אם אתם מגבילים את הגישה לתיקייה, רק אנשים שמקבלים מכם הרשאת גישה אליה יכולים לפתוח אותה.
לפעמים, אנשים שאין להם הרשאת גישה עדיין יכולים לראות את התיקייה, אבל במקרים כאלה היא מופיעה באפור והם לא יכולים לפתוח אותה.
לאחרונה ביצענו עדכון מערכת נרחב ב-Drive, ויכול להיות שבחלק מהתיקיות והקבצים שלכם הוגדרה גישה מוגבלה במהלך העדכון.
- אם זה קרה לכם, אנשים בלי הרשאות גישה לא רואים את התיקיות האלה בכלל.
- אתם יכולים לבדוק את הפעילות שלכם ואת הגרסאות של הקבצים כדי לראות אם הגישה לקבצים הוגבלה אוטומטית במהלך העדכון. איך בודקים את הפעילות ואת הגרסאות של הקבצים.
במאמר הזה אפשר ללמוד:
- איך יוצרים או עורכים גישה מוגבלת לתיקייה
- מי יכול לנהל תיקיות עם גישה מוגבלת
- איך מנהלים אנשים שהוסרו בגלל גישה מוגבלת
- איך מוצאים תיקיות עם גישה מוגבלת וניגשים אליהן
- מה יכולה להיות הסיבה לכך שלא מצליחים לגשת לתיקייה עם גישה מוגבלת
- איך פועלות תיקיות עם גישה מוגבלת בפלטפורמות השונות
- איך מזהים באילו פריטים הוגדרה גישה מוגבלת
- איך מערכת Google Drive מגדירה גישה מוגבלת באופן אוטומטי
- מה קורה כשמעבירים תיקיות עם גישה מוגבלת
- איך מוחקים היררכיות של תיקיות
איך יוצרים או עורכים גישה מוגבלת לתיקייה
הדרך הקלה ביותר לקבוע מי יכול לראות קבצים רגישים היא לשמור אותם בתיקיית משנה שהגישה אליה מוגבלת.
הפעולה הזאת מאפשרת לשתף את התיקייה הראשית עם קבוצה גדולה של אנשים, אבל רק האנשים שתתנו להם הרשאת גישה לתיקיית המשנה הזו יוכלו לראות את התוכן שלה. כך תוכלו להגן על מידע רגיש.
חשוב לדעת: אי אפשר לנהל את הגישה המוגבלת לכמה תיקיות בו-זמנית.
- במחשב, פותחים את Google Drive.
- לוחצים לחיצה ימנית על התיקייה שרוצים להגדיר לה גישה מוגבלת.
- לוחצים על שיתוף
שיתוף
.
- כדי להגביל את הגישה לתיקייה, מפעילים את האפשרות גישה מוגבלת.
- לוחצים על החץ לחזרה
.
- בתיבת הדו-שיח של השיתוף, מוסיפים או מסירים משתמשים מהתיקייה.
שיתוף 
.
.
מי יכול לנהל תיקיות עם גישה מוגבלת
מי יכול להגביל את הגישה לתיקייה:
- בתיקיית "האחסון שלי": הבעלים של התיקייה יכולים להפעיל או להשבית את הגישה המוגבלת. אם האפשרות "בעלי הרשאת עריכה יכולים לשנות הרשאות" מופעלת, גם בעלי הרשאת עריכה יכולים לנהל את הגישה המוגבלת.
- בתיקיות אחסון שיתופי: מנהלים בתיקיות אחסון שיתופי יכולים להפעיל או להשבית את הגישה המוגבלת.
מי יכול לנהל את רשימת המשתמשים בפריט עם גישה מוגבלת:
- בתיקיית "האחסון שלי": הבעלים של הפריטים תמיד יכולים לשנות את רשימת המשתמשים שיש להם גישה לפריטים עם גישה מוגבלת. אם האפשרות "בעלי הרשאת עריכה יכולים לשנות הרשאות" מופעלת, גם בעלי הרשאת עריכה יכולים לנהל את רשימת המשתמשים.
- בתיקיות אחסון שיתופי: מנהלים בתיקיות אחסון שיתופי תמיד יכולים לשנות את רשימת המשתמשים שיש להם גישה לפריטים עם גישה מוגבלת. אם האפשרות "מנהלי תוכן יכולים לשתף תיקיות" מופעלת, גם מנהלי התוכן יכולים לנהל את רשימת המשתמשים.
איך מנהלים אנשים שהגישה שלהם הוסרה בגלל גישה מוגבלת
חשוב: הרשימה "אנשים שקיבלו גישה" וההגדרה "גישה כללית" תמיד מבטלות את הרשימה "הגישה הוסרה" אנשים שנמצאים ברשימה "הגישה הוסרה" עדיין יכולים לפתוח את הקובץ אם הם חלק מקבוצה שיש לה גישה לקובץ או אם בקובץ הוגדרה גישה כללית.
אם מגדירים גישה מוגבלת לתיקייה מסוימת, יכול להיות שמוצגת תיבת הדו-שיח של השיתוף בקטע "הגישה הוסרה". הרשימה הזו כוללת אנשים או קבוצות שיש להם גישה לתיקייה הראשית, אבל הם חסומים מלגשת לתיקייה ספציפית שהוגדרה בה גישה מוגבלת.
כדי לתת הרשאת גישה לאדם או לקבוצה:
- במחשב, פותחים את Google Drive.
- בקובץ או בתיקייה, פותחים את תיבת הדו-שיח של השיתוף.
- בקטע "הגישה הוסרה", מוצאים את השם של האדם הרצוי.
- לוחצים על הוספה כדי לשנות את התפקיד שלו.
- בפריט מסוים, מקצים אחד מהתפקידים החדשים האלה: עם הרשאת צפייה, עם הרשאת תגובה או עם הרשאת עריכה.
- התפקיד החדש לא צריך להתאים לסוג הגישה שמוגדרת בתיקייה הראשית.
כדאי לדעת:
- כדי לקבל את התמונה המלאה של מי שיש להם גישה לקובץ, תמיד צריך לבדוק גם את הרשימה "אנשים שקיבלו גישה" וגם את ההגדרה "גישה כללית".
- בתיקיות אחסון שיתופי: אי אפשר להסיר את הגישה של המנהלים של תיקיית האחסון השיתופי.
- בתיקייה "האחסון שלי": אי אפשר להסיר את הגישה של הבעלים של הפריט.
מי יכול למצוא תיקיות עם גישה מוגבלת ומי יכול לגשת אליהן
- כל מי שיש לו גישה לתיקייה ברמת ההורה יכול למצוא תיקיות עם גישה מוגבלת. זה כולל חברים בתיקיות באחסון השיתופי שהם:
- מנהלי תוכן
- בעלי הרשאת עריכה
- בעלי הרשאת תגובה
- בעלי הרשאת צפייה
-
כחלק מעדכון מערכת נרחב שנועד לפשט את אפשרויות השיתוף, בחלק מהקבצים והתיקיות ב-Drive מוגדרת אוטומטית גישה מוגבלת.
- אם למשתמש יש גישה לתיקייה הראשית בראש ההיררכיה, אבל אין לו גישה לתיקייה הספציפית שהגישה אליה מוגבלת, לא תהיה לו אפשרות למצוא את התיקייה הזו ב-Drive.
- רק משתמשים שרשומים בהרשאות של התיקייה יכולים למצוא את התוכן ואת המטא-נתונים של התיקייה. אם אין לכם גישה לתיקייה שמופיעה ברשימה, יכול להיות שהגישה לתיקייה מוגבלת.
כדאי לדעת:
- בתיקיות באחסון השיתופי, מנהלים יכולים לגשת לתיקיות עם גישה מוגבלת.
- אם אתם הבעלים של התיקייה הראשית, אתם יכולים לגשת בתיקיית "האחסון שלי" לתיקיות משנה שהגישה אליהן מוגבלת.
מה יכולה להיות הסיבה לכך שלא מצליחים לגשת לתיקייה עם גישה מוגבלת
אם אתם לא מצליחים לפתוח תיקייה עם גישה מוגבלת, סימן שאתם לא כלולים בהרשאות של התיקייה הזו. התיקייה מופיעה באפור ברשימת הקבצים.
אם מערכת Drive הגדירה אוטומטית גישה מוגבלת, אין לכם אפשרות לראות את התיקייה בכלל.
דוגמאות לאופן שבו תיקייה מוצגת אם אין לכם גישה:
- במחשב:
- ב-Android:
איך פועלות תיקיות עם גישה מוגבלת בפלטפורמות השונות
אם אתם ב-Drive באינטרנט:
- בעלי התפקידים הבאים יכולים להפעיל או להשבית גישה מוגבלת לתיקייה:
- בתיקיית "האחסון שלי": בעלי התיקייה ובעלי הרשאת עריכה.
- בתיקיות באחסון השיתופי: בעלי הרשאות ניהול.
- בעלי התפקידים הבאים יכולים לשנות מי יקבל גישה לתיקייה עם גישה מוגבלת:
- בתיקיית "האחסון שלי": בעלי התיקייה ובעלי הרשאת עריכה.
- בתיקיות באחסון השיתופי: בעלי הרשאות ניהול ומנהלי תוכן (רק עם בעל הרשאות הניהול באחסון השיתופי מאפשר זאת).
- כשתיקייה עם גישה מוגבלת לא משותפת עם משתמש מסוים, היא מופיעה אצלו באפור והוא לא יכול לפתוח אותה.
אם אתם באפליקציית "Drive לשולחן העבודה":
-
בעלי תיקיות בתיקיית "האחסון שלי" ובעלי הרשאות ניהול בתיקיות באחסון השיתופי לא יכולים לשנות את הגדרות הגישה המוגבלת או מי יקבל גישה לתיקייה.
- גם מנהלי תוכן באחסון השיתופי לא יכולים לבצע את השינויים האלו.
- אם תיקייה עם גישה מוגבלת לא משותפת עם משתמש מסוים, היא לא תוצג לו.
באילו סוגי פריטים אפשר להגדיר גישה מוגבלת?
אפשר להפעיל את ההגדרה "גישה מוגבלת" רק לתיקיות.
במקרים מסוימים, מערכת Drive מגדירה אוטומטית גישה מוגבלת בקבצים ספציפיים כחלק מעדכון מערכת נרחב. אתם לא יכולים להגדיר גישה מוגבלת לקבצים בודדים בעצמכם.
חשוב: אם משביתים את הגישה המוגבלת שהוגדרה אוטומטית בקובץ, אי אפשר להוסיף אותה בחזרה. תמיד אפשר להפעיל או להשבית את הגישה המוגבלת לתיקיות.
כדי להגביל את הגישה לקובץ ספציפי, אפשר ליצור תיקייה חדשה שכוללת רק את הקובץ הזה.
- יוצרים תיקיית משנה חדשה.
- מעבירים את הקובץ הספציפי לתיקיית המשנה החדשה.
- מגדירים גישה מוגבלת לתיקיית המשנה החדשה ומשתפים אותה עם מי שצריך.
איך מערכת Google Drive מגדירה גישה מוגבלת באופן אוטומטי
במקרים מסוימים, יכול להיות שתראו שמערכת Google Drive הפעילה אוטומטית את ההגדרה "גישה מוגבלת" בקובץ או בתיקייה מסוימים. זאת לא פעולה שאתם יכולים לבצע בעצמכם. הפעולה הזו היא חלק מעדכון מערכת נרחב כדי שהרשאות השיתוף יפעלו באופן ברור ועקבי, למשל:
- אם מעבירים תיקייה מחוץ לתיקיית אחסון שיתופי, חלק מהפריטים נשארים בתיקייה המקורית.
- במהלך העברה של נתונים במערכת בשביל לשפר את אופן הפעולה של הרשאות השיתוף.
ההגדרה האוטומטית לא משנה מי יכול לגשת לפריט. מערכת Drive לא מסירה אוטומטית את ההגדרה הזו אחרי שהיא מופעלת.
חשוב: אם מערכת Drive הגדירה אוטומטית גישה מוגבלת בפריט מסוים, הפריט מוסתר מאנשים שיש להם גישה לתיקייה הראשית, אבל אם מגדירים את הגישה המוגבלת באופן ידני, הפריט רק מופיע להם באפור.
מה קורה כשמעבירים תיקיות עם גישה מוגבלת
אם תעבירו היררכיה בין תיקיות מהאחסון השיתופי (מתיקיית "האחסון שלי" לתיקיית אחסון משותף או להפך) התיקיות שבהם הגדרתם גישה מוגבלת ישמרו על רמת הגישה הזו.
למידע נוסף על העברה של תיקיות לאחסון שיתופי או העברה בין תיקיות אחסון שיתופי, קראו את המאמר איך מעבירים קבצים ותיקיות לתיקיות אחסון שיתופי.
יש מידע על גישה לקובץ בתוך תיקייה שהועברה מאחסון שיתופי במאמר איך ניגשים לקבצים באחסון שיתופי.
מי יכול למחוק היררכיות של תיקיות
אם מוחקים תיקיות שיש בהן תיקיות עם גישה מוגבלת, חלים כללים מסוימים על סמך המיקום של התיקייה. אם התיקייה נמצאת:
באחסון שיתופי, ואתם:
- בעלי הרשאת ניהול: אתם יכולים למחוק את כל היררכיית התיקיות. כל התוכן מועבר לאשפה.
- מנהלי תוכן: התוצאה משתנה לפי הגישה שיש לכם לתיקיות בתוך האחסון השיתופי.
- אם יש לכם גישה לכל התוכן בתיקייה שאתם מוחקים, כל ההיררכיה מועברת לאשפה.
- אם אין לכם גישה לתיקיות בתוך ההיררכיה, התיקיות האלה לא נמחקות. במקום, הן מועברות לתיקייה הראשית ברמה הגבוהה ביותר באחסון השיתופי.
בתיקיית "האחסון שלי":
אתם יכולים למחוק רק תיקיות שאתם הבעלים שלהן. אם תנסו למחוק תיקייה שמכילה תיקיות משנה עם גישה מוגבלת שאתם לא הבעלים שלה, התיקייה תועבר לתיקיית "האחסון שלי" של הבעלים.