Send forespørsler om og signer dokumenter med e-signatur

E-signatur-funksjonen for Google-dokumenter og PDF-filer er tilgjengelig for

• Workspace Individual-kontoer
• Disse Workspace-abonnementene (når administratoren aktiverer funksjonen):
  • Business Standard og Plus
  • Enterprise Starter, Standard og Plus
  • Enterprise Essentials og Enterprise Essentials Plus
  • Education Plus-brukere
  • Microsoft Word-filer som åpnes i Google Dokumenter

Hvis du ikke har et Workspace-abonnement, kan du skaffe deg tilgang til denne funksjonen i dag. Registrer deg for et Workspace Individual-abonnement.

Viktig: Dette er tilgjengelig for enkelte kvalifiserte brukere.

1. Åpne sidepanelet for e-signatur.
   • Hvis du starter med PDF-filer i Google Disk:
     1. Gå til drive.google.com på en datamaskin.
     2. Last opp en ny PDF-fil, eller finn en eksisterende PDF-fil du vil bruke.
     3. Åpne PDF-filen i visningsmodus.
     4. Øverst til høyre klikker du på menyen eSignature.
   • Hvis du starter i Google Dokumenter:
     1. Gå til drive.google.com på en datamaskin.
     2. Opprett et nytt Google-dokument, eller åpne et eksisterende.
     3. Øverst klikker du på Verktøy e-signatur.
2. Hvis du har flere underskrivere, velger du den underskriveren du vil sette inn et e-signaturfelt for, under «Sett inn felt for».
   • For å oppdatere listen over tilgjengelige underskrivere i rullegardinmenyen, velg Administrer underskrivere. Dialogboksen Administrer underskrivere åpnes.
   • I dialogboksen Administrer underskrivere kan du legge til opptil ti underskrivere og tilordne etiketter for hver underskriver for å identifisere underskriverne i dokumentet.
3. Dra ett eller flere av feltene nedenfor for å legge dem til i dokumentet:
   • Signatur
   • Initialer
   • Navn
   • Tekstfelt
   • Signeringsdato
4. Klikk på feltet for å finne ut hvem det er tilordnet.
   • For å oppdatere tilordningen for feltet, bruk rullegardinmenyen Tilordnet til i forgrunnsvinduet.
   • For å oppdatere listen over underskrivere i Google-dokumentet og åpne den samme dialogboksen som ovenfor, klikk på Administrer underskrivere i rullegardinmenyen.
   • Når du velger et «tekstfelt», kan du legge til en beskrivelse og velge skriftstørrelsen i forgrunnsvinduet.
     • Beskrivelsen informerer underskriverne om hva du forventer i dette feltet, for eksempel «Jobbtittel» eller «E-postadresse».
     • Skriftstørrelsen du angir, blir skriftstørrelsen for verdien underskriveren skriver inn for dette tekstfeltet.
5. For å legge til alle underskrivere og felt for elektronisk signering for underskrivere i dokumentet, gjenta trinnene.

Tips:

• Du kan legge til maksimalt 200 felter av alle typer per dokument.
• Du kan legge til opptil 10 underskrivere i en forespørsel om e-signatur.
• For en underskriver i dokumentet er underskriveretiketten bare en plassholderidentifikator og ikke en del av den signerte PDF-filen som genereres senere.
• Det er ikke noe krav om å bruke underskriverens e-postadresser som underskriveretiketter på dette tidspunktet, siden det ikke er sendt ut noen e-poster ennå. Dette skjer senere i delen «Send en forespørsel om e-signatur» nedenfor, der plassholderetikettene for underskrivere tilordnes faktiske e-postadresser.
• For å gjøre det enkelt å skille mellom felter som er tilordnet ulike underskrivere, har hver underskriver i dokumentet en unik farge. Alle feltene som er tilordnet den samme underskriveren, vises i samme farge.

1. Når du har lagt til alle de aktuelle feltene, klikker du på Be om signatur til høyre.
   • Samarbeidspartnere som eier eller har redigeringstilgang til dokumentet, kan se denne knappen. Ellers er ikke denne knappen tilgjengelig.
2. Skriv inn en tittel for den genererte PDF-filen.
3. Skriv inn e-postadressen til hver underskriver.
   • Du kan også legge til en melding som sendes til underskriverne i e-posten med forespørselen om e-signatur.
4. For å sende periodiske påminnelser til signatarene, slå på Automatiske påminnelser.
   • Når dette er slått på, mottar underskrivere som ikke har fullført forespørselen, en påminnelse på e-post 3 dager (72 timer) etter at den opprinnelige forespørselen ble sendt.
   • Deretter sendes det ut flere påminnelser hver tredje dag i opptil 9 dager eller til dokumentet er signert.
5. Du kan velge lokalitet for revisjonsloggen i forespørselsdialogen. Denne verdien avgjør lokaliteten som revisjonssporet genereres i til slutt.
6. Les og godta vilkårene for bruk hvis de vises i forespørselsdialogen.
7. Klikk på Be om signatur.
   • Når forespørselen er opprettet:
     • Det opprettes en PDF-fil av dokumentet, og den deles med underskriverne. De kan signere dokumentet, men de kan ikke gjøre andre endringer eller endre hvem som har tilgang til filen.
     • Det sendes et e-postvarsel med en link til dokumentet til underskriverne.
8. Du finner en PDF-kopi av den sendte filen i den samme mappen som det opprinnelige dokumentet er plassert i.
   • Viktig: PDF-kopien lagres i Min disk i stedet for i den opprinnelige mappen i to tilfeller:
     • Du ikke er redigerer for mappen den er lagret i.
     • Delingsreglene for den opprinnelige mappen forhindrer at underskriverne får tilgang til filen. Når du lagrer dokumentet i Min disk, kan alle underskriverne se det.

Tips:

• Når du har klikket på Be om signatur, låses PDF-filen for å unngå endringer før underskriverne kan fullføre forespørselen om e-signatur. Filen som ble brukt til å opprette signaturforespørselen, forblir låst og deles ikke automatisk med underskriverne som en del av forespørselen om e-signatur.
• Slik sjekker du fremdriften for en forespørsel om e-signatur:
  • Åpne den aktuelle PDF-filen i Disk eller via linken i e-postvarselet.
  • For å åpne sidepanelet til høyre og se detaljer om e-signaturen, klikk på Se detaljer øverst til høyre i PDF-filen.

For å lagre en PDF-fil med felt for e-signatur som en mal, klikk på Lagre endringene øverst til høyre. Google Dokumenter lagrer feltene for elektroniske signaturer automatisk for fremtidig bruk.

1. Åpne e-postkontoen som e-signaturforespørselen ble sendt til.
2. Åpne e-postvarselet.
3. Klikk på den innebygde linken.
   • Hvis du åpner PDF-filen direkte fra Disk, klikker du på Signer for å signere den.
4. Dokumentet kan inneholde tekstfelt du kan fylle ut, for eksempel «Jobbtittel» eller «E-post». Klikk i så fall på og fyll ut disse feltene.
5. Klikk på de fargede feltene, som indikerer at du skal signere dem.
   • Det vises en dialogboks for signaturen. Du kan opprette en elektronisk signatur på to måter:
     • Type: Skriv inn hele navnet ditt. Systemet oppretter automatisk en signatur for deg i en standardstil. Du kan også skrive inn initialene dine.
     • Tegn: Bruk musen, styreflaten eller berøringsskjermen til å tegne signaturen din. Du kan også tegne initialene dine.
   • Når du har opprettet signaturen, klikker du på Bruk og signer.
   • Tips:
     • Hvis det finnes flere signatur- eller initialfelt, kan du bruke den samme signaturen i hele dokumentet.
     •  Hvis det ikke er mulig å tegne signaturen, kan du prøve å oppdatere nettleseren.
   • Felt som er tilordnet andre underskrivere som ikke har signert ennå, er nedtonet.
   • I PDF-filen finner du signaturverdier fra andre som allerede har signert.
6. Når du har fylt ut alle de obligatoriske signaturfeltene, klikker du på Merk som fullført øverst på siden.
   • Når du har klikket på «Merk som fullført», ser du en merknad i dialogboksen med følgende informasjon:
     • Den nøyaktige e-postverdien som blir registrert for deg, og som er synlig for andre med tilgang til PDF-filene for e-signaturene dine når du har klikket for å fortsette.
     • Hvis du har flere e-postadresser på Google-kontoen din, brukes e-postadressen forespørselavsenderen oppga for deg.
7. Les og godta vilkårene for bruk.
8. Klikk på Godta og fortsett.

Tips:

• Hvis du er den eneste underskriveren: Du og forespørselavsenderen får en e-post om at forespørselen er fullført.
• Hvis forespørselen har flere underskrivere: Forespørselen er ikke fullført før alle underskriverne har signert. Da får alle underskriverne og forespørselavsenderen en e-post om at forespørselen er fullført.

1. Åpne e-postkontoen som e-signaturforespørselen ble sendt til, på en datamaskin.
2. Åpne e-postvarselet.
3. Klikk på den innebygde linken.
4. Klikk på Avvis.
   • Forespørselen blir avvist, og personen som sendte den, får en e-post om dette.

1. Åpne e-postkontoen som e-signaturforespørselen ble sendt til, på en datamaskin.
2. Åpne e-postvarselet.
3. Klikk på den innebygde linken.
4. Klikk på Se detaljer.

Når forespørselen om e-signatur er fullført, kan alle parter finne kopier av det endelige dokumentet.

• For underskrivere: Du finner en personlig kopi av det signerte PDF-dokumentet i Min disk-mappen. Du finner også en link til kopien din i e-posten du mottok da dokumentet var ferdig.
• For forespørselsavsendere: Du finner den endelige PDF-kopien i den samme mappen som det opprinnelige dokumentet ble lagret i. Du finner også en link i e-posten du mottok da dokumentet var ferdig.

  • Viktig: PDF-kopien lagres i Min disk i stedet for i den opprinnelige mappen i to tilfeller:

    • Du ikke er redigerer for mappen den er lagret i.

    • Delingsreglene for den opprinnelige mappen forhindrer at underskriverne får tilgang til filen. Når du lagrer dokumentet i Min disk, kan alle underskriverne se det.

Hvis du ikke finner det endelige dokumentet, kan du gjøre følgende:

• Søk i Min disk-mappen.
• Bruk Avansert søk
  • Klikk på Avansert søk i søkefeltet.
  • Velg et alternativ i «Godkjenninger og e-signaturer»-delen:
    • Venter på godkjenning fra meg
    • Forespurt av meg
• Se i søppelpostmappen.
• Kontakt de andre partene som er involvert i forespørselen om e-signatur, for å få en kopi.
• Send tilbakemelding om Gmail eller kontakt brukerstøtten for Google Disk.
• Slik sikrer du at du kan motta fremtidige e-signaturdokumenter:
  • Hvis du har en Google Disk-konto, sjekk at Disk-innstillingene dine er konfigurert slik at du kan lagre nytt innhold.
• Sjekk i e-postinnstillingene dine at du kan motta e-poster fra esignature-noreply@google.com.

Du kan velge lokaliteten for revisjonssporet i forespørselsdialogboksen. Denne verdien avgjør lokaliteten som revisjonssporet genereres i på slutten.

Tips: Når alle underskriverne har signert dokumentet, genereres en endelig PDF-fil. På slutten av PDF-filen finner du en side med revisjonsspor. Siden genereres i lokaliteten forespørselen ble sendt fra. Denne siden inneholder en logg over ulike hendelser som skjedde i løpet av livssyklusen for forespørselen om e-signatur, med tidsstempler, for eksempel

• E-signatur forespurt
• E-signaturen er fullført
• Fullføring av e-signatur
• identifiserende informasjon om forespørselen og underskriverne, for eksempel e-postadresse og navn

Slik gir du tilbakemelding til Google:

1. Åpne PDF-filen for signaturforespørselen du vil gi tilbakemelding om.
2. Klikk på Se detaljer Meny   Send tilbakemelding om funksjonen.

Du kan også sende tilbakemelding via produktet:

• Send tilbakemelding om Gmail
• Kontakt brukerstøtten for Google Workspace