Behåll Drive-filer med Arkiv

Data som lagras:

• Filer på användarnas Drives och delade enheter
• E-postlayouter
• Filer krypterade med klientsideskryptering på Google Workspace
• Google Meet-data, såvida inte Meet-specifik lagring är aktiverad

Data som inte lagras:

• Mappar och Drive-genvägar
• Google Sites, såvida inte Sites-specifik lagring är avstängd
• Länkade filer
• Externa filer som delas med dina användare
• Webbplatser skapade i klassiska Sites

Obs ! Som standard gäller Drive-lagringsregler för Meet-data men inte för Sites. Om du vill ändra vilken data Drive-reglerna täcker aktiverar du Meet-specifika regler och ändrar lagringsinställningarna för Sites .

För mer information, gå till avsnitten för Drive, Meet och Sites i Tjänster och datatyper som stöds .

• När du skapar eller uppdaterar en lagringsregel kan det ta upp till 24 timmar innan regeln sprids. Filer som raderats av användare eller delade enheter som raderats av administratörer under denna spridningsperiod lagras inte.
• När en lagringsperiod löper ut och regeln är inställd på att rensa filer kan det ta upp till 15 dagar innan berörda filer tas bort från Drive. Objekt som inte har raderats och finns kvar på en användares Drive eller en delad enhet är tillgängliga för användaren under denna period.

Vissa Google-tjänster lagrar sina data i Drive. Dessa data omfattas av Drives lagringsregler enligt följande:

För att spara data som uppfyller specifika villkor under en viss tid, skapa en anpassad lagringsregel . För att spara all tjänstdata under en viss tid, skapa en standardlagringsregel.

Läs mer om de två typerna av lagringsregler .

När du skapar en anpassad lagringsregel kan du välja regelns omfattning – Organisationsenhet , Alla delade enheter eller Specifika delade enheter .

Organisationsenhet

När du tillämpar en anpassad lagringsregel på en organisationsenhet gäller regeln för de filer som ägs av användare i den organisationsenheten .

Om du dessutom väljer Använd lagringsreglerna för Drive-objektets ägare och samarbetspartners under Lagring Inställningar , gäller lagringsregeln även för filer i en annan användares Min enhet som delas direkt med en användare i den valda organisationsenheten . För mer information, gå till avsnittet om lagringsinställningar nedan.

Om en lagringsregel är inställd på att rensa filer i slutet av lagringsperioden rensar Vault endast de filer som ägs av användare i den organisationsenheten . Filer som delas utanför organisationsenheten rensas inte.

Om du väljer en organisationsenhet och väljer Inkludera objekt från delade enheter gäller lagringsregeln för alla objekt på en delad enhet som din organisation äger , om en användare i den valda organisationsenheten:

• Om knappen är avstängd:
  • Har direktåtkomst till ett objekt i ägarens Min enhet eller en annan Min enhet
• Om knappen är påslagen:
  • Har direkt tillgång till objektet.
  • Är medlem eller gäst i ett delat objekt. Läs mer om att dela filer från Drive .
  • Är medlem i den delade enheten.
  • Är en samarbetspartner i, eller har åtkomst till, en undermapp på en delad enhet som innehåller objektet.

Reglerna gäller inte för grupper, såsom Eng-team-group@solarmora.com , eller användare med allmän åtkomst .

Alla delade enheter och specifika delade enheter

Du kan ställa in en anpassad lagringsregel som täcker alla delade enheter eller endast specifika delade enheter.

Endast omfången Alla delade enheter och Specifika delade enheter kan ta bort filer från delade enheter eftersom filer på delade enheter ägs av teamet och inte av någon specifik användare.

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Business Standard och Business Plus; Enterprise; Education Standard och Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus; G Suite Business

Med en Google Workspace-utgåva som stöds kan du använda Drive-etiketter för att skapa anpassade lagringsregler. Du kan använda Drive-etikettens egenskaper för att justera en regels villkor och lagringsperiod . Vanliga villkor inkluderar regler baserade på en etikett eller märkt etikett, som Indef eller Classified .

Till exempel skapade en administratör en lagringsregel som valde filer för lagring baserat på ett Drive-etikettvillkor. I bilden nedan skapade administratören villkoret före den 1 mars 2023 för etiketten Avtalsdatum .

Därefter använde administratören Drive-etiketten för att ställa in regelns lagringsperiod . Här ställer administratören in lagringsperioden genom att ange antalet lagringsdagar ( 100 ). Början av lagringsperioden baseras på det datum som anges på etikettdatumet och det föredragna datumfältet att använda ( Kontraktsinformation > Kontraktsdatum ).

Efter att den anpassade regeln hade spridits skapade en användare som omfattades av regeln en fil i sin Min enhet. Filen skapades den 8 februari 2023 och användaren använde fältet Avtalsinformation > Avtalsdatum med Avtalsdatumet inställt på 15 februari 2023. Resultatet av lagringsregeln blev:

• Lagringsregeln tillämpades . Eftersom kontraktsdatumet sattes till den 15 februari 2023 före villkorsdatumet den 1 mars 2023, uppfylldes etikettvillkoret och regeln tillämpades.
• Lagringsperioden började med värdet i fältet Avtalsdatum som angetts för objektet . I det här exemplet ställdes etikettens avtalsdatum in till 15 februari 2023, så filen kommer att lagras i 100 dagar efter det datumet. 8 februari, dagen då den skapades, påverkar inte lagringsperioden eftersom Skapandedatum inte valdes under Början av lagringsperioden .

Läs mer om Drive-etiketter .

Du kan ställa in lagringsregler som ska börja på en fils ursprungliga skapandedatum, senaste ändringsdatum, datum då den flyttades till papperskorgen eller datumfältet för Drive-etiketten.

När en fil laddas upp till Google Drive för första gången tilldelas den ett skapandedatum och ett ändringsdatum. Dessa datum matchar den lokala filens skapandedatum, ändringsdatum eller uppladdningsdatum, beroende på hur filen lades till i Drive.

Följande tabell visar vilken tid som används för olika källor:

• Uppladdning — Tidsstämpeln när filen laddades upp till Drive
• Lokal — Tidsstämpeln för den ursprungliga filens skapande eller senaste ändringstid på källenheten eller -tjänsten.

Obs! När filen har laddats upp till Google Drive kommer ändringsdatumet att fortsätta ändras varje gång filen ändras.

Filer i Drive-papperskorgen kan raderas på två sätt. För det första raderar Drive som standard papperskorgenfiler 30 dagar efter att de flyttats dit. För det andra kan en användare manuellt radera objekt i papperskorgen.

Obs ! Filer som raderats från papperskorgen eller från raderade delade enheter kan återställas av en Google Workspace-administratör i upp till 25 dagar. Läs mer om att återställa raderade filer eller återställa en raderad delad enhet och dess filer .

I Arkiv kan du ställa in regler för att styra hur länge filer som har flyttats till papperskorgen förblir tillgängliga i Arkiv innan de raderas. Dessa regler kallas regler för flyttade till papperskorgen .

Om du till exempel ställer in en regel för flyttad till papperskorgen med en 5-dagars lagringsperiod raderas en fil i papperskorgen automatiskt 5 dagar efter att den flyttats dit. Även om administratörer fortfarande kan återställa filen i 25 dagar är den inte längre tillgänglig för Arkiv. Om en användare tar bort en fil från papperskorgen 2 dagar efter att de flyttat den dit är filen tillgänglig för Arkiv i ytterligare 3 dagar och kan återställas av administratörer i 25 dagar, eller längre om objektet är spärrat.

En regel för att flytta till papperskorgen:

• Påverkar filer som ägs av användaren eller den delade enheten som regeln gäller för.
• Gäller filer som flyttats till papperskorgen den 1 augusti 2016 eller senare.
• Gäller objekt på delade enheter som raderats direkt av administratörer i administratörskonsolen, från och med det datum då den delade enheten raderades.
• Kan inte ha en obestämd lagringsperiod.
• Åsidosätter andra Drive-lagringsregler, inklusive andra anpassade regler som löper ut senare . Om flera regler för att flytta till papperskorgen gäller för en fil lagras filen enligt regeln med det senaste utgångsdatumet.
• Åsidosätts av spärrar.
• Gäller inte objekt som återställts från papperskorgen eller återställda delade enheter.

För att skapa en regel för flyttad till papperskorgen, i steg 7 nedan, ange början av lagringsperioden till Datum flyttad till papperskorgen.

Du väljer hur lagringsregler tillämpas på en användares data på Min enhet. Reglerna kan gälla för ägaren av Min enhet-objektet och alla medarbetare (läsare, kommentatorer och redigerare) eller bara ägaren .

Att tillämpa lagringsregeln på ägaren och alla samarbetspartners sparar den största mängden data och är det vanligaste valet. Att tillämpa lagringsregeln på endast ägaren kan spara mindre data.

1. Logga in på vault.google.com .
2. Klickretention Inställningar .
3. Bredvid Behåll användarnas Drive-objekt med ägarens och samarbetspartnernas regler väljer du ett alternativ:
   • Använd lagringsreglerna för Drive-objektets ägare och samarbetspartners – Tillämpa reglerna för ägaren och alla användare med direktåtkomst till objektet.
   • Använd endast lagringsreglerna för Drive-objektets ägare – Tillämpa endast reglerna för Drive-objektets ägare.

Arkivadministratörer kan skapa lagringsregler för ett Drive-objekts ägare eller samarbetspartner. Lagringsreglerna för Drive-objektets ägare är de enda regler som kan få ett objekt att upphöra att gälla med regelns "åtgärdsdel".

Anpassade lagringsregler för Drive-objektets ägare har företräde framför standardregler, även om standardregeln löper ut senare.

Lagringsreglerna för ett Drive-objekts samarbetspartner kan bara förlänga lagringsperioden. En kortare anpassad regel för en samarbetspartner kan inte åsidosätta en längre standardregel för ägaren (som inte har några anpassade regler).

Data som lagras:

• Filer på användarnas Drives och delade enheter
• E-postlayouter
• Filer krypterade med klientsideskryptering på Google Workspace
• Google Meet-data, såvida inte Meet-specifik lagring är aktiverad

Data som inte lagras:

• Mappar och Drive-genvägar
• Google Sites, såvida inte Sites-specifik lagring är avstängd
• Länkade filer
• Externa filer som delas med dina användare
• Webbplatser skapade i klassiska Sites

Obs ! Som standard gäller Drive-lagringsregler för Meet-data men inte för Sites. Om du vill ändra vilken data Drive-reglerna täcker aktiverar du Meet-specifika regler och ändrar lagringsinställningarna för Sites .

För mer information, gå till avsnitten för Drive, Meet och Sites i Tjänster och datatyper som stöds .

• När du skapar eller uppdaterar en lagringsregel kan det ta upp till 24 timmar innan regeln sprids. Filer som raderats av användare eller delade enheter som raderats av administratörer under denna spridningsperiod lagras inte.
• När en lagringsperiod löper ut och regeln är inställd på att rensa filer kan det ta upp till 15 dagar innan berörda filer tas bort från Drive. Objekt som inte har raderats och finns kvar på en användares Drive eller en delad enhet är tillgängliga för användaren under denna period.

Vissa Google-tjänster lagrar sina data i Drive. Dessa data omfattas av Drives lagringsregler enligt följande:

För att spara data som uppfyller specifika villkor under en viss tid, skapa en anpassad lagringsregel . För att spara all tjänstdata under en viss tid, skapa en standardlagringsregel.

Läs mer om de två typerna av lagringsregler .

När du skapar en anpassad lagringsregel kan du välja regelns omfattning – Organisationsenhet , Alla delade enheter eller Specifika delade enheter .

Organisationsenhet

När du tillämpar en anpassad lagringsregel på en organisationsenhet gäller regeln för de filer som ägs av användare i den organisationsenheten .

Om du dessutom väljer Använd lagringsreglerna för Drive-objektets ägare och samarbetspartners under Lagring Inställningar , gäller lagringsregeln även för filer i en annan användares Min enhet som delas direkt med en användare i den valda organisationsenheten . För mer information, gå till avsnittet om lagringsinställningar nedan.

Om en lagringsregel är inställd på att rensa filer i slutet av lagringsperioden rensar Vault endast de filer som ägs av användare i den organisationsenheten . Filer som delas utanför organisationsenheten rensas inte.

Om du väljer en organisationsenhet och väljer Inkludera objekt från delade enheter gäller lagringsregeln för alla objekt på en delad enhet som din organisation äger , om en användare i den valda organisationsenheten:

• Om knappen är avstängd:
  • Har direktåtkomst till ett objekt i ägarens Min enhet eller en annan Min enhet
• Om knappen är påslagen:
  • Har direkt tillgång till objektet.
  • Är medlem eller gäst i ett delat objekt. Läs mer om att dela filer från Drive .
  • Är medlem i den delade enheten.
  • Är en samarbetspartner i, eller har åtkomst till, en undermapp på en delad enhet som innehåller objektet.

Reglerna gäller inte för grupper, såsom Eng-team-group@solarmora.com , eller användare med allmän åtkomst .

Alla delade enheter och specifika delade enheter

Du kan ställa in en anpassad lagringsregel som täcker alla delade enheter eller endast specifika delade enheter.

Endast omfången Alla delade enheter och Specifika delade enheter kan ta bort filer från delade enheter eftersom filer på delade enheter ägs av teamet och inte av någon specifik användare.

Utgåvor som stöds för den här funktionen: Business Standard och Business Plus; Enterprise; Education Standard och Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus; G Suite Business

Med en Google Workspace-utgåva som stöds kan du använda Drive-etiketter för att skapa anpassade lagringsregler. Du kan använda Drive-etikettens egenskaper för att justera en regels villkor och lagringsperiod . Vanliga villkor inkluderar regler baserade på en etikett eller märkt etikett, som Indef eller Classified .

Till exempel skapade en administratör en lagringsregel som valde filer för lagring baserat på ett Drive-etikettvillkor. I bilden nedan skapade administratören villkoret före den 1 mars 2023 för etiketten Avtalsdatum .

Därefter använde administratören Drive-etiketten för att ställa in regelns lagringsperiod . Här ställer administratören in lagringsperioden genom att ange antalet lagringsdagar ( 100 ). Början av lagringsperioden baseras på det datum som anges på etikettdatumet och det föredragna datumfältet att använda ( Kontraktsinformation > Kontraktsdatum ).

Efter att den anpassade regeln hade spridits skapade en användare som omfattades av regeln en fil i sin Min enhet. Filen skapades den 8 februari 2023 och användaren använde fältet Avtalsinformation > Avtalsdatum med Avtalsdatumet inställt på 15 februari 2023. Resultatet av lagringsregeln blev:

• Lagringsregeln tillämpades . Eftersom kontraktsdatumet sattes till den 15 februari 2023 före villkorsdatumet den 1 mars 2023, uppfylldes etikettvillkoret och regeln tillämpades.
• Lagringsperioden började med värdet i fältet Avtalsdatum som angetts för objektet . I det här exemplet ställdes etikettens avtalsdatum in till 15 februari 2023, så filen kommer att lagras i 100 dagar efter det datumet. 8 februari, dagen då den skapades, påverkar inte lagringsperioden eftersom Skapandedatum inte valdes under Början av lagringsperioden .

Läs mer om Drive-etiketter .

Du kan ställa in lagringsregler som ska börja på en fils ursprungliga skapandedatum, senaste ändringsdatum, datum då den flyttades till papperskorgen eller datumfältet för Drive-etiketten.

När en fil laddas upp till Google Drive för första gången tilldelas den ett skapandedatum och ett ändringsdatum. Dessa datum matchar den lokala filens skapandedatum, ändringsdatum eller uppladdningsdatum, beroende på hur filen lades till i Drive.

Följande tabell visar vilken tid som används för olika källor:

• Uppladdning — Tidsstämpeln när filen laddades upp till Drive
• Lokal — Tidsstämpeln för den ursprungliga filens skapande eller senaste ändringstid på källenheten eller -tjänsten.

Obs! När filen har laddats upp till Google Drive kommer ändringsdatumet att fortsätta ändras varje gång filen ändras.

Filer i Drive-papperskorgen kan raderas på två sätt. För det första raderar Drive som standard papperskorgenfiler 30 dagar efter att de flyttats dit. För det andra kan en användare manuellt radera objekt i papperskorgen.

Obs ! Filer som raderats från papperskorgen eller från raderade delade enheter kan återställas av en Google Workspace-administratör i upp till 25 dagar. Läs mer om att återställa raderade filer eller återställa en raderad delad enhet och dess filer .

I Arkiv kan du ställa in regler för att styra hur länge filer som har flyttats till papperskorgen förblir tillgängliga i Arkiv innan de raderas. Dessa regler kallas regler för flyttade till papperskorgen .

Om du till exempel ställer in en regel för flyttad till papperskorgen med en 5-dagars lagringsperiod raderas en fil i papperskorgen automatiskt 5 dagar efter att den flyttats dit. Även om administratörer fortfarande kan återställa filen i 25 dagar är den inte längre tillgänglig för Arkiv. Om en användare tar bort en fil från papperskorgen 2 dagar efter att de flyttat den dit är filen tillgänglig för Arkiv i ytterligare 3 dagar och kan återställas av administratörer i 25 dagar, eller längre om objektet är spärrat.

En regel för att flytta till papperskorgen:

• Påverkar filer som ägs av användaren eller den delade enheten som regeln gäller för.
• Gäller filer som flyttats till papperskorgen den 1 augusti 2016 eller senare.
• Gäller objekt på delade enheter som raderats direkt av administratörer i administratörskonsolen, från och med det datum då den delade enheten raderades.
• Kan inte ha en obestämd lagringsperiod.
• Åsidosätter andra Drive-lagringsregler, inklusive andra anpassade regler som löper ut senare . Om flera regler för att flytta till papperskorgen gäller för en fil lagras filen enligt regeln med det senaste utgångsdatumet.
• Åsidosätts av spärrar.
• Gäller inte objekt som återställts från papperskorgen eller återställda delade enheter.

För att skapa en regel för flyttad till papperskorgen, i steg 7 nedan, ange början av lagringsperioden till Datum flyttad till papperskorgen.

Du väljer hur lagringsregler tillämpas på en användares data på Min enhet. Reglerna kan gälla för ägaren av Min enhet-objektet och alla medarbetare (läsare, kommentatorer och redigerare) eller bara ägaren .

Att tillämpa lagringsregeln på ägaren och alla samarbetspartners sparar den största mängden data och är det vanligaste valet. Att tillämpa lagringsregeln på endast ägaren kan spara mindre data.

1. Logga in på vault.google.com .
2. Klickretention Inställningar .
3. Bredvid Behåll användarnas Drive-objekt med ägarens och samarbetspartnernas regler väljer du ett alternativ:
   • Använd lagringsreglerna för Drive-objektets ägare och samarbetspartners – Tillämpa reglerna för ägaren och alla användare med direktåtkomst till objektet.
   • Använd endast lagringsreglerna för Drive-objektets ägare – Tillämpa endast reglerna för Drive-objektets ägare.

Arkivadministratörer kan skapa lagringsregler för ett Drive-objekts ägare eller samarbetspartner. Lagringsreglerna för Drive-objektets ägare är de enda regler som kan få ett objekt att upphöra att gälla med regelns "åtgärdsdel".

Anpassade lagringsregler för Drive-objektets ägare har företräde framför standardregler, även om standardregeln löper ut senare.

Lagringsreglerna för ett Drive-objekts samarbetspartner kan bara förlänga lagringsperioden. En kortare anpassad regel för en samarbetspartner kan inte åsidosätta en längre standardregel för ägaren (som inte har några anpassade regler).

Data that is retained:

• Files in users' Drives and shared drives
• Email layouts
• Files encrypted with Google Workspace client-side encryption
• Google Meet data, unless Meet-specific retention is turned on

Data that is not retained:

• Folders and Drive shortcuts
• Google Sites, unless Sites-specific retention is turned off
• Linked files
• External files shared with your users
• Sites created in classic Sites

Note : By default, Drive retention rules apply to Meet data but not to Sites. To change which data Drive rules cover, turn on Meet-specific rules and change Sites retention settings .

For details, go to the sections for Drive, Meet, and Sites in Supported services and data types .

• When you create or update a retention rule, it can take up to 24 hours for the rule to propagate. Files deleted by users or shared drives deleted by administrators during this propagation period aren't retained.
• When a retention coverage period expires and the rule is set to purge files, it can take up to 15 days for affected files to be removed from Drive. Items that have not been deleted and remain in a user's Drive or a shared drive are accessible to the user during this period.

Some Google services store their data in Drive. This data is covered by Drive retention rules as follows:

To keep data that matches specific conditions for a set time, create a custom retention rule . To keep all service data for a set time, create a default retention rule.

Learn more about the two types of retention rules .

When creating a custom retention rule, you can choose the scope of the rule— Organizational unit , All shared drives , or Specific shared drives .

Organizational unit

When you apply a custom retention rule to an organizational unit, the rule applies to the files owned by users in that organizational unit .

Additionally, if you select Use the retention rules of the Drive item's owner and collaborators under Retention Settings , then the retention rule also applies to files in another user's My Drive that are directly shared with a user in the selected organizational unit . For more information, go to the retention settings section below.

If a retention rule is set to purge files at the end of the retention period, Vault purges only the files owned by users in that organizational unit . Files shared from outside the organizational unit aren't purged.

If you select an organization unit and select Include items from shared drives , the retention rule applies to any item in a shared drive that your organization owns , if a user in the selected organizational unit:

• If the toggle is off:
  • Has direct access to an item in the owners My Drive or another My Drive
• If the toggle is on:
  • Has direct access to the item.
  • Is a Member or a Guest of a shared item. Learn more about sharing files from Drive .
  • Is a member of the shared drive.
  • Is a collaborator of, or has access to, a shared drive subfolder containing the item.

The rules do not apply to groups, such as Eng-team-group@solarmora.com , or General access users.

All shared drives & specific shared drives

You can set a custom retention rule to cover all shared drives or only specific shared drives.

Only the All shared drives and Specific shared drives scopes can delete files from shared drives because shared drive files are owned by the team, and not by any specific user.

Supported editions for this feature: Business Standard and Business Plus; Enterprise; Education Standard and Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials, and Enterprise Essentials Plus; G Suite Business

With a supported Google Workspace edition, you can use Drive labels to create custom retention rules. You can use the Drive label's properties to adjust a rule's conditions and retention period . Common conditions include rules based on a label or badged label, like Indef or Classified .

For example, an admin created a retention rule that selected files for retention based on a Drive label condition. In the image below, the admin created the condition before March 1, 2023 for the label Contract date .

Next, the admin used the Drive label to set the rule's retention period . Here, the admin set the retention period by setting the number of retention days ( 100 ). The start of the retention period is based on the Date set on label date , and the preferred date field to use ( Contract information > Contract date ).

After the custom rule propagated, a user who was covered by the rule created a file in their My Drive. The file was created on February 8, 2023 and the user applied the Contract information > Contract date field with the Contract date set to February 15, 2023. The retention rule outcome was:

• The retention rule was applied . Because the contract date was set to February 15, 2023 before the condition date of March 1, 2023, the label condition passed and the rule was applied.
• The retention period began on the value of the Contract Date field set on the item . In this example, the label contract date was set to February 15, 2023, so the file will be retained for 100 days after that date. February 8, the day it was created, doesn't affect the retention period since Date created was not selected under Start of retention period .

Learn more about Drive labels .

You can set retention rules to start on a file's original creation date, last modified date, moved to trash date, or the Drive label date field.

When a file is first uploaded to Google Drive, it is assigned a creation date and a modification date. These dates match the local file's creation date, or modification date, or the upload date, depending on how the file was added to Drive.

The following table shows which time is used for various sources:

• Upload —The timestamp when the file was uploaded to Drive
• Local —The timestamp of the original file's creation or last modification time on the source device or service

Note: After the file is uploaded to Google Drive, the modification date will continue to change each time the file is modified.

Files in the Drive trash can be deleted two ways. First, by default, Drive deletes trash files 30 days after they're moved there. Second, a user can manually delete items in the trash.

Note : Files deleted from trash or from deleted shared drives can be recovered by a Google Workspace administrator for up to 25 days. Learn about recovering deleted files or restoring a deleted shared drive and its files .

In Vault, you can set rules to control how long files that were trashed remain available to Vault before they are deleted. These rules are called moved-to-trash rules.

For example, if you set a moved-to-trash rule with a 5-day retention period, a file in trash is automatically deleted 5 days after it's moved there. Even though admins can still restore the file for 25 days, it's no longer available to Vault. If a user deletes a file from trash 2 days after they moved it there, the file is available to Vault for 3 more days and recoverable by admins for 25 days, or longer if the item is on hold.

A moved-to-trash rule:

• Affects files owned by the user or shared drive the rule applies to.
• Applies to files moved to trash on or after August 1, 2016.
• Applies to items in shared drives deleted directly by administrators in the Admin console, starting on the date the shared drive was deleted.
• Can't have an indefinite retention period.
• Overrides other Drive retention rules, including other custom rules that expire later . If multiple moved-to-trash rules apply to a file, the file is retained according to the rule with the latest expiration date.
• Is overridden by holds.
• Does not apply to items that are restored from trash or restored shared drives.

To create a moved-to-trash rule, in Step 7 below, set the start of the retention period to Date moved to trash.

You choose how retention rules are applied to a user's My Drive data. The rules can apply to the My Drive item's owner and all collaborators (viewers, commenters, and editors) or just the owner .

Applying the retention rule to the owner and all collaborators retains the most amount of data and is the most common choice. Applying the retention rule to just the owner might retain less data.

1. Sign in to vault.google.com .
2. Click Retention Settings .
3. Next to Retain users' Drive items using the owner's and collaborators' rules, choose one:
   • Use the retention rules of the Drive item's owner and collaborators —Apply the rules of the owner and all users with direct access to the item.
   • Use the retention rules of the Drive item's owner only —Apply the rules of only the owner of the Drive item.

Vault admins can create retention rules for a Drive item's owner or collaborator. The retention rules of the Drive item's owner are the only rules that can expire an item with the "action" portion of the rule.

Custom retention rules of the Drive item's owner take precedence over default rules, even when the default rule expires later.

The retention rules of a Drive item's collaborator can only extend the retention period. A shorter custom rule of a collaborator can't override a longer default rule of the owner (who has no custom rules).