Tìm hiểu về tính năng mã hoá phía máy khách của Gmail

Google Workspace sử dụng các tiêu chuẩn mật mã mới nhất để mã hoá tất cả dữ liệu tĩnh và dữ liệu trao đổi giữa các cơ sở. Ngoài ra, Gmail sử dụng giao thức TLS (Bảo mật tầng truyền tải) để giao tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ email khác. Khi sử dụng tính năng mã hoá phía máy khách (CSE) của Gmail, bạn có thể tăng cường tính bảo mật cho nội dung chứa dữ liệu nhạy cảm hoặc dữ liệu chịu sự quản lý bằng cách để việc mã hoá được thực hiện ngay trong trình duyệt trước khi dữ liệu được truyền đi hoặc lưu trữ trên nền tảng đám mây của Google. Như vậy thư của bạn sẽ luôn có một lớp bảo vệ đồng nhất cho đến khi người cần nhận đã nhận được thư.

Trước khi bắt đầu

Bạn có thể thêm lớp mã hoá bổ sung cho email khi sử dụng các phiên bản Google Workspace sau:

• Enterprise Plus
• Education Plus
• Education Standard
• Frontline Plus

Nếu có Quyền kiểm soát có đảm bảo, bạn cũng có thể gửi email đã mã hoá hai đầu cho bất kỳ ai mà không cần thiết lập S/MIME. Tìm hiểu thêm về Quyền kiểm soát có đảm bảo.

• Nếu bạn có Quyền kiểm soát có đảm bảo: Bạn có thể gửi thư đã mã hoá cho cả người nhận nội bộ và người nhận bên ngoài, giống như email thông thường.
  • Quản trị viên có thể kiểm soát cách người nhận bên ngoài truy cập vào thư đã mã hoá. Họ có thể:
    • Cho phép người nhận sử dụng Tài khoản Google hiện có (@gmail.com hoặc tài khoản Google Workspace).
    • Buộc tất cả người nhận bên ngoài phải tạo tài khoản khách.
• Nếu không có Quyền kiểm soát có đảm bảo và sử dụng S/MIME: Bạn cần trao đổi chứng chỉ.
  • Người nhận bên ngoài có thể đọc thư trong ứng dụng email của riêng họ.

Nếu bạn không tìm thấy tính năng CSE, hãy liên hệ với quản trị viên.

Giới thiệu về tính năng mã hoá phía máy khách (CSE)

Khi CSE được bật:

• Nội dung email, bao gồm cả hình ảnh chèn trong nội dung và tệp đính kèm, sẽ có lớp mã hoá bổ sung.
• Phần đầu thư, bao gồm cả tiêu đề, dấu thời gian và người nhận, sẽ không có lớp mã hoá bổ sung.

Quản trị viên có thể đã thiết lập cho thư của bạn mặc định bật tính năng mã hoá phía máy khách.

Gửi email đã mã hoá hai đầu cho bất kỳ ai

Quan trọng:

• Nếu sử dụng Gmail với Quyền kiểm soát có đảm bảo và có quyền truy cập vào phiên bản thử nghiệm, bạn có thể gửi email đã mã hoá hai đầu cho bất kỳ ai mà không cần thiết lập S/MIME.
• Trước khi bắt đầu soạn email, hãy quyết định xem bạn có muốn thêm lớp mã hoá bổ sung hay không. Bạn có thể thêm lớp mã hoá bổ sung trong lúc soạn email, nhưng nếu bạn làm như vậy, thư nháp sẽ bị xoá và một thư nháp mới sẽ được mở ra.
• Sau khi soạn xong email, bạn có thể tắt lớp mã hoá bổ sung nếu không cần nữa. Hãy đảm bảo rằng thư nháp không chứa bất kỳ thông tin nhạy cảm nào trước khi xoá lớp mã hoá bổ sung.

1. Trong Gmail, hãy nhấp vào Soạn thư.
2. Ở góc bên phải của thư, hãy nhấp vào biểu tượng Bảo mật thư .
3. Trong phần "Mã hoá bổ sung", hãy nhấp vào Bật.
4. Thêm người nhận, tiêu đề và nội dung thư.
5. Nhấp vào Gửi.
6. Nếu được nhắc, hãy đăng nhập vào nhà cung cấp dịch vụ danh tính của bạn.

Trường hợp bạn đang sử dụng S/MIME: Gửi email có dùng tính năng CSE đến địa chỉ ở miền bên ngoài

Bạn cần trao đổi chữ ký số trước khi gửi email có dùng tính năng CSE đến những người nhận ở bên ngoài miền của bạn.

Quan trọng:

• Email có chữ ký số sẽ bao gồm chứng chỉ và khoá công khai của bạn. Người nhận có thể sử dụng chúng để mã hoá email họ gửi cho bạn.
• Đảm bảo rằng người nhận gửi email đã được ký khi bạn trao đổi chữ ký số. Khi người nhận gửi email đã được ký, khoá sẽ tự động được lưu trữ và lớp mã hoá bổ sung sẽ hoạt động khi bạn trao đổi thư với người nhận.
• Bạn chỉ cần trao đổi chữ ký số một lần cho mỗi người liên hệ.
• Nếu bạn hoặc người liên hệ của bạn cập nhật chứng chỉ, các bạn sẽ phải trao đổi lại chữ ký số.

Nếu bạn nhận được thư có chữ ký số trong email, thì người gửi đã cung cấp thông tin nhận dạng bổ sung để xác nhận rằng họ là người gửi. Nếu bạn muốn xác nhận xem một thư có được ký bằng chữ ký số hay không, hãy tìm biểu tượng đó trong chế độ xem cuộc trò chuyện.

1. Trong Gmail, hãy nhấp vào Soạn thư.
2. Ở góc bên phải của thư, hãy nhấp vào biểu tượng Bảo mật thư .
   • Kiểm tra để đảm bảo bạn chưa bật lớp mã hoá bổ sung.
3. Nhấp vào Chữ ký số Ký thư.
   • Để xem và tải chứng chỉ xuống, hãy nhấp vào Xem chữ ký.
4. Gửi thư đã được ký cho người nhận.
5. Để xác nhận rằng người nhận đã nhận được email có chữ ký số, hãy yêu cầu họ gửi lại một thư đã được ký.

Sau khi bạn trao đổi chữ ký số, CSE sẽ hoạt động và bạn có thể thêm lớp mã hoá bổ sung khi trao đổi thư với người liên hệ đó.

Đăng nhập để đọc thư đã mã hoá

Nếu nhận được lời mời đọc một thư đã mã hoá trên Gmail, bạn có thể phải tạo tài khoản khách của Google và đăng nhập vào một dịch vụ bên thứ ba để đọc thư đó.

1. Trên thiết bị của bạn, hãy mở ứng dụng email.
2. Nhấp vào email có thông báo về thư đã mã hoá Xem thư.
   • Đối với những ứng dụng di động không phải Gmail, thao tác này sẽ mở một phiên bản trình duyệt của Gmail trên web.
3. Xác minh địa chỉ email của bạn.
   • Để nhận mã xác minh, hãy nhấp vào Gửi mã.
4. Kiểm tra email của bạn để tìm mã.
5. Nhập mã.
6. Nhấp vào Xác minh.
7. Làm theo hướng dẫn trên màn hình.
8. Sau khi tạo tài khoản khách, hãy đăng nhập vào tài khoản đó.
9. Để đồng ý với các điều khoản dịch vụ, hãy nhấp vào Tôi hiểu.

Đọc email đã mã hoá bằng CSE

Khi nhận thư được mã hoá bằng CSE, bạn sẽ thấy dòng chữ "Thư đã mã hoá" bên dưới tên của người gửi. Cách đọc thư:

1. Trong Gmail, hãy mở email đó.
2. Nếu được nhắc, hãy đăng nhập vào nhà cung cấp dịch vụ danh tính của bạn.
3. Thư sẽ tự động được giải mã trong cửa sổ trình duyệt Gmail của bạn.

Sử dụng khoá phần cứng để mã hoá

Thêm chứng chỉ từ khoá phần cứng

Quan trọng: Để thêm chứng chỉ từ khoá phần cứng, hãy đảm bảo bạn hoặc quản trị viên của bạn đã cài đặt ứng dụng Khoá phần cứng Workspace.

1. Trên máy tính, hãy mở Gmail.
2. Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt Xem tất cả chế độ cài đặt.
3. Trong thẻ "Tài khoản", bên cạnh "Chứng chỉ mã hoá", hãy nhấp vào Quản lý chứng chỉ.
4. Cắm khoá phần cứng vào thiết bị.
5. Nhấp vào Thêm chứng chỉ.
   1. Chọn chứng chỉ bạn muốn tải lên Gmail.
   2. Nhấp vào Thêm.
6. Trong thẻ "Hoạt động", hãy kiểm tra để đảm bảo rằng các chứng chỉ của bạn có trong danh sách, sau đó nhấp vào Xong.
7. Nhớ thiết lập chứng chỉ mặc định cho:
   • Chữ ký số
   • Chữ ký mã hoá
8. Nhấp vào Lưu chế độ cài đặt mặc định Thêm Xong.

Thiết lập chứng chỉ mặc định

Quan trọng: Bạn có thể thêm chứng chỉ mới khi chứng chỉ hiện tại hết hạn.

1. Trên máy tính, hãy mở Gmail.
2. Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt Xem tất cả chế độ cài đặt.
3. Trong thẻ "Tài khoản", bên cạnh "Chứng chỉ mã hoá", hãy nhấp vào Quản lý chứng chỉ Tải chứng chỉ lên.
4. Nhớ thiết lập chứng chỉ mặc định cho:
   • Chữ ký số
   • Chữ ký mã hoá
5. Nhấp vào Lưu chế độ cài đặt mặc định Thêm Xong.

Xác minh chữ ký số

1. Trên máy tính, hãy mở Gmail.
2. Để mở một bản nháp mới, hãy nhấp vào Soạn thư.
3. Ở bên phải dòng "Đến:", hãy nhấp vào biểu tượng Bảo mật thư .
4. Nhấp vào Chữ ký số Xem chữ ký.

Giới hạn kích thước tệp đính kèm

Khi lớp mã hoá bổ sung ở trạng thái bật, giới hạn tải lên là 5 MB đối với tệp đính kèm và hình ảnh chèn trong nội dung.

Loại tệp bị chặn

Khi bật tính năng CSE và nhận được email có tệp đính kèm, bạn sẽ thấy một cảnh báo là không thể quét virus cho email được mã hoá. Nếu bạn không chắc chắn rằng email đó an toàn, hãy cẩn thận với tệp đính kèm. Một số định dạng tệp đính kèm sẽ tự động bị chặn.

Gmail chặn các loại tệp sau đây:

.ade, .adp, .apk, .appx, .appxbundle, .bat, .cab, .chm, .cmd, .com, .cpl, .diagcab, .diagcfg, .diagpack, .dll, .dmg, .ex, .ex_, .exe, .hta, .img, .ins, .iso, .isp, .jar, .jnlp, .js, .jse, .lib, .lnk, .mde, .msc, .msi, .msix, .msixbundle, .msp, .mst, .nsh, .pif, .ps1, .scr, .sct, .shb, .sys, .vb, .vbe, .vbs, .vhd, .vxd, .wsc, .wsf, .wsh, .xll

Hạn chế về tính năng

Khi lớp mã hoá bổ sung ở trạng thái bật, các tính năng sau đây sẽ không hoạt động:

• Chế độ bảo mật
• Tài khoản được uỷ quyền
• Bố cục email
• Chế độ gửi cho nhiều người
• Đề xuất thời gian họp
• Cửa sổ soạn thư mở rộng và cửa sổ soạn thư toàn màn hình
• Gửi thư đến nhóm với tư cách người nhận
• Chữ ký trong email
• Biểu tượng cảm xúc
• In
• Các sản phẩm AI của Google
• Các tính năng thông minh của Gmail
• Ghi màn hình trên thiết bị di động
• Ảnh chụp màn hình trên thiết bị di động Android

Giao thức mã hoá S/MIME

Lớp mã hoá bổ sung dựa trên tiêu chuẩn S/MIME 3.2 của IETF để gửi và nhận dữ liệu MIME bảo mật. S/MIME yêu cầu người gửi và người nhận email phải có chứng chỉ X.509 được Gmail tin cậy. Lớp mã hoá S/MIME được dùng cùng với chữ ký số S/MIME để đảm bảo tính toàn vẹn của email.