[Comptes professionnels] Guide des déclencheurs et des étapes dans Workspace Studio

Démarrer manuellement

Le flux démarre lorsque vous ou des compétences le déclenchez manuellement. Pour le configurer, déterminez les données à fournir lors de votre demande de démarrage. Ces données seront transformées en variables qui pourront être utilisées dans les étapes suivantes de votre flux.

Configuration :

1. Configurez jusqu'à 10 champs de saisie.
2. Attribuez un nom de donnée à chaque champ pour lui servir de libellé.

Facultatif :

Vous pouvez, si vous le souhaitez, définir une valeur par défaut que le flux utilisera, à moins que vous ne décidiez de la modifier lors de l'exécution.

Exemple : Vous pouvez créer un flux afin de générer rapidement un pitch deck produit pour un client spécifique. Démarrez le flux, saisissez le nom du client, et le pitch deck sera généré et enregistré dans Google Drive.

Si vous créez le flux du pitch deck comme dans l'exemple mentionné ci-dessus, vous pouvez configurer vos saisies comme ceci :

• Nom de la donnée : client cible, valeur par défaut : (laisser vide)
• Nom de la donnée : produit à présenter, valeur par défaut : Abonnement Cloud premium

Remarque : Les champs de saisie personnalisés sont générés sous forme de variables. Veillez à les inclure dans les étapes suivantes afin que le flux utilise les données que vous avez saisies. Par exemple, si vous ajoutez une action "Demander à Gemini", insérez le chip de variable [Client cible] dans votre prompt pour spécifier à qui s'adresse la présentation.

Pour exécuter l'exemple de flux ci-dessus une fois qu'il a été activé, déclenchez-le :

Dans Workspace Studio

1. Ouvrez le flux manuel.
2. En bas de l'écran, cliquez sur Exécuter .
3. Saisissez les valeurs par défaut.
4. Cliquez sur Démarrer .

Conseil : Ne laissez aucun champ vide.

Dans une autre application Workspace

1. Ouvrez le panneau latéral "Demander à Gemini" dans une application comme Gmail, Docs, Slides, Drive ou Docs.
2. Saisissez @ suivi du nom du flux.
3. Ajoutez les valeurs des données directement dans votre prompt.
4. Appuyez sur Entrée.

Selon un programme

[STARTER]

Le flux commence à une date et une heure spécifiques.

Exemple : vous pouvez recevoir chaque matin à 8h un message Google Chat personnel comportant un résumé généré par IA de vos e-mails non lus.

1. Définissez une date et une heure de début.
2. Choisissez une fréquence de répétition ("Tous les jours" ou "Toutes les semaines", par exemple).

Facultatif : définissez votre fuseau horaire.

Lorsqu'un utilisateur rejoint un espace

Le flux démarre lorsqu'un nouvel utilisateur rejoint un espace Google Chat dans lequel vous vous trouvez.

Exemple : Lorsqu'un nouveau membre rejoint votre espace "Équipe de projet", un e-mail de bienvenue incluant vos documents d'intégration standards est automatiquement rédigé.

Configuration :

Saisissez un ou plusieurs noms d'espaces spécifiques. Pour surveiller tous les espaces, laissez le champ "Espaces" vide.

Lorsque je reçois un e-mail

[STARTER]

Le flux démarre lorsqu'un nouvel e-mail arrive dans Gmail. Vous pouvez l'activer pour tous les e-mails ou pour certains d'entre eux.

Exemple : si vous recevez un e-mail d'un client important avec une pièce jointe, vous pouvez ajouter automatiquement la pièce jointe à un dossier Google Drive privé et rédiger une réponse de confirmation.

Important : Par défaut, ce déclencheur ignore les événements créés par d'autres flux, ce qui permet d'éviter qu'un flux tourne en boucle après l'envoi d'un e-mail. Si vous avez besoin qu'un flux démarre à partir d'un e-mail envoyé par un autre flux, cochez la case "Inclure les messages envoyés par des flux".

Pour commencer avec des e-mails spécifiques, vous pouvez définir des conditions :

• De/À : utilisez le champ "À" pour limiter les e-mails qui déclenchent le flux.
• Contient les mots/Ne contient pas : vous pouvez affiner votre déclencheur avec des mots ou expressions standards. Vous ne pouvez pas filtrer les résultats en fonction de libellés (par exemple, label:finance) ni de dates.
• L'objet contient
• Contient une pièce jointe
• Filtrer par taille d'e-mail
• Libellé d'e-mail

Remarque : Seuls les libellés Gmail par défaut sont disponibles. Les libellés personnalisés ne sont pas acceptés.

Lorsque je reçois un message de chat

[STARTER]

Le flux démarre lorsqu'un message est publié dans un espace Google Chat par des personnes spécifiques ou pour un type de conversation donné.

Exemple : si un message Chat contient le mot "urgent", une tâche de priorité élevée peut être créée automatiquement dans votre liste Google Tasks.

• Précisez les espaces et/ou les expéditeurs à surveiller.
• Utilisez des mots spécifiques pour filtrer les messages. Vous pouvez filtrer les messages avec les filtres "Correspondance exacte avec le texte" ou "Correspondre au texte avec des expressions régulières".
• Remarque : Pour créer des filtres de texte avancés, vous pouvez utiliser des expressions régulières.

Exemples d'expressions régulières :

• Pour trouver les messages qui commencent par "Urgent" : ^Urgent
• Pour trouver les messages qui se terminent par "Approuvé" : Approuvé$
• Pour trouver les messages qui contiennent le mot "Erreur" : Erreur
• Correspondance exacte (le message comprend uniquement "Oui") : ^Oui$

Lorsque je suis mentionné

[STARTER]

Le flux démarre lorsque vous êtes mentionné avec le symbole @ dans Google Chat.

Exemple : lorsque vous êtes mentionné avec le symbole @ dans un espace, vous pouvez créer automatiquement une tâche dans votre liste Google Tasks pour ne pas manquer la demande.

• Précisez les espaces à surveiller pour les mentions : si vous souhaitez surveiller tous les espaces dont vous êtes membre, laissez cette section vide.
• Personnes qui me mentionnent : pour que le flux s'exécute uniquement lorsqu'une personne spécifique vous mentionne, ajoutez son nom ou son adresse e-mail ici.

Lorsqu'une réaction emoji est ajoutée

[STARTER]

Le flux démarre lorsqu'un utilisateur réagit à un message avec un emoji spécifique dans Google Chat.

Exemple : lorsqu'une personne réagit à une demande d'approbation avec l'emoji 👍, il est possible d'ajouter automatiquement son nom et la date dans une nouvelle ligne d'une feuille de calcul privée.

1. Sélectionnez un ou plusieurs emoji de réaction à surveiller.
2. Facultatif : limitez le déclencheur à des espaces ou des utilisateurs spécifiques.

Lorsqu'une feuille est modifiée

[STARTER]

Le flux démarre lorsqu'une valeur indiquée dans une colonne ou une ligne spécifiques d'une feuille de calcul Google Sheets est modifiée. Conseil : Ce déclencheur est particulièrement bien adapté pour suivre des données spécifiques. Pour les configurations complexes, vous pouvez définir les colonnes et les lignes à surveiller afin de détecter les modifications.

Exemple : dans votre feuille de suivi de projet privée, lorsque la colonne "État" est définie sur "Terminé", la ligne peut être effacée automatiquement pour désencombrer le document.

1. Sélectionnez la feuille de calcul et l'onglet à surveiller.
2. Facultatif : définissez des conditions pour surveiller les modifications apportées à des colonnes ou des lignes spécifiques.

Conseil : Pour obtenir des résultats optimaux, veillez à ce que votre feuille de calcul comporte une ligne d'en-tête avec un nom unique pour chaque colonne.

Lorsqu'un élément est ajouté à un dossier

[STARTER]

Le flux démarre lorsqu'un fichier ou un sous-dossier est ajouté à un dossier spécifique dans Google Drive.

Exemple : lorsqu'un nouveau contrat au format PDF est ajouté au dossier "Contrats signés", une tâche peut être automatiquement créée pour que vous puissiez examiner le fichier.

Sélectionnez le dossier que vous souhaitez surveiller.

Lorsqu'un fichier est modifié

[STARTER]

Le flux démarre lorsque le contenu d'un fichier spécifique est modifié. Il ne démarre pas lorsqu'un fichier est renommé, déplacé ou commenté.

Exemple : lorsque votre plan de projet collaboratif est mis à jour, un bref résumé des modifications peut être enregistré automatiquement dans votre feuille de calcul de suivi privée.

Sélectionnez le fichier que vous voulez surveiller.

Lorsqu'un élément d'un dossier est modifié

[STARTER]

Le flux démarre lorsqu'un fichier d'un dossier sélectionné est modifié. Cela ne concerne pas les fichiers situés dans des sous-dossiers.

Exemple : lorsqu'un utilisateur modifie un document dans votre dossier "Ressources partagées", un rappel est créé automatiquement dans Google Tasks pour vous permettre d'examiner les modifications.

Sélectionnez le dossier contenant les fichiers que vous souhaitez surveiller.

D'après une réunion

[STARTER]

Le flux démarre à une heure définie avant ou après un événement Google Agenda.

Exemple : 15 minutes avant le début de chaque réunion, vous pouvez recevoir une notification personnelle dans Google Chat contenant un lien vers le document présentant l'ordre du jour de la réunion.

1. Sélectionnez une réunion spécifique dans le menu déroulant ou Chaque réunion.
2. Définissez un horodatage en minutes ou en heures.
3. Choisissez si le flux doit s'exécuter Avant la réunion ou Après la réunion.

À réception d'une réponse à un formulaire

[STARTER]

Le flux démarre lorsqu'une nouvelle réponse est envoyée à un formulaire Google Forms.

Exemple : lorsqu'un utilisateur envoie un formulaire d'assistance, vous pouvez utiliser "Demander à Gemini" pour rédiger automatiquement un e-mail de réponse à sa question spécifique, que vous pouvez ensuite examiner et envoyer.

Les formulaires anonymes et non anonymes sont acceptés.

1. Sélectionnez le formulaire que vous souhaitez surveiller.
2. Facultatif : cochez la case pour exécuter le flux lorsqu'une réponse est modifiée.

Lorsque les résultats de la réunion sont prêts

[STARTER]

Le flux démarre lorsqu'une transcription de la réunion ou des notes générées par Gemini sont prêtes.

Exemple : lorsque la transcription d'une réunion est prête, vous pouvez résumer le texte avec Gemini, créer des tâches à partir des actions à effectuer et rédiger automatiquement un e-mail de suivi à envoyer aux participants.

1. Sélectionnez une option pour démarrer le flux :
   • Transcription
   • Notes de Gemini
2. Sous "Réunions", sélectionnez l'une des options suivantes :
   • Toutes les réunions
   • Réunions que vous avez organisées
   • Réunions spécifiques : commencez à saisir le nom d'une réunion dans votre agenda, puis sélectionnez le nom complet lorsqu'il s'affiche. Vous pouvez ajouter plusieurs réunions. Pour les réunions récurrentes, le flux s'exécute pour chaque occurrence.

Demander à Gemini

[STEP]

Utilisez un prompt personnalisé pour demander à Gemini de générer du texte, obtenir des réponses ou transformer des informations provenant d'étapes précédentes du flux.

Exemple : lorsqu'un e-mail comporte une question complexe, vous pouvez utiliser "Demander à Gemini" et un document interne pour rédiger automatiquement un e-mail de réponse, que vous examinerez avant de l'envoyer.

1. Saisissez un prompt : rédigez les instructions pour Gemini. Pour inclure des informations provenant d'une étape précédente, comme l'objet ou l'expéditeur d'un e-mail, cliquez sur + Variables.
2. Sources que Gemini peut utiliser : sélectionnez les sources auxquelles Gemini doit accéder pour obtenir des informations. Vous pouvez choisir entre "Toutes les sources" (recherche sur le Web ou Workspace) ou "Sources spécifiques".
3. Format de la réponse : choisissez "Texte" ou "Liste" pour sélectionner la façon dont la réponse de Gemini s'affichera. Si vous sélectionnez "Liste", vous pouvez utiliser chaque élément un par un avec une étape "Répéter pour chaque".

Demander à un Gem

[STEP]

Utilisez un agent IA spécialisé pour une tâche spécifique, comme trouver des idées ou rédiger un texte.

Exemple : vous pouvez soumettre de nouveaux rédigés documents à un Gem dédié pour générer des idées et les consigner automatiquement dans vos notes personnelles.

1. Sélectionnez un Gem : choisissez l'un des Gems prédéfinis, comme "Brainstorming" ou "Rédaction de contenu". Pour créer votre propre Gem, vous pouvez également cliquer sur "Créer ou modifier des Gems".
2. Saisissez un prompt : fournissez des instructions spécifiques au Gem sélectionné. Pour ajouter du contexte provenant d'étapes précédentes, cliquez sur + Variables.
3. Sources que Gemini peut utiliser : sélectionnez les sources auxquelles Gemini doit accéder pour obtenir des informations ("Toutes les sources" ou "Sources spécifiques").

Décider

[STEP]

Utilisez Gemini pour analyser du contenu et prendre une décision simple pour une question de type "vrai ou faux". Vous pouvez utiliser cette décision pour contrôler le flux avec une étape "Vérifier si".

Exemple : vous pouvez analyser les e-mails entrants pour déterminer s'ils contiennent des tâches. Si c'est le cas, vous utilisez une étape ultérieure pour ajouter automatiquement un libellé "Action à effectuer" dans Gmail.

Saisissez un prompt : rédigez la question à laquelle vous souhaitez que Gemini réponde par "vrai" ou "faux". Vous pouvez utiliser des décisions prédéfinies comme "Est urgent" ou "Réponse requise".

Extraire

[STEP]

Demandez à Gemini d'extraire des informations spécifiques à partir d'un contenu, comme un e-mail ou un document.

Exemple : lorsqu'une facture est envoyée, extraire automatiquement le numéro de commande et le coût total, puis les ajouter directement à votre feuille de calcul de suivi privée.

• Contenu à analyser : pour sélectionner le contenu d'une étape précédente que vous souhaitez que Gemini analyse, utilisez + Variables.
• Éléments à extraire : sélectionnez des éléments prédéfinis ou ajoutez vos propres noms et descriptions de contenu personnalisé que Gemini doit trouver.

Résumer les e-mails non lus

[STEP]

Obtenez un résumé généré par IA de vos e-mails importants non lus. Vous pourrez partager ce résumé avec vous-même ou d'autres personnes lors d'une étape ultérieure.

Exemple : vous pouvez obtenir un résumé quotidien des e-mails non lus envoyés par des personnes clés et une notification de chat pour en prendre rapidement connaissance.

Période du résumé : sélectionnez la période que vous souhaitez récapituler, par exemple "Aujourd'hui (00h00)", "Hier", "7 derniers jours" ou "30 derniers jours".

Résumer

[STEP]

Générez un résumé du contenu d'un document, d'une réunion, d'un e-mail ou d'autres sources avec Gemini. Vous pourrez ensuite partager ce résumé dans une étape ultérieure.

Exemple : vous pouvez résumer automatiquement les newsletters hebdomadaires envoyées dans votre boîte de réception et stocker ces résumés dans un document Google Docs privé pour les lire quand vous le souhaitez.

Important : Cette étape résume le contenu que vous lui fournissez, comme le corps d'un e-mail ou le texte d'un document. Elle ne peut pas résumer de manière indépendante tous les messages non lus dans un espace Google Chat.

Éléments à résumer : choisissez la source du contenu que vous souhaitez que Gemini résume. Deux options principales s'offrent à vous :

• Utiliser les données de votre flux : pour sélectionner du contenu provenant de votre déclencheur ou d'une étape précédente, cliquez sur + Variables.
• Sélectionner un fichier spécifique : choisissez un élément, comme un document Google Docs, directement dans le menu déroulant.

Créer avec Gemini (bêta)

Demandez à Gemini de créer un document dans Google Docs ou une présentation dans Google Slides en fonction de vos instructions.

Exemple : Convertissez une feuille de suivi de projet hebdomadaire en présentation soignée pour vos parties prenantes.

Configuration :

1. Cliquez sur Créer avec Gemini.
2. Sous "Type de contenu", sélectionnez Document ou Présentation.
   1. Saisissez un prompt : utilisez le langage naturel pour indiquer le type de document ou de présentation que vous souhaitez créer avec le flux. Par exemple : "Crée une présentation résumant les décisions prises lors de la réunion." Facultatif : ajoutez un lien vers un document ou une présentation dans votre prompt pour l'utiliser comme modèle afin que le résultat corresponde aux couleurs et aux polices de votre entreprise.
   2. Sources que Gemini peut utiliser : sélectionnez les sources auxquelles Gemini doit accéder pour obtenir des informations. Vous pouvez sélectionner, au choix :
      • Toutes les sources, puis cocher l'une des options suivantes ou les deux :
        • Recherche Web pour autoriser Gemini à effectuer des recherches sur le Web
        • Contenus Workspace auxquels vous avez accès
      • Sources spécifiques, puis sélectionnez des fichiers Drive spécifiques dans votre dossier Drive.
3. Destination du résultat : le résultat sera automatiquement généré sous la forme d'un document ou d'une présentation dans Drive disponible sous "Mon Drive".

Remarque : Pour recevoir une notification de chat lorsque le document est prêt :

1. Ajoutez une étape "M'envoyer une notification dans Chat".
2. Cliquez sur + Variables.
3. Sélectionnez Créer avec Gemini.
4. Cliquez sur Lien vers le contenu de Gemini.

Deep Research (alpha)

Demandez à Gemini d'effectuer une analyse complète et multisource, et de générer des rapports directement lors de l'exécution d'un flux.

Deep Research suit un workflow agentique. Pendant que vous vous concentrez sur d'autres tâches, il élabore un plan de recherche, récupère les données existantes et fournit un document Google Docs prêt à l'emploi en arrière-plan.

Exemple : Utilisez Gemini Deep Research sur un lead entrant. Découvrez ce que le public pense de son entreprise.

Configuration :

1. Ajoutez une étape Deep Research.
   1. Saisissez un prompt : utilisez des variables ou du texte pour définir le sujet de recherche. Par exemple : "Fais des recherches sur l'entreprise mentionnée dans cet e-mail entrant".
   2. Sélectionnez les sources que Gemini peut utiliser : les deux options sont activées par défaut :
      • Recherche Web pour autoriser Gemini à effectuer des recherches sur le Web
      • Contenus Workspace auxquels vous avez accès
2. Destination du résultat : le résultat sera automatiquement généré sous la forme d'un document Google Docs dans Drive. Vous le trouverez sous "Mon Drive". Vous recevrez également une notification par e-mail lorsque le document sera prêt.

Remarque : Pour recevoir une notification de chat lorsque le document est prêt :

1. Ajoutez une étape "M'envoyer une notification dans Chat".
2. Cliquez sur + Variables.
3. Sélectionnez Deep Research.
4. Cliquez sur Lien vers le rapport Deep Research.

Vérifier si

[STEP]

Poursuivez le flux uniquement si des conditions spécifiques sont remplies. Cela vous permet d'intégrer une logique conditionnelle à votre flux.

Exemple : si l'objet d'un e-mail contient le mot "Facture", ajouter la pièce jointe à votre dossier privé "Finances" dans Google Drive.

Définissez la condition : créez une règle. Pour ce faire :

1. Choisissez une variable à partir d'une étape précédente.
2. Sélectionnez un opérateur, comme "contient" ou "commence par".
3. Saisissez le texte ou la valeur à comparer. Vous pouvez ajouter plusieurs conditions avec "ET" ou "OU".

Filtrer une liste

[STEP]

Traitez uniquement certains éléments d'une liste générée lors d'une étape précédente.

Exemple : si un e-mail comporte plusieurs pièces jointes, vous pouvez filtrer automatiquement la liste pour n'enregistrer que les fichiers dont le nom contient ".pdf".

Appliquer le filtre à : pour sélectionner la liste d'une étape précédente que vous souhaitez filtrer, utilisez + Variables.

Répéter pour chaque

[STEP]

Permet à un flux de traiter chaque élément d'une liste un par un.

Exemple (traitement par lot) : un e-mail personnalisé peut être rédigé pour chaque personne listée dans une feuille de calcul.

1. Ajoutez une étape "Répéter pour chaque".
2. Identifiez une liste d'éléments. Sélectionnez une variable de liste à partir du déclencheur ou de l'étape précédente.
3. Ajoutez des sous-étapes dans le bloc de boucle. Choisissez une variable dans le menu "Répéter pour chaque" afin de choisir les éléments de liste auxquels appliquer votre action.

Astuce : Avant d'ajouter une étape "Répéter pour chaque", ajoutez une étape "Demander à Gemini" pour créer une liste d'éléments. Veillez à bien sélectionner "Liste" pour le format de réponse.

Bloquer du temps

[STEP]

Créez une réunion dans Google Agenda.

Exemple : chaque fois qu'un membre de votre équipe envoie un document de spécifications produit par e-mail, un certain temps est bloqué dans votre agenda Google pour l'examiner.

• Titre : saisissez un nom pour l'événement.
• Date de début : sélectionnez la date de début de l'événement.
• Heure de début : sélectionnez l'heure à laquelle l'événement commence.
• Durée : sélectionnez la durée de l'événement. Vous pouvez définir une durée de 15 minutes à 4 heures, par incréments de 15 minutes.
• Répéter : sélectionnez la fréquence de l'événement (Une seule fois, Tous les jours, Toutes les semaines, Tous les mois, Tous les ans).
• Description de l'événement : saisissez les détails de l'événement.
• Fuseau horaire : sélectionnez le fuseau horaire de l'événement.

Configurer une réunion

Créez un événement dans Google Agenda.

Exemple : lorsqu'un nouveau prospect s'inscrit via un formulaire, une réunion d'introduction de 30 minutes est automatiquement programmée dans votre agenda.

Configuration :

• Titre, date, heure : définissez les détails de l'événement.
• Invités : renseignez les adresses e-mail des personnes conviées à la réunion.
• Description : ajoutez toute information utile, comme l'ordre du jour de la réunion ou le lien pour la visioconférence. Pour insérer des informations personnalisées, comme le nom de la personne qui a envoyé le formulaire, cliquez sur + Variables.

Ajouter des invités à une réunion

Ajoutez un ou plusieurs participants à un événement Google Agenda.

Exemple : si un membre de l'équipe est ajouté à un espace de projet dans Chat, vous pouvez l'ajouter automatiquement à la prochaine réunion d'équipe hebdomadaire dans l'agenda.

Configuration :

• Réunion : sélectionnez la réunion pour laquelle vous souhaitez ajouter des invités ou utilisez + Variables pour en choisir une provenant d'une autre étape.
• Invités à ajouter : saisissez les adresses e-mail des nouveaux participants ou utilisez + Variables pour utiliser des adresses e-mail provenant d'une autre étape.

M'envoyer une notification dans Chat

Envoyez-vous un message de notification privé dans Google Chat. Les messages sont envoyés dans une application Chat nommée d'après le flux.

Exemple : Recevoir une notification personnelle chaque fois que vous recevez un e-mail d'un client spécifique.

Configuration :

• Message : rédigez le message de notification que vous souhaitez recevoir.
  • Astuce : Pour améliorer le style du texte, les listes et les blocs de code, utilisez Markdown.

Remarque : Si vous incluez une variable telle que [adresse e-mail de l'expéditeur] dans le message, elle s'affichera en texte brut. Elle ne deviendra pas une @mention cliquable et aucune notification ne sera envoyée à cette personne.

Envoyer un message

Envoyez un message privé à une ou plusieurs personnes dans Google Chat.

Exemple : Lorsqu'une réunion est créée dans votre agenda, envoyer aux participants un message privé avec un lien vers l'ordre du jour.

Configuration :

• À : saisissez le nom ou l'adresse e-mail des destinataires.
• Message : rédigez votre message. Pour insérer des informations personnalisées, telles que le nom de la réunion, cliquez sur + Variables.
  • Astuces :
    • Le champ "À" permet de contrôler qui reçoit les notifications. Les adresses e-mail que vous ajoutez dans le champ "Message" ne recevront pas de notification.
    • Pour améliorer le style du texte, les listes et les blocs de code, utilisez Markdown.

Publier dans un espace

Publiez automatiquement un message dans un espace Google Chat spécifique.

Exemple : Lorsqu'un fichier est ajouté au dossier "Projet Alpha" dans Google Drive, un message avec un lien vers le fichier est publié dans l'espace "Équipe du projet Alpha".

Configuration :

1. Espace : sélectionnez l'espace Google Chat dans lequel vous souhaitez publier le message.
2. Message : saisissez le contenu du message que vous souhaitez publier. Pour insérer des informations personnalisées, comme le nom du nouveau fichier, utilisez + Variables.
   • Astuce : Pour améliorer le style du texte, les listes et les blocs de code, utilisez Markdown.
3. Envoyer une notification aux membres de l'espace dont les adresses e-mail figurent dans le message : cochez cette case si vous souhaitez convertir les adresses e-mail incluses dans le message en @mentions cliquables qui envoient une notification aux utilisateurs.
   • Important : Un utilisateur n'est averti que s'il est déjà membre de l'espace sélectionné. Si une personne n'est pas membre de l'espace, son adresse e-mail est tout de même convertie en chip, mais elle ne recevra aucune notification et ne sera pas ajoutée à l'espace.

Répondre à un message

Envoyez une réponse automatique à un message ou à un fil de discussion dans Google Chat.

Important : Pour des raisons de sécurité, cette étape nécessite votre approbation si l'exécution inclut des personnes externes à votre organisation.

Exemple : Lorsqu'un utilisateur pose une question dans un espace dédié à votre projet, utiliser Gemini pour générer une réponse à partir de votre documentation et répondre automatiquement.

Configuration :

1. Message auquel répondre : sélectionnez le message spécifique auquel vous souhaitez répondre. Pour sélectionner une variable de message à partir de votre déclencheur ou d'une étape précédente, cliquez sur + Variables.
2. Message : saisissez le contenu de votre réponse. Pour insérer du contenu dynamique provenant des étapes précédentes, comme du texte généré par IA ou des informations sur l'expéditeur, cliquez sur + Variables.
   • Astuce : Pour améliorer le style du texte, les listes et les blocs de code, utilisez Markdown.
3. Mode de réponse :
   • Répondre dans un fil de discussion : publiez la réponse directement dans le fil de discussion existant.
   • Citer dans la réponse : citez le message d'origine dans votre réponse.
4. Facultatif : Envoyer une notification aux membres de l'espace dont les adresses e-mail figurent dans le message : cochez cette case si nécessaire.

Créer un document

Créez automatiquement un document.

Exemple : au début de chaque semaine, vous pouvez créer un document à partir d'un modèle pour les notes de réunion hebdomadaires de l'équipe.

Configuration :

• Nom du nouveau document : indiquez le nom du nouveau document ou cliquez sur + Variables pour utiliser un nom basé sur une autre étape.
• Contenu à ajouter (facultatif) : ajoutez un premier texte ou contenu au document.
• Emplacement du nouveau document : choisissez le dossier Google Drive dans lequel vous voulez enregistrer le document.

Ajouter à un document

Ajoutez du texte ou du contenu au début ou à la fin d'un document Google Docs.

Exemple : pour consigner dans un journal les demandes d'assistance au quotidien, ajoutez automatiquement un résumé de chaque nouvelle demande à la fin d'un document intitulé "Demandes du jour".

Configuration :

• Document à modifier : Cliquez sur + Document pour sélectionner un fichier dans Drive, ou choisissez un ID de document ou un lien vers un document issu d'une étape précédente.
• Où ajouter le nouveau contenu : sélectionnez "Avant tout le contenu existant" ou "Après le contenu existant".
• Contenu à ajouter : saisissez votre texte. Pour insérer des informations dynamiques à partir de votre déclencheur, cliquez sur + Variables.

Ajouter les pièces jointes des e-mails à Drive

Important : Les liens Drive, par exemple les notes Gemini, ne sont pas considérés comme des pièces jointes et ne seront pas transférés vers Drive.

Enregistrez automatiquement les pièces jointes d'un e-mail dans un dossier spécifique de Google Drive.

Exemple : lorsque vous recevez un e-mail de votre équipe comptable avec une pièce jointe au format PDF, vous pouvez enregistrer celle-ci automatiquement dans votre dossier "Reçus" dans Drive.

Configuration :

• Emplacement des pièces jointes : choisissez un emplacement dans Drive, ou sélectionnez une variable d'ID ou de lien issue d'une étape précédente.
• Pièces jointes Gmail : cliquez sur + Variables. Sélectionnez ensuite Liste complète – Pièces jointes.

Créer un dossier

Créez automatiquement un dossier dans Google Drive.

Exemple : lorsque vous créez un projet dans votre outil de gestion de projets, un dossier peut être créé automatiquement dans Google Drive.

Configuration :

• Nom du dossier : spécifiez le nom du nouveau dossier ou cliquez sur + Variables pour le nommer à l'aide d'informations provenant d'une étape précédente. Si un dossier portant le même nom existe à l'emplacement sélectionné, le dossier existant sera utilisé.
• Emplacement du nouveau dossier : choisissez l'emplacement du nouveau dossier dans votre Drive.

Copier un fichier ou un dossier

Créez automatiquement une copie d'un fichier ou d'un dossier dans Google Drive. Vous pouvez le renommer et l'enregistrer dans un nouvel emplacement.

• Pour des raisons de sécurité, cette étape nécessite votre approbation si l'exécution inclut des personnes externes à votre organisation.
• Les dossiers à copier peuvent contenir jusqu'à 50 éléments et trois niveaux de dossiers imbriqués.

Exemple : Lorsqu'un nouveau flux d'intégration client démarre, créer automatiquement une copie de votre dossier de de projet type et le placer dans le dossier Google Drive dédié au client.

Configuration :

1. À copier : indiquez si vous souhaitez copier un fichier ou un dossier.
2. Sélectionner le fichier à copier ou Sélectionner le dossier à copier : pour sélectionner le fichier ou le dossier que vous souhaitez copier, cliquez sur Drive.
3. Dossier de destination : pour sélectionner le dossier Google Drive dans lequel enregistrer la copie, cliquez sur Drive.
4. Facultatif : Renommer un fichier ou un dossier Drive : saisissez un nom personnalisé pour la copie. Pour insérer du texte dynamique, tapez @ ou cliquez sur + Variables. Si vous laissez ce champ vide, la mention "Copie de" sera automatiquement ajoutée devant le nom d'origine.

Déplacer des fichiers ou des dossiers

Déplacez automatiquement un fichier ou un dossier vers une nouvelle destination dans Google Drive.

Important : Pour des raisons de sécurité, cette étape nécessite votre approbation si l'exécution inclut des personnes externes à votre organisation.

Exemple : Lorsqu'un projet est marqué comme "Terminé" dans votre outil de suivi, déplacer automatiquement le dossier du projet de votre dossier actuel vers un dossier "Projets archivés" dans Google Drive.

Configuration :

1. Éléments à déplacer : spécifiez le fichier ou le dossier à déplacer. Pour sélectionner une variable d'ID ou de lien à partir d'un déclencheur ou d'une étape précédente, cliquez sur + Variables.
2. Emplacement de destination : sélectionnez le dossier de destination dans Google Drive :
   • Pour parcourir et sélectionner un dossier, cliquez sur Drive.
   • Pour sélectionner une variable d'ID ou de lien à partir d'une étape précédente, cliquez sur + Variables.

Rédiger un e-mail

[STEP]

Rédigez automatiquement une réponse à un e-mail pour pouvoir l'examiner et l'envoyer plus tard.

Exemple : lorsque des clients vous posent les mêmes questions de routine, rédigez automatiquement, en vous appuyant sur des documents existants, des réponses que vous pouvez examiner et envoyer plus tard.

Message : rédigez le brouillon de réponse. Pour inclure du contenu provenant de l'e-mail d'origine, utilisez + Variables.

Ajouter ou supprimer des libellés

[STEP]

Pour organiser votre boîte de réception, ajoutez ou supprimez automatiquement des libellés dans les e-mails Gmail.

Exemple : vous pouvez appliquer automatiquement le libellé "Action à effectuer" à des messages entrants spécifiques au lieu de les organiser manuellement.

• Libellé(s) : sélectionnez un ou plusieurs libellés à ajouter à l'e-mail ou à supprimer de celui-ci.
• Libellés optimisés par l'IA (facultatif) : activez cette option pour que Gemini n'applique les libellés sélectionnés que si le contenu du message correspond à la description du libellé.

Remarque : Seuls 50 libellés s'affichent.

Marquer comme lu ou non lu

[STEP]

Modifiez l'état de lecture d'un e-mail.

Exemple : si un e-mail provient d'un expéditeur spécifique et comporte une pièce jointe, vous pouvez enregistrer cette pièce jointe dans un dossier Drive privé, puis marquer automatiquement l'e-mail comme lu.

Cette étape s'applique automatiquement à l'e-mail de votre déclencheur.

Activer ou désactiver le suivi d'un e-mail

[STEP]

Activez ou désactivez le suivi d'un e-mail.

Exemple : vous pouvez activer automatiquement le suivi d'un e-mail dont l'objet contient le mot "urgent".

Cette étape s'applique automatiquement à l'e-mail de votre déclencheur.

Archiver un e-mail

[STEP]

Archivez un e-mail présent dans votre boîte de réception.

Exemple : après qu'un flux a enregistré dans Google Drive une facture transmise en pièce jointe, vous pouvez utiliser cette étape pour archiver l'e-mail d'origine afin de désencombrer la boîte de réception.

E-mail à archiver : indique au flux quel est l'e-mail à archiver. Ce champ devrait déjà contenir la variable de l'ID d'e-mail de votre déclencheur. S'il est vide, cliquez sur + Variables et sélectionnez l'e-mail que vous souhaitez archiver.

M'avertir par e-mail

[STEP]

Envoyez-vous un e-mail dans Gmail.

Exemple : lorsqu'un flux détermine qu'un nouveau message Chat est important, vous pouvez utiliser cette étape pour vous envoyer les détails par e-mail afin de ne pas passer à côté.

• Objet : définissez l'objet de l'e-mail.
• Message : rédigez le corps de l'e-mail. Cliquez sur + Variables pour insérer du contenu dynamique provenant des étapes précédentes, comme le nom de l'expéditeur ou le texte du message.

Envoyer un e-mail

Gérez la rédaction et l'envoi automatique de nouveaux e-mails directement depuis votre compte Gmail.

Exemple : lorsqu'un nouvel utilisateur envoie un formulaire de contact, vous pouvez lui envoyer automatiquement un e-mail de confirmation depuis votre adresse.

Configuration :

• À/Cc/Cci : spécifiez les destinataires de l'e-mail.
• Objet : définissez l'objet de l'e-mail.
• Message : rédigez l'e-mail. Pour insérer des informations personnalisées, comme le nom de la personne qui a envoyé le formulaire, cliquez sur + Variables.

Envoyer une réponse

Envoyez automatiquement une réponse à un fil de discussion existant dans Gmail.

Important : Pour des raisons de sécurité, cette étape nécessite votre approbation si l'exécution inclut des personnes externes à votre organisation.

Exemple : Lorsque vous recevez une demande client par e-mail, utiliser Gemini pour résumer le problème et envoyer automatiquement une réponse pour confirmer la réception et fournir des ressources utiles.

Configuration :

1. E-mail auquel répondre : sélectionnez l'e-mail auquel vous souhaitez répondre. Pour sélectionner la variable d'e-mail à partir de votre déclencheur ou d'une étape précédente, cliquez sur + Variables.
2. Message : rédigez le corps de votre réponse. Pour insérer des détails dynamiques, comme le nom de l'expéditeur ou le contenu généré lors des étapes précédentes, tapez @ ou cliquez sur + Variables.
3. Options de réponse :
   • Répondre à l'expéditeur : envoie la réponse uniquement à l'expéditeur d'origine.
   • Répondre à tous : envoie la réponse à tous les participants au fil de discussion.
4. Facultatif : Pour ajouter des adresses e-mail dynamiques, cliquez sur + Variables.
   • Cc : ajoutez d'autres destinataires en copie à la réponse.
   • Cci : ajoutez des destinataires en copie cachée à la réponse.

Demander à Gemini Notebook

[STEP]

Envoyez un prompt à un notebook spécifique pour générer des résumés, répondre à des questions ou obtenir des insights basés sur les sources de ce notebook.

Exemple : lorsqu'un utilisateur pose une question technique, vous pouvez rédiger un e-mail d'assistance en vous appuyant sur les informations validées dans votre notebook "Manuel du produit et questions fréquentes".

• Notebook : sélectionnez le notebook spécifique que vous souhaitez interroger.
• Saisissez un prompt : rédigez les instructions ou la question auxquelles vous souhaitez que Gemini Notebook réponde. Pour inclure du contenu à analyser, cliquez sur + Variables.

Remarque : Les sources que vous importez et sélectionnez pour le notebook déterminent toutes les réponses. Cette étape fournit des réponses textuelles, mais n'accepte pas les citations.

Ajouter une source à Gemini Notebook

Ajoutez automatiquement du contenu en tant que nouvelle source à un notebook spécifique. Votre notebook est alors mis à jour avec de nouvelles informations sur lesquelles vous pourrez poser des questions ultérieurement.

Exemple : Lorsqu'un nouveau rapport est importé dans un dossier Google Drive, en extraire le texte et l'ajouter comme nouvelle source à votre notebook "Étude de marché hebdomadaire".

Configuration :

• Notebook : sélectionnez le notebook spécifique que vous souhaitez mettre à jour dans la liste déroulante.
• Type d'entrée : sélectionnez le format des informations que vous ajoutez. Plusieurs options sont disponibles :
  • Contenu copié
  • Lien Drive
  • Web
  • Lien YouTube
• Contenu copié ou URL source : vous pouvez ajouter le texte de votre choix en fonction de l'entrée que vous souhaitez sélectionner. Pour insérer du contenu dynamique, cliquez sur "+ Variables". Cela inclut le texte extrait d'un fichier .pdf ou le corps d'un e-mail.

Remarque : La source est ajoutée rapidement, mais l'indexation du contenu pour le notebook prend quelques minutes.

Ajouter une ligne

Ajoutez une ligne de données à une feuille de calcul Google Sheets spécifique.

Exemple : lorsqu'une nouvelle réponse est envoyée via un formulaire Google Forms, vous pouvez ajouter les informations de la personne qui l'a envoyée dans une nouvelle ligne d'une feuille de suivi des leads.

Configuration :

• Sélectionnez une feuille de calcul : choisissez la feuille de calcul et l'onglet Google Sheets spécifiques auxquels vous souhaitez ajouter une ligne.
• Ajoutez une ligne : spécifiez si vous souhaitez l'ajouter "Avant tout le contenu existant" ou "Après le contenu existant".

Modifier les lignes

Recherchez et modifiez une ou plusieurs lignes d'une feuille de calcul Google Sheets qui correspondent à certains critères.

Exemple : dans une feuille de suivi de projet, lorsqu'une tâche est terminée, vous pouvez rechercher la ligne correspondant à son nom et définir la colonne "État" sur "Terminé".

Configuration :

• Sélectionnez une feuille de calcul : choisissez la feuille de calcul et l'onglet Google Sheets dans lesquels vous souhaitez modifier les lignes. Pour de meilleurs résultats, assurez-vous que votre feuille de calcul comporte une ligne d'en-tête avec des noms uniques pour chaque colonne.
• Conditions : définissez une ou plusieurs conditions pour identifier les lignes à mettre à jour.
• Modifiez les valeurs : spécifiez les nouvelles valeurs pour les colonnes que vous souhaitez modifier.

Effacer les lignes

Supprimez le contenu de toutes les lignes qui remplissent une condition spécifique.

Exemple : Dans une feuille "Tâches quotidiennes", vous pouvez effacer automatiquement toutes les lignes dont l'état est défini sur "Terminé" à la fin de chaque journée.

Configuration :

• Sélectionnez une feuille de calcul : choisissez la feuille de calcul et l'onglet Google Sheets spécifiques dont vous souhaitez effacer certaines lignes.
• Conditions : définissez les critères permettant d'identifier les lignes à effacer.

Obtenir le contenu de la feuille

[STEP]

Récupérez les données d'une feuille de calcul Google Sheets pour les utiliser dans une étape ultérieure de votre flux.

Exemple : vous pouvez obtenir la liste des noms de vos prochains projets à partir d'une feuille privée pour les utiliser dans une étape "Créer un dossier" afin de structurer automatiquement votre Google Drive personnel.

• Sélectionnez une feuille : choisissez la feuille de calcul et l'onglet Google Sheets spécifiques à partir desquels vous souhaitez obtenir des données.
• Lignes et colonnes : spécifiez la plage de données que vous souhaitez récupérer.

Créer une tâche

[STEP]

Créez une tâche dans Google Tasks. Les nouvelles tâches sont automatiquement ajoutées à votre liste de tâches principale dans Google Tasks.

Exemple : si vous activez le suivi d'un e-mail important dans Gmail, une tâche peut être créée automatiquement pour vous rappeler d'y donner suite.

• Titre de la tâche : définissez le nom de la tâche.
• Détails de la tâche : ajoutez des commentaires ou des informations utiles concernant la tâche.
• Date : vous pouvez définir une date limite pour la tâche.

Intégration d'Asana (alpha)

[STEP]

Créez des projets, des sections, des tâches et des sous-tâches dans Asana.

Exemple : lorsque vous ajoutez le libellé "Demande de fonctionnalité" à un e-mail dans Gmail, une tâche peut être automatiquement créée dans votre projet privé "À faire" dans Asana.

• Sélectionnez l'étape spécifique concernée, par exemple "Créer une tâche" ou "Créer un projet".
• Configurez les champs obligatoires, tels que le projet Asana, le nom de la tâche et la description.

Intégration de Confluence (alpha)

[STEP]

Créez des pages dans Confluence.

Exemple : à la fin d'un projet, vous pouvez utiliser un flux pour résumer les documents clés et créer une page de notes personnelles dans Confluence.

• Espace : sélectionnez l'espace Confluence.
• Titre : saisissez le titre de la nouvelle page.
• Contenu : ajoutez le contenu de la page à l'aide de variables provenant des étapes précédentes.

Intégration de Jira (alpha)

[STEP]

Créez des problèmes et des commentaires sur les problèmes dans Jira.

Exemple : lorsque vous recevez un e-mail contenant un "rapport de bug", vous pouvez créer automatiquement un problème dans votre tableau Jira personnel.

• Projet Jira : sélectionnez le projet dans lequel le problème sera créé.
• Type de problème : choisissez le type de problème, par exemple "Bug" ou "Tâche".
• Résumé et description : fournissez les détails concernant le problème Jira.

Intégration Mailchimp (alpha)

[STEP]

Gérez les abonnés et les campagnes dans Mailchimp.

Exemple : lorsqu'un contact est ajouté à votre feuille de calcul Google Sheets privée, vous pouvez l'ajouter automatiquement en tant qu'abonné à votre audience Mailchimp.

• Audience : sélectionnez votre liste d'audience Mailchimp.
• Informations sur l'abonné : fournissez les informations requises, comme l'adresse e-mail.

Intégration Slack (alpha)

[STEP]

Effectuez des tâches dans votre espace de travail Slack.

Exemple : lorsqu'un fichier est ajouté à un dossier Google Drive, vous pouvez vous envoyer un message privé à vous-même dans Slack.

• Chaîne/Utilisateur : sélectionnez la chaîne ou l'utilisateur spécifiques à qui vous souhaitez envoyer un message.
• Message : saisissez le contenu du message que vous souhaitez envoyer.

Déclencheurs et étapes personnalisés

Découvrez comment créer et utiliser des déclencheurs et des étapes personnalisés dans les flux.