คงข้อมูลในไดรฟ์ Meet และ Sites ไว้ชั่วคราว

เมื่อใช้โปรเจ็กต์ eDiscovery กับข้อมูล Google Workspace คุณสามารถใช้การคงไว้ชั่วคราว เพื่อเก็บรักษาไฟล์ในไดรฟ์ไว้อย่างไม่มีกำหนดเพื่อปฏิบัติตามภาระหน้าที่ทางกฎหมายหรือการเก็บรักษา ได้ ซึ่งจะใช้กับบางบัญชีหรือทุกบัญชีในหน่วยขององค์กร รวมถึงไดรฟ์ที่แชร์ด้วยก็ได้ บันทึกการประชุมใน Google Meet และบันทึกที่เกี่ยวข้องจะรวมอยู่ในการคงไว้ชั่วคราวของไดรฟ์ รวมถึงเว็บไซต์ที่สร้างใน Google Sites แบบใหม่ โดยการคงไว้ชั่วคราวจะลบล้างกฎการเก็บรักษา ดังนั้นข้อมูลที่มีการคงไว้ชั่วคราวจะได้รับการปกป้องจากกฎการกำกับดูแลข้อมูลปกติที่อาจลบข้อมูลออกโดยถาวร

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับไดรฟ์และการคงไว้ชั่วคราว

ก่อนจะตั้งค่าการคงไว้ชั่วคราว เราขอแนะนำให้คุณอ่านหัวข้อเริ่มต้นใช้งานการคงไว้ชั่วคราวใน Google ห้องนิรภัยและตรวจสอบประเภทข้อมูลที่รองรับสำหรับไดรฟ์, Meet และ Sites

ข้อมูลที่คงไว้ชั่วคราวได้

ข้อมูลที่ครอบคลุม ได้แก่

  • ไฟล์ส่วนใหญ่ในไดรฟ์และไดรฟ์ที่แชร์ของผู้ใช้ การคงไว้ชั่วคราวในไดรฟ์จะมีผลกับรายการที่เป็นของผู้ใช้และองค์กรที่อยู่ในขอบเขตของการคงไว้ชั่วคราว และรายการส่วนใหญ่ที่แชร์กับผู้ใช้และองค์กรดังกล่าวโดยตรง
  • ไดรฟ์ที่แชร์ของผู้ใช้จะได้รับการเก็บรักษาต่อเมื่อเลือกช่องรวมไดรฟ์ที่แชร์ไว้เท่านั้น

ข้อมูลที่ไม่ครอบคลุม ได้แก่

  • โฟลเดอร์และทางลัดของไดรฟ์
  • ไฟล์ที่ลิงก์
  • ไฟล์ภายนอกที่แชร์กับผู้ใช้
  • เว็บไซต์ที่สร้างใน Sites แบบคลาสสิก
  • ไฟล์ที่แชร์และยกเลิกการแชร์กับผู้ใช้
  • ไฟล์ที่แชร์กับผู้ใช้ผ่านอีเมลแทนหรือการเป็นสมาชิก Google Group (ไม่ใช่แชร์กับบัญชีของผู้ใช้โดยตรง)
  • ไฟล์ที่ผู้ใช้ซึ่งไม่ได้ถูกเก็บรักษาไว้นำออกจากไดรฟ์ที่แชร์

โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อบริการและประเภทข้อมูลที่รองรับ (หัวข้อสำหรับไดรฟ์, Meet และ Sites)

รายการที่ถูกลบที่อยู่ในสถานะคงไว้ชั่วคราวจะมองเห็นได้ในห้องนิรภัยเสมอ แต่ผู้ใช้จะมองไม่เห็น

เมื่อผู้ใช้หรือกฎการเก็บรักษาลบไฟล์ที่คงไว้ชั่วคราว ผู้ใช้จะเข้าถึงไฟล์นั้นไม่ได้อีกต่อไป แต่ไฟล์ไม่ได้ถูกลบถาวร ในฐานะผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยที่มีสิทธิ์ที่เหมาะสม คุณจะยังคงค้นหา ดูตัวอย่าง และส่งออกไฟล์โดยใช้ห้องนิรภัยได้

ไดรฟ์ที่แชร์จะมีผลต่อการเก็บรักษาอย่างไร

คุณจะเก็บไดรฟ์ที่แชร์ไว้ชั่วคราวโดยตรงไม่ได้ ระบบจะเก็บรักษาไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ (ขึ้นอยู่กับพารามิเตอร์ด้านล่าง) หากผู้ใช้ที่ได้รับการเก็บรักษาเป็นสมาชิกและเลือกช่องรวมไดรฟ์ที่แชร์ไว้

การเก็บรักษาจะไม่มีผลกับไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์หากเกิดกรณีต่อไปนี้

  • สมาชิกในไดรฟ์ที่แชร์ทำสิ่งต่อไปนี้
    • ย้ายไฟล์ออกจากไดรฟ์ที่แชร์และสมาชิกดังกล่าวไม่ได้ถูกเก็บรักษาไว้
    • นำสมาชิกที่ถูกเก็บรักษาออกจากไดรฟ์ที่แชร์ และไม่มีสมาชิกรายใดในไดรฟ์ที่แชร์ถูกเก็บรักษา
  • ไม่เก็บสมาชิกรายใดในไดรฟ์ที่แชร์ไว้ชั่วคราว

การเก็บรักษาจะไม่มีผลกับไฟล์ในโฟลเดอร์ย่อยของไดรฟ์ที่แชร์หากผู้จัดการไดรฟ์ที่แชร์จำกัดการเข้าถึงโฟลเดอร์ย่อยเพื่อให้ผู้ใช้ที่อยู่ภายใต้การเก็บรักษาไม่มีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์ย่อย

เมื่อลบไดรฟ์ที่แชร์ ไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ที่ถูกลบจะได้รับการคงไว้ชั่วคราวด้วยวิธีดังต่อไปนี้

  • หากผู้ใช้เป็นสมาชิกโดยตรงในไดรฟ์ที่แชร์ที่ถูกลบ (ไม่ใช่สมาชิกผ่าน Google Group) และต้องมีการเก็บรักษา ระบบจะเก็บไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์เอาไว้จนกว่าจะยกเลิกการเก็บรักษา หลังยกเลิกการเก็บรักษาผู้ใช้แล้ว ระบบจะลบไฟล์ออกหากไฟล์ไม่ได้อยู่ภายใต้การคงไว้ชั่วคราวหรือกฎการเก็บรักษาอื่น

  • หากผู้ใช้ไม่ใช่สมาชิกในไดรฟ์ที่แชร์ที่ถูกลบ แต่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์โดยตรง (ไม่ใช่สมาชิกของ Google Group หรือผ่านอีเมลแทน) และผู้ใช้รายนั้นจะต้องมีการคงไว้ชั่วคราว ระบบจะเก็บรักษาเฉพาะไฟล์ดังกล่าวไว้จนกว่าจะมีการยกเลิกการคงผู้ใช้ไว้ชั่วคราว ไฟล์ที่ไม่ตรงกับกฎการเก็บรักษาหรือการคงไว้ชั่วคราวก็จะถูกลบออกเช่นกัน

คงไฟล์ในไดรฟ์, Meet และ Sites ไว้ชั่วคราว

  1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
  2. คลิกกรณี
  3. หากมีกรณีอยู่แล้ว ให้คลิกเปิด หรือสร้างกรณีใหม่ โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้
    1. คลิกสร้าง
    2. ป้อนชื่อของกรณีและใส่คำอธิบาย (ไม่บังคับ)
    3. คลิกสร้าง
  4. คลิกการคงไว้ชั่วคราว จากนั้น สร้าง
  5. ป้อนชื่อการคงไว้ชั่วคราวที่ไม่ซ้ำกัน
  6. คลิกเลือกบริการ จากนั้น ไดรฟ์
  7. คลิกต่อไป

  8. เลือกขอบเขตของการคงไว้ชั่วคราว ดังนี้

    • บัญชีที่ระบุ -ป้อนอีเมลของบัญชีหรืออีเมลกลุ่มอย่างน้อย 1 รายการ

    • หน่วยขององค์กร - เลือกหน่วยขององค์กร

      หมายเหตุ: เราไม่แนะนำให้เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุด เนื่องจากคุณจะลบบัญชี Google Workspace ออกจากองค์กรไม่ได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม

  9. เลือกว่าต้องการให้คงไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ไว้ชั่วคราวหรือไม่ แล้วคลิกต่อไป

  10. คลิกสร้าง

แก้ไขการคงไฟล์ในไดรฟ์, Meet และ Sites ไว้ชั่วคราว

คุณจะเปลี่ยนพารามิเตอร์การคงไว้ชั่วคราวได้ แต่จะเปลี่ยนบริการ (จากไดรฟ์เป็นบริการอื่น) หรือประเภทขอบเขต (เช่น จากบัญชีเป็นหน่วยขององค์กร) ไม่ได้

  1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
  2. คลิกกรณี แล้วเลือกกรณีที่มีการคงไว้ชั่วคราว

  3. วิธีเปลี่ยนบัญชีหรือหน่วยขององค์กรที่อยู่ภายใต้การคงไว้ชั่วคราวมีดังนี้

    1. คลิกขอบเขต

    2. เพิ่มหรือนำบัญชีออกหรือเปลี่ยนหน่วยขององค์กร

      หมายเหตุ: คุณจะไม่สามารถเพิ่มบัญชีลงในการคงไว้ชั่วคราวที่มีผลกับหน่วยขององค์กรได้ และจะไม่สามารถเพิ่มหน่วยขององค์กรลงในการคงไว้ชั่วคราวที่มีผลกับบัญชีที่ระบุได้เช่นกัน

      หากนำบัญชีทั้งหมดออก ระบบจะแจ้งให้คุณลบการคงไว้ชั่วคราวดังกล่าว

    3. คลิกต่อไป

  4. หากต้องการเปลี่ยนการคงไว้ชั่วคราวที่มีผลกับไดรฟ์ที่แชร์ ให้คลิกขอบเขต จากนั้น รวมรายการในไดรฟ์ที่แชร์

  5. คลิกบันทึก