Cet article concerne Google Beam pour Meet. Consultez la documentation Zoom si vous utilisez Google Beam pour Zoom.
L'objectif principal de Google Beam étant d'améliorer les conversations privées, la planification des appels Beam est légèrement différente de celle des réunions Google Meet standards :
- L'invitation à la réunion doit inclure deux salles Beam en plus des participants.
- Vous devez réserver les deux salles lorsque vous créez l'invitation.
- Les réunions ne comportant que deux salles Beam seront en 3D.
- Les personnes qui rejoignent la réunion depuis d'autres salles ou appareils seront en vidéo standard.
La marche à suivre varie en fonction de l'application de planification utilisée par votre organisation. Consultez la section qui correspond à celles que vous utilisez.
Google Agenda
Si vous planifiez une réunion avec une autre organisation, vous devez suivre une procédure spécifique. Accédez à cette section pour obtenir des instructions.
Pour planifier une réunion 3D Beam avec Google Agenda :
- Sur votre ordinateur, ouvrez Google Agenda.
- Pour créer un événement, en haut à gauche, cliquez sur + Créer
Événement.
- Ajoutez un titre.
- Cliquez sur
Ajouter des invités.
- Saisissez le nom ou l'adresse e-mail de la personne que vous souhaitez inviter.
- Pour ajouter des salles Beam, cliquez sur
Ajouter des salles.
- Dans le champ Ajouter des salles ou des ressources, recherchez "Google Beam" pour afficher la liste de toutes les salles Beam disponibles dans votre organisation.
- Sélectionnez une salle pour chaque personne sur son site.
- Ajoutez d'autres informations sur la réunion, comme une description ou un lien vers les notes de réunion.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Facultatif : Pour avertir les invités, cliquez sur Envoyer.
Microsoft Outlook
Pour planifier des réunions 3D Beam dans Outlook, vous devez avoir installé le module complémentaire Google Meet. Votre administrateur informatique devrait déjà l'avoir activé pour vous. Vous devez également être connecté à votre compte Google Workspace ou Zoom pour planifier des réunions à l'aide du module complémentaire.
Pour planifier des réunions 3D Beam avec Outlook, vous devez configurer l'interopérabilité entre Outlook et Google Agenda. En raison des différences entre les systèmes, l'ajout de salles compatibles avec Beam est également quelque peu différent : vous devez inviter les participants en tant qu'autres utilisateurs au lieu d'ajouter les salles en tant que lieux.
Pour planifier une réunion 3D Beam avec Outlook et Meet :
- Ouvrez Outlook Calendrier et créez un Nouvel événement.
- Ajoutez un titre.
- Dans le champ Invitez des participants :
- Ajoutez votre interlocuteur.
- Recherchez et ajoutez des salles Beam. Idéalement, vos administrateurs les ont étiquetés "Google Beam".
- Pour ajouter la salle Beam de votre interlocuteur, saisissez "Google Beam" et son site.
- Ajoutez le lien Google Meet à votre événement :
- Sélectionnez Applications.
- Sélectionnez Google Meet.
- Cliquez sur + Ajouter une réunion.
- Si vous y êtes invité, connectez-vous avec votre compte Google (Gmail ou Google Workspace, par exemple).
Les informations permettant de participer à la visioconférence sont ajoutées à l'invitation d'agenda.
- Ajoutez d'autres informations sur la réunion, comme une description ou un lien vers les notes de réunion.
- Vérifiez les disponibilités et planifiez votre réunion.
- Cliquez sur Enregistrer.
Planifier une réunion avec une autre organisation
Beam présente quelques contraintes provisoires pour les appels entre organisations. Vous devez donc suivre cette séquence exacte pour que la connexion puisse être établie. Dans la procédure ci-dessous, le propriétaire de la réunion se trouve dans l'organisation A et son interlocuteur dans l'organisation B.
Créer l'invitation à la réunion
- Le propriétaire de la réunion dans l'organisation A crée un événement dans Google Agenda et clique sur Ajouter une visioconférence Google Meet pour ajouter le lien de la réunion à l'événement.
Avertissement : Ne modifiez pas le lien de la visioconférence manuellement. Cela pourrait déclencher un avertissement expliquant aux nouveaux invités qu'ils doivent demander l'autorisation de participer, ce qui peut perturber le flux entre les organisations.
- Le propriétaire ajoute la salle Beam de son organisation directement à l'invitation d'agenda.
- Le propriétaire invite le participant externe de l'organisation B en saisissant son adresse e-mail complète.
Avant d'enregistrer l'événement, le propriétaire de la réunion doit vérifier que le type d'accès à la réunion est explicitement défini sur Ouvrir ou Ouvrir aux personnes de confiance. Cela permet de s'assurer que les participants de l'autre organisation ne seront pas bloqués et pourront rejoindre la réunion.
- Cliquez sur Paramètres
dans la fenêtre modale de l'événement d'agenda, puis assurez-vous que l'option Ouvrir aux personnes de confiance ou Ouvrir est sélectionnée. Ouvrir aux personnes de confiance est généralement le paramètre par défaut.
Remarque : L'accès Ouvrir aux personnes de confiance est suffisant si les deux salles Beam peuvent être ajoutées directement à l'événement d'agenda. Si des contraintes d'autorisation ou d'accès vous empêchent d'ajouter des salles Beam à l'invitation et que les participants doivent rejoindre la réunion à l'aide d'un code de réunion, vous devez sélectionner l'accès Ouvrir à la place.
- Assurez-vous que les paramètres de l'événement d'agenda autorisent les invités à modifier cet événement. Cela est nécessaire pour que le participant de l'organisation B puisse ajouter sa salle Beam à l'invitation.
Accepter l'invitation à la réunion
Le participant de l'organisation B reçoit et accepte l'invitation d'agenda. Il doit ensuite modifier l'invitation pour ajouter une salle Beam de l'organisation B à l'événement.
Participer à la réunion
Rejoignez la réunion comme vous le feriez normalement, mais assurez-vous de le faire après l'heure planifiée.