Sử dụng Postmaster Tools để giám sát thông tin về email mà bạn gửi đến các tài khoản Gmail cá nhân, cũng như thông tin về các miền và địa chỉ IP mà bạn sử dụng để gửi email. Thông tin trong Postmaster Tools giúp bạn đáp ứng các yêu cầu của Gmail về việc gửi email đến tài khoản Gmail cá nhân, được mô tả trong Nguyên tắc dành cho người gửi email và Câu hỏi thường gặp về nguyên tắc dành cho người gửi email.
Trang tổng quan của Công cụ Postmaster có thông tin chi tiết về tỷ lệ thư rác, mức độ uy tín, hoạt động xác thực thư và lỗi gửi thư. Để xem thông tin chi tiết về từng trang tổng quan, hãy truy cập vào trang tổng quan của Công cụ Postmaster.
Để sử dụng Postmaster Tools, bạn phải có Tài khoản Google hoặc tài khoản Google Workspace. Dữ liệu trong Postmaster Tools chỉ áp dụng cho những thư gửi đến Tài khoản Gmail cá nhân. Tài khoản Gmail cá nhân là tài khoản có đuôi @gmail.com hoặc @googlemail.com.
Thiết lập Postmaster Tools
Làm theo các bước sau để thiết lập Postmaster Tools cho miền của bạn. Lưu ý:
- Để xem trang tổng quan cho các miền con độc lập với miền chính, hãy thêm các miền con đó vào Postmaster Tools như cách bạn thêm miền chính. Bạn nên thêm miền con sau khi đã thêm và xác minh miền chính. Nếu miền chính đã được xác minh, thì bạn không cần xác minh miền con của miền đó.
- Để thiết lập quyền truy cập vào Postmaster Tools cho nhiều tài khoản của một miền, hãy thiết lập các bản ghi xác minh DNS riêng cho từng tài khoản.
Bước 1: Thêm miền gửi thư vào Postmaster Tools
Quan trọng: Thêm miền DKIM (d=) hoặc miền SPF (Đường dẫn trả về). Nếu miền DKIM và miền SPF giống nhau, thì Postmaster Tools sẽ sử dụng những thư được SPF, DKIM hoặc cả hai cho phép để lấy dữ liệu cho trang tổng quan.
- Trên máy tính, hãy đăng nhập vào Postmaster Tools.
- Trên trang "Manage Domains" (Quản lý miền), ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào Add new domain (Thêm miền mới).
- Trên trang "Add a new domain" (Thêm miền mới), hãy nhập miền mà bạn dùng để xác thực email gửi đi bằng SPF, DKIM hoặc cả hai.
- Nhấp vào Create (Tạo).
- Để tìm miền, ở trên cùng bên trái, hãy nhấp vào Back (Quay lại).
Bước 2: Xác minh miền gửi thư
Quan trọng:
- Bạn có thể bỏ qua bước này và tiếp tục thiết lập mà không cần xác minh miền. Tuy nhiên, Postmaster Tools sẽ không hiển thị thông tin về email của bạn cho đến khi miền của bạn được xác minh. Để bỏ qua bước này, hãy nhấp vào Not now (Để sau).
- Trong bước này, bạn sẽ đăng nhập vào bảng điều khiển quản lý của nhà cung cấp miền. Bạn có thể mở bảng điều khiển này trong một thẻ trình duyệt khác. Tìm hiểu cách xác minh miền với Google Workspace.
- Trên máy tính, hãy đăng nhập vào Postmaster Tools.
- Trên trang "Manage Domains" (Quản lý miền), ở bên phải tên miền, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác
.
- Nhấp vào Verify domain (Xác minh miền).
- Trong cửa sổ "Verify ownership of domain" (Xác minh quyền sở hữu miền), hãy sao chép bản ghi TXT hoặc CNAME.
- Đăng nhập vào nhà cung cấp miền của bạn rồi thêm văn bản đã sao chép vào bản ghi DNS của miền.
- Quay lại cửa sổ "Verify ownership of domain" (Xác minh quyền sở hữu miền) rồi nhấp vào Verify (Xác minh).
.Lưu ý: Thông thường, Postmaster Tools sẽ xác minh miền ngay lập tức, nhưng có thể mất tối đa 10 phút để trạng thái xác minh của miền được cập nhật
Bước 3: Cấp cho người khác quyền truy cập vào trang tổng quan Postmaster Tools (không bắt buộc)
Để cho phép người khác truy cập vào trang tổng quan Postmaster Tools cho miền của bạn, hãy thêm họ vào miền trong Postmaster Tools. Bạn chỉ có thể thêm người dùng vào miền đã xác minh và họ phải có Tài khoản Google hoặc tài khoản Google Workspace.
- Trên máy tính, hãy đăng nhập vào Postmaster Tools.
- Trên trang "Manage Domains" (Quản lý miền), ở bên phải tên miền, hãy nhấp vào biểu tượng Tuỳ chọn khác
- Nhấp vào Manage users (Quản lý người dùng).
- Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào New user (Người dùng mới). Trong cửa sổ "Add user" (Thêm người dùng), hãy nhập địa chỉ email Google của người mà bạn đang thêm vào miền, rồi nhấp vào Add (Thêm).
Khi bạn cấp cho người khác quyền truy cập vào miền của mình, hãy nhớ thông báo cho họ biết vì Postmaster Tools không tự động thông báo cho họ. Khi đăng nhập vào Postmaster Tools, họ sẽ thấy các miền mà họ có quyền truy cập trên trang Manage Domains (Quản lý miền).
Những người không có quyền truy cập vào miền sẽ nhận được thông báo này khi họ cố gắng mở một trang tổng quan: "You are not authorized to access data for this domain. Please ensure you have verified yourself as an owner, or an owner has granted you read access." (Bạn không được phép truy cập vào dữ liệu của miền này. Vui lòng đảm bảo bạn đã xác minh mình là chủ sở hữu, hoặc một chủ sở hữu đã cấp cho bạn quyền đọc).
Bây giờ, bạn có thể giám sát email gửi đi bằng trang tổng quan của Công cụ Postmaster.
Khắc phục sự cố khi thiết lập Postmaster Tools
Dưới đây là những việc nên làm để xử lý các sự cố có thể xảy ra khi thiết lập Postmaster Tools.
| Sự cố | Nguyên nhân khả dĩ | Hành động được đề xuất |
|---|---|---|
| Tôi không xác minh được miền. |
Công cụ Postmaster không thể kết nối với máy chủ DNS của miền. Không tìm thấy bản ghi CNAME DNS của quy trình xác minh cho miền của bạn. |
Hãy chờ vài phút để Google lấy thông tin về những nội dung bạn thay đổi trong bản ghi CNAME. Kiểm tra để đảm bảo rằng chuỗi xác minh miền là chính xác trong bản ghi DNS của miền. Thử xác minh lại miền bằng một chuỗi mới. |
| Tôi không thể cấp cho người khác quyền truy cập vào miền của mình. | Người đó không có Tài khoản Google. | Hãy đảm bảo người mà bạn đang cố gắng thêm có Tài khoản Google và bạn đang sử dụng địa chỉ email được liên kết với tài khoản đó. |
| Tôi không thấy dữ liệu mong muốn cho miền của mình trong một hoặc nhiều trang tổng quan. | Dữ liệu có thể sẽ không xuất hiện nếu tổng số thư của một ngày nhất định quá ít. Việc này là để bảo vệ quyền riêng tư của người dùng. |
Hãy kiểm tra lại trang tổng quan khi số lượng email gửi đi của bạn tăng đủ để điền dữ liệu vào trang tổng quan. Hãy làm theo các phương pháp hay nhất sau đây để gửi email:
|