เก็บรักษาข้อมูล Google Meet ด้วยห้องนิรภัย

เมื่อใช้แผนกำกับดูแลข้อมูลขององค์กร คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะให้ Google ห้องนิรภัยเก็บรักษาไฟล์บันทึกและบันทึกของ Google Meet ไว้นานเท่าใด โดยใช้กฎการเก็บรักษาเพื่อกำหนดว่าจะเก็บข้อมูล Meet ไว้นานเพียงใดและจะลบเมื่อใด หรือไม่ลบเลยก็ได้เช่นกัน

โดยค่าเริ่มต้นแล้ว ข้อมูล Meet จะอยู่ภายใต้กฎการเก็บรักษาสำหรับ Google ไดรฟ์เนื่องจากไฟล์ดังกล่าวอยู่ในไดรฟ์ หากต้องการจัดการการเก็บรักษาข้อมูล Meet แยกจากข้อมูลอื่นๆ ในไดรฟ์ ให้ตั้งกฎการเก็บรักษาเฉพาะของ Meet โดยกฎเหล่านี้จะไม่มีผลจนกว่าคุณจะเปิดใช้กฎการเก็บรักษาของ Meet ในการตั้งค่าการเก็บรักษาของห้องนิรภัย

หากต้องการเก็บข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ต้องการในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้าง กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง หากต้องการเก็บข้อมูลบริการทั้งหมดสําหรับบัญชีที่ได้รับอนุญาตทั้งหมดไว้ในระยะเวลาที่กําหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับ Meet และการเก็บรักษา

ก่อนที่จะตั้งกฎการเก็บรักษา เราขอแนะนำเป็นอย่างยิ่งให้อ่านข้อมูลเกี่ยวกับ วิธีการทำงานของการเก็บรักษา และตรวจสอบ ข้อมูลใน Meet ที่รองรับในห้องนิรภัย

กำหนดกฎการเก็บรักษาขึ้นเองสำหรับ Meet

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษา กฎที่กำหนดเอง สร้าง
3. เลือกบริการ Meet แล้วคลิกต่อไป
4. เลือกเอนทิตี
   • หน่วยขององค์กร - ใช้กฎกับหน่วยขององค์กรที่ต้องการ
     1. คลิกช่องนี้และเลือกหน่วยขององค์กร
     2. (ไม่บังคับ) หากต้องการใช้กฎกับไดรฟ์ที่แชร์ซึ่งมีบัญชีใน หน่วยขององค์กรที่เลือกเป็นสมาชิก ให้เลือกรวม ผลลัพธ์จากไดรฟ์ที่แชร์
   • ไดรฟ์ที่แชร์ทั้งหมด - ใช้กฎกับไดรฟ์ที่แชร์ทั้งหมดในองค์กร
   • ไดรฟ์ที่แชร์เฉพาะ - ใช้กฎกับไดรฟ์ที่แชร์กับ บัญชีหนึ่งๆ
     1. คลิกเพิ่มไดรฟ์ที่แชร์
     2. ป้อนอย่างน้อย 1 บัญชีแล้วคลิกค้นหา
     3. เลือกไดรฟ์ที่แชร์อย่างน้อย 1 ไดรฟ์
     4. คลิกเพิ่ม
5. คลิกต่อไป
6. เลือกระยะเวลาเก็บไฟล์ดังนี้
   • หากต้องการเก็บไฟล์ที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
   • หากต้องการลบไฟล์ถาวรเมื่อพ้นระยะเวลาที่กำหนดไว้ ให้ทำดังนี้
     1. เลือกระยะเวลาเก็บรักษา
     2. ป้อนจำนวนวันของระยะเวลาเก็บรักษาตั้งแต่ 1 ถึง 36,500
     3. เลือกเวลาเริ่มต้นระยะเวลาเก็บรักษาของไฟล์
        1. หากต้องการเริ่มการเก็บรักษาตามกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ ให้คลิกเริ่มระยะเวลาเก็บรักษา เลือกวันที่สร้าง วันที่แก้ไข หรือวันที่ย้ายไปยังถังขยะ
        2. หากต้องการเริ่มต้นการเก็บรักษาตามเงื่อนไขในช่องวันที่ของป้ายกำกับไดรฟ์ (ดูขั้นตอนที่ 6) ให้คลิกเริ่มระยะเวลาเก็บรักษา เลือกวันที่ที่ตั้งค่าในช่องวันที่ของป้ายกำกับ จากนั้น เลือกช่องวันที่ ระยะเวลาเก็บรักษาของรายการจะเริ่มต้นจากค่าที่อยู่ในช่องวันที่ดังกล่าว
     4. เลือกวิธีดำเนินการกับไฟล์เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา
        • ล้างรายการที่ลบออกอย่างถาวรเท่านั้น ตัวเลือกนี้จะลบรายการที่ล้างออกจากโฟลเดอร์ถังขยะซึ่งหมดอายุแล้วออกโดยถาวร ผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงรายการดังกล่าวและไม่ต้องการจัดเก็บรายการนั้นๆ หากต้องการลบถาวรเฉพาะไฟล์ที่ล้างจากถังขยะของผู้ใช้แล้วเท่านั้น ให้เลือกตัวเลือกนี้
        • ล้างรายการทั้งหมดในไดรฟ์ของผู้ใช้ ซึ่งรวมถึงรายการที่ไม่ได้ลบออกถาวร ตัวเลือกนี้จะล้างรายการที่หมดอายุแล้วทั้งหมดออกถาวร ซึ่งรวมถึงรายการในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของผู้ใช้ ทั้งนี้ระบบอาจล้างรายการที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ออกถาวรด้วย หากต้องการลบไฟล์ทั้งหมดอย่างถาวร รวมถึงไฟล์ที่ผู้ใช้ไม่ได้ลบ ให้เลือกตัวเลือกนี้

7. หากคุณกำหนดระยะเวลาไว้ ให้เลือกวิธีดำเนินการกับข้อมูลเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา ดังนี้

   • หากต้องการลบถาวรเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้ลบ ให้เลือกตัวเลือกแรก

   • หากต้องการลบข้อมูลทั้งหมดอย่างถาวร ให้เลือกตัวเลือกที่ 2 กฎนี้อาจลบทั้ง ข้อมูลที่ถูกลบและข้อมูลในไดรฟ์ของผู้ใช้ออกอย่างถาวร

     คำเตือน: หากคุณเปิดใช้กฎของ Meet โดยเฉพาะ ห้องนิรภัยจะอนุญาตให้ Meet ลบข้อมูลที่เก็บไว้เกินระยะเวลาเก็บรักษาออกจากระบบอย่างถาวรทันทีเมื่อสร้างกฎ โดยไฟล์เหล่านี้อาจมีข้อมูลที่ผู้ใช้ ต้องการเก็บไว้ ดังนั้น โปรดอย่าดำเนินการในขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะแน่ใจว่าได้กำหนดค่ากฎไว้อย่างถูกต้องแล้ว

8. คลิกสร้าง หากกำหนดระยะเวลาเก็บรักษาแล้ว ให้เลือกช่องยืนยัน แล้วคลิกยอมรับ

ตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นสำหรับ Meet

เมื่อเปิดใช้ กฎการเก็บรักษาเริ่มต้นของ Meet จะมีผลกับข้อมูล Meet ทั้งหมดที่อยู่นอกขอบเขตของกฎที่กำหนดเองหรือการคงไว้ชั่วคราว รวมถึงบันทึกในไดรฟ์ของฉันและในไดรฟ์ที่แชร์

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษา รายการกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นจะเปิดขึ้น
3. คลิก Meet
4. เลือกระยะเวลาเก็บไฟล์ดังนี้
   • หากต้องการเก็บไฟล์ที่อยู่ในขอบเขตของกฎไว้อย่างถาวร ให้เลือกไม่จำกัด
   • หากต้องการลบไฟล์ถาวรเมื่อพ้นระยะเวลาที่กำหนดไว้ ให้ทำดังนี้
     1. เลือกระยะเวลาเก็บรักษา
     2. ป้อนจำนวนวันของระยะเวลาเก็บรักษาตั้งแต่ 1 ถึง 36,500
     3. เลือกเวลาเริ่มต้นระยะเวลาเก็บรักษาของไฟล์
        1. หากต้องการเริ่มการเก็บรักษาตามกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับไฟล์ ให้คลิกเริ่มระยะเวลาเก็บรักษา เลือกวันที่สร้าง วันที่แก้ไข หรือวันที่ย้ายไปยังถังขยะ
        2. หากต้องการเริ่มต้นการเก็บรักษาตามเงื่อนไขในช่องวันที่ของป้ายกำกับไดรฟ์ (ดูขั้นตอนที่ 6) ให้คลิกเริ่มระยะเวลาเก็บรักษา เลือกวันที่ที่ตั้งค่าในช่องวันที่ของป้ายกำกับ จากนั้น เลือกช่องวันที่ ระยะเวลาเก็บรักษาของรายการจะเริ่มต้นจากค่าที่อยู่ในช่องวันที่ดังกล่าว
     4. เลือกวิธีดำเนินการกับไฟล์เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา
        • ล้างรายการที่ลบออกอย่างถาวรเท่านั้น ตัวเลือกนี้จะลบรายการที่ล้างออกจากโฟลเดอร์ถังขยะซึ่งหมดอายุแล้วออกโดยถาวร ผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงรายการดังกล่าวและไม่ต้องการจัดเก็บรายการนั้นๆ หากต้องการลบถาวรเฉพาะไฟล์ที่ล้างจากถังขยะของผู้ใช้แล้วเท่านั้น ให้เลือกตัวเลือกนี้
        • ล้างรายการทั้งหมดในไดรฟ์ของผู้ใช้ ซึ่งรวมถึงรายการที่ไม่ได้ลบออกถาวร ตัวเลือกนี้จะล้างรายการที่หมดอายุแล้วทั้งหมดออกถาวร ซึ่งรวมถึงรายการในโฟลเดอร์ไดรฟ์ของผู้ใช้ ทั้งนี้ระบบอาจล้างรายการที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ออกถาวรด้วย หากต้องการลบไฟล์ทั้งหมดอย่างถาวร รวมถึงไฟล์ที่ผู้ใช้ไม่ได้ลบ ให้เลือกตัวเลือกนี้

5. หากคุณกำหนดระยะเวลาไว้ ให้เลือกวิธีดำเนินการกับข้อมูลเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาเก็บรักษา ดังนี้

   • หากต้องการลบถาวรเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้ลบ ให้เลือกตัวเลือกแรก

   • หากต้องการลบข้อมูลทั้งหมดอย่างถาวร ให้เลือกตัวเลือกที่ 2 กฎนี้อาจลบทั้ง ข้อมูลที่ถูกลบและข้อมูลในไดรฟ์ของผู้ใช้ออกอย่างถาวร

     คำเตือน: หากคุณเปิดใช้กฎของ Meet โดยเฉพาะ ห้องนิรภัยจะอนุญาตให้ Meet ลบข้อมูลที่เก็บไว้เกินระยะเวลาเก็บรักษาออกจากระบบอย่างถาวรทันทีเมื่อบันทึกกฎ โดยข้อมูลเหล่านี้อาจรวมถึงไฟล์ที่ผู้ใช้ ต้องการเก็บไว้ ดังนั้น โปรดอย่าดำเนินการในขั้นตอนถัดไปจนกว่าจะแน่ใจว่าได้กำหนดค่ากฎไว้อย่างถูกต้องแล้ว

6. คลิกบันทึก ห้องนิรภัยจะขอให้ยืนยันว่าคุณเข้าใจผลที่จะเกิดจากกฎ ให้เลือกช่องนั้น แล้วคลิกยอมรับเพื่อบันทึกกฎ

   หมายเหตุ: การสนทนาใน Meet ที่ใช้แชทแบบต่อเนื่องจะถือเป็นพื้นที่ใน Chat และเป็นไปตามนโยบายของ Chat โปรดดูรายละเอียดที่หัวข้อเก็บรักษาข้อความ Google Chat ด้วยห้องนิรภัย

(ไม่บังคับ) เปิดใช้กฎการเก็บรักษาสำหรับ Meet โดยเฉพาะ

กฎการเก็บรักษาของไดรฟ์จะเก็บรักษาไฟล์บันทึกใน Meet จนกว่าคุณจะเปลี่ยนการตั้งค่าห้องนิรภัย และเปิดใช้กฎการเก็บรักษาของ Meet

หากต้องการใช้กฎการเก็บรักษาของ Meet กับบันทึกการประชุมใน Meet และบันทึกที่เกี่ยวข้องแทนกฎการเก็บรักษาของไดรฟ์ ให้ทำดังนี้

1. ลงชื่อเข้าใช้ vault.google.com
2. คลิกการเก็บรักษา การตั้งค่า
3. เลือกเก็บรักษาไว้ตามกฎของ Meetถัดจาก Meet
4. คลิกบันทึก