie den Beam-Raum Ihres Gegenübers hinzu, indem Sie „Google Beam“ und den Standort eingeben.
- Fügen Sie den Google Meet-Link zu Ihrem Termin hinzu:
- Wählen Sie Apps aus.
- Wählen Sie Google Meet aus.
- Klicken Sie auf + Besprechung hinzufügen.
- Melden Sie sich mit Ihrem Google-Konto an, z. B. Gmail oder Google Workspace, wenn Sie dazu aufgefordert werden.
Die Teilnahmeinformationen für die Videokonferenz werden Ihrer Kalendereinladung hinzugefügt.
- Fügen Sie weitere Besprechungsdetails wie eine Beschreibung oder einen Link zu Besprechungsnotizen hinzu.
- Verfügbarkeit prüfen und Termin planen
- Klicken Sie auf Speichern.
Planung mit einer anderen Organisation
Für Beam gelten einige vorübergehende Einschränkungen für organisationsübergreifende Anrufe. Sie sollten daher genau diese Reihenfolge einhalten, um eine erfolgreiche Verbindung herzustellen. In diesem Beispiel gehen wir davon aus, dass der Ersteller der Besprechung zu Organisation A gehört und die andere teilnehmende Person zu Organisation B.
Besprechungseinladung erstellen
- Die Person in Organisation A erstellt einen Termin in Google Kalender und klickt auf Google Meet-Videokonferenz hinzufügen, um dem Termin einen Videokonferenzlink hinzuzufügen.
Warnung: Bearbeiten Sie den Konferenzlink nicht manuell. Dies kann eine Warnung auslösen, die neue Gäste dazu auffordert, eine Beitrittserlaubnis einzuholen, was den organisationsübergreifenden Ablauf stören kann.
- Der Ersteller fügt den Beam-Raum seiner Organisation direkt der Kalendereinladung hinzu.
- Der Ersteller lädt die teilnehmende Person aus Organisation B durch Eingabe ihrer vollständigen E-Mail-Adressen ein.
Bevor der Termin gespeichert wird, muss der Ersteller der Besprechung prüfen, ob der Zugriffstyp der Besprechung explizit auf Offen oder Vertrauenswürdig festgelegt ist. So wird verhindert, dass die Person aus Organisation B an der Teilnahme gehindert wird.
- Die Person, die die Besprechung erstellt hat, klickt im modalen Dialogfeld des Kalendertermins auf die Einstellungen
und prüft, ob Vertrauenswürdig oder Offen ausgewählt ist. Vertrauenswürdig ist normalerweise die Standardeinstellung.
Hinweis: Der Zugriffstyp Vertrauenswürdig reicht aus, wenn beide Beam-Räume direkt dem Kalendertermin hinzugefügt werden können. Wenn Sie aufgrund von fehlenden Berechtigungen oder Zugriffsbeschränkungen keine Beam-Räume zur Einladung hinzufügen können und die Teilnehmenden über einen Besprechungscode beitreten müssen, müssen Sie stattdessen den Zugriffstyp Offen auswählen.
- Es muss geprüft werden, ob die Einstellungen des Kalendertermins es Gästen erlauben, den Termin zu bearbeiten. Dies ist erforderlich, damit Teilnehmende in Organisation B ihre Beam-Station der Einladung hinzufügen können.
Besprechungseinladung annehmen
Die teilnehmende Person in Organisation B erhält die Kalendereinladung und nimmt sie an. Sie muss dann die Einladung bearbeiten, um dem Termin einen Beam-Raum aus Organisation B hinzuzufügen.
An der Besprechung teilnehmen
Nehmen Sie wie gewohnt an der Besprechung teil, aber erst nach der geplanten Startzeit.