ตั้งค่าห้องนิรภัยสำหรับองค์กร

ตั้งข้อกำหนดและคำแนะนำ

• คุณต้องเป็นผู้ดูแลระบบขั้นสูงของ Google Workspace ในองค์กรจึงจะทำตามขั้นตอนในคู่มือนี้ได้
• หากต้องการเป็นผู้ดูแลระบบห้องนิรภัย คุณต้องมีใบอนุญาต Google Workspace ที่มี Google ห้องนิรภัย ในกรณีที่ใบอนุญาต Google Workspace ที่มีอยู่นั้นไม่มีห้องนิรภัย คุณจะต้องซื้อใบอนุญาตส่วนเสริม Google ห้องนิรภัย ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ส่วนเสริมของ Google ห้องนิรภัย
• ยืนยันว่าองค์กรไม่ได้จัดการ พื้นที่เก็บข้อความแชทและอีเมล หากกำหนดค่าให้ฟีเจอร์นี้ลบข้อความโดยอัตโนมัติ การทำงานลักษณะนี้จะแทรกแซงกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัย ลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบและ เปลี่ยนการตั้งค่านี้เป็นไม่ต้องลบอีเมลและข้อความแชท โดยอัตโนมัติ
• โปรดพิจารณาเปิดใช้พื้นที่เก็บข้อความแบบครอบคลุม ผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Google อาจส่งอีเมลในนามของผู้ใช้ การตั้งค่านี้ช่วยให้มั่นใจว่าระบบจะเก็บสำเนาข้อความไว้ในกล่องจดหมาย Gmail ของผู้ใช้ และห้องนิรภัยจะใช้สำเนานั้นได้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม
• โปรดพิจารณาเปิดประวัติการแชท สำหรับองค์กร กฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวจะมีผลกับพื้นที่ใน Chat เสมอ แต่จะมีผลกับข้อความส่วนตัวเฉพาะเมื่อเปิดประวัติการแชทไว้เท่านั้น
• โปรดพิจารณาเปิดการจัดเก็บข้อความ ใน Google Groups for Business ให้กับกลุ่มที่ต้องการ ห้องนิรภัยจะเก็บ รักษา และค้นหาข้อความเฉพาะในกลุ่มที่เปิดการจัดเก็บไว้เท่านั้น แต่เจ้าของกลุ่มจะเปลี่ยนการตั้งค่านี้สำหรับกลุ่มได้ หากเจ้าของกลุ่มปิดการเก็บ อีเมลจากกลุ่มดังกล่าวจะยังคงอยู่ในกล่องจดหมายของผู้ใช้

ขั้นตอนที่ 1 หากจำเป็น ให้ซื้อใบอนุญาตห้องนิรภัย

ห้องนิรภัยจะรวมอยู่ใน Google Workspace เกือบทุกรุ่น แต่บางรุ่นก็ต้องซื้อเป็นส่วนเสริม คุณจะซื้อและมอบหมายใบอนุญาตให้กับทุกคน (ออกใบอนุญาตให้ทั้งองค์กร) หรือเฉพาะบางคน (ออกใบอนุญาตให้บางส่วนขององค์กร) ก็ได้

1. ซื้อใบอนุญาตห้องนิรภัยให้องค์กร คุณต้องมีใบอนุญาตห้องนิรภัยให้กับผู้ใช้ทุกคนที่ต้องการเก็บรักษาและค้นหาข้อมูล นอกจากนี้ คุณยังต้องมีใบอนุญาตห้องนิรภัยสำหรับผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยทุกคนด้วย โดยให้ปรึกษากับบุคคลในองค์กรที่เข้าใจเกี่ยวกับธุรกิจและข้อกำหนดทางกฎหมาย เพื่อเลือกว่าใครควรได้รับใบอนุญาตห้องนิรภัยบ้าง
2. มอบหมายใบอนุญาตห้องนิรภัยให้กับผู้ใช้และ ผู้ดูแลระบบ

ขั้นตอนที่ 2 กำหนดผู้ที่มีสิทธิ์ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย

หากต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย ให้เปิดห้องนิรภัยสำหรับผู้ใช้ทั้งหมดหรือผู้ใช้ที่เลือก ดูวิธีการ

หมายเหตุ:

• การตั้งค่านี้ไม่ได้กำหนดว่าห้องนิรภัยจะเก็บรักษา คงไว้ชั่วคราว และค้นหาบัญชีใดบ้าง เนื่องจากการเก็บรักษา การคงไว้ชั่วคราว และการค้นหาจะทำได้กับผู้ใช้ทุกคนที่มี Google Workspace และใบอนุญาตห้องนิรภัย
• การตั้งค่านี้ไม่มีผลว่าบัญชีใดจะเปลี่ยนแปลงกฎการเก็บรักษา ค้นหาข้อมูล หรือทำงานด้านอื่นๆ เกี่ยวกับห้องนิรภัยได้บ้าง ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์ของห้องนิรภัยที่เหมาะสมจึงจะทำงานกับห้องนิรภัยได้
• หากเปิดห้องนิรภัยให้กับทุกคนในองค์กร ไอคอนห้องนิรภัยจะปรากฏในรายการแอปของทุกคน หากองค์กรตั้งค่าหน่วยขององค์กรไว้ เราขอแนะนำให้จำกัดการเข้าถึงหน่วยขององค์กรที่มีสิทธิ์ของห้องนิรภัย

ขั้นตอนที่ 3 (ไม่บังคับ) ให้สิทธิ์ของห้องนิรภัยกับผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาต

ให้สิทธิ์แก่ผู้ใช้ที่คุณต้องการสร้างกฎการเก็บรักษา ใช้การคงไว้ชั่วคราว หรือดำเนินการตรวจสอบ ซึ่งในตอนแรกจะมีเพียงผู้ดูแลระบบขั้นสูงที่มีใบอนุญาตห้องนิรภัยเท่านั้นที่ใช้ฟีเจอร์ของห้องนิรภัยได้ ดูวิธีการ

ขั้นตอนที่ 4 ลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย

หากคุณเพิ่งจะซื้อห้องนิรภัยหรือเพิ่งเริ่มช่วงทดลองใช้ 30 วัน เราขอแนะนำให้คุณรอ 30–60 นาทีก่อนลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย หากลงชื่อเข้าใช้ทันทีหลังจากซื้อ ฟีเจอร์ต่างๆ ของห้องนิรภัยอาจยังมีให้ใช้ได้ไม่ครบ

1. ไปที่ vault.google.com
2. ลงชื่อเข้าใช้ด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน Google Workspace ของคุณ

ผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตคนอื่นๆ ในองค์กรจะลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัยได้ด้วยวิธีเดียวกันนี้หลังจากที่คุณให้สิทธิ์เข้าถึง

ขั้นตอนที่ 5 ตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้นขององค์กร

ตั้งกฎการเก็บรักษาเพื่อกำหนดระยะเวลาที่จะเก็บข้อมูลไว้ก่อนที่จะอนุญาตให้ลบข้อมูลนั้นออกจากบัญชีผู้ใช้และระบบของ Google ทั้งหมดอย่างถาวร เราขอแนะนำให้คุณ ปรึกษาทีมกฎหมายขององค์กรเมื่อตั้งกฎการเก็บรักษา

ก่อนที่จะเริ่มต้นใช้งาน โปรดดูวิธีการทำงานของการเก็บรักษา ขั้นตอนต่อไปนี้จะอธิบายวิธี ตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น แต่คุณอาจสร้างกฎการเก็บรักษาที่กำหนดเองมาใช้แทนก็ได้

หากต้องการเก็บข้อมูลที่ตรงกับเงื่อนไขที่ต้องการในระยะเวลาที่กำหนด ให้สร้าง กฎการเก็บรักษาที่กำหนดเอง หากต้องการเก็บข้อมูลบริการทั้งหมดสําหรับบัญชีที่ได้รับอนุญาตทั้งหมดไว้ในระยะเวลาที่กําหนด ให้สร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น

1. ในห้องนิรภัย ให้คลิกการเก็บรักษา หากไม่เห็นตัวเลือกการเก็บรักษา โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบขั้นสูงของ Google Workspace มอบสิทธิ์ของห้องนิรภัย ("จัดการนโยบายการเก็บรักษา") ให้กับคุณ
2. คลิกบริการ เช่น ไดรฟ์ หรือ Gmail ในแท็บกฎเริ่มต้น

3. เลือกระยะเวลาในการเก็บข้อความหรือไฟล์

   • หากต้องการเก็บรักษาข้อมูลอย่างถาวร ให้เลือกไม่มีกำหนด
   • หากต้องการเก็บรักษาข้อมูลไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง ให้เลือกระยะเวลาเก็บรักษา แล้วป้อน จำนวนวันตั้งแต่ 1 ถึง 36,500 ระบบจะคำนวณระยะเวลาเก็บรักษา ตามเวลาเริ่มต้นต่อไปนี้
     • ข้อความใน Gmail, Groups และ Chat - จำนวนวันนับตั้งแต่เวลาที่ส่งหรือรับข้อความ
     • ไดรฟ์ - จำนวนวันนับตั้งแต่เวลาที่สร้างไฟล์หรือแก้ไขไฟล์ครั้งล่าสุด
     • Voice - จำนวนวันนับตั้งแต่เวลาที่ส่งหรือรับข้อมูล

4. หากคุณกำหนดระยะเวลาเก็บรักษา ให้เลือกการดำเนินการกับข้อมูลเมื่อสิ้นสุดระยะนั้น ดังนี้

   • หากต้องการลบเฉพาะข้อมูลที่ผู้ใช้ลบไปแล้วออกอย่างถาวร ให้เลือกตัวเลือกแรก
   • หากต้องการลบข้อมูลทั้งหมดอย่างถาวร ให้เลือกตัวเลือกที่ 2 กฎนี้อาจลบข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเก็บไว้ เช่น ข้อความในกล่องจดหมาย Gmail หรือไฟล์ในไดรฟ์ออกอย่างถาวร

5. คลิกสร้าง หากคุณกำหนดระยะเวลาเก็บรักษา ห้องนิรภัยจะขอให้คุณยืนยันว่าเข้าใจผลที่จะเกิดจากกฎการเก็บรักษานี้ ให้เลือกช่องนั้น แล้วคลิกยอมรับเพื่อสร้างกฎ

6. ทำขั้นตอนนี้ซ้ำอีกครั้งกับบริการทั้งหมดที่คุณต้องการตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น

ขั้นตอนที่ 6 (ไม่บังคับ) ตั้งค่าการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์สำหรับการส่งออกของห้องนิรภัย

ผู้ดูแลระบบห้องนิรภัยมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลทั่วทั้งโดเมนที่มีความละเอียดอ่อนสูง หากต้องการให้มั่นใจว่าการส่งออกข้อมูลได้รับการจัดการอย่างถูกต้องและมีเพียงผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่ดำเนินการได้ คุณสามารถเปิดใช้การอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์ (MPA) สำหรับการส่งออกทั้งหมดของห้องนิรภัยในองค์กรได้

MPA สำหรับการส่งออกจากห้องนิรภัยทำงานอย่างไร

1. ผู้ดูแลระบบทำการค้นหาและพยายามเริ่มการส่งออก
2. ระบบจะส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้ดูแลระบบรายที่ 2 ในองค์กรของคุณว่ามีผู้ดูแลระบบอีกราย ได้ส่งคำขอส่งออก
3. ผู้ดูแลระบบคนที่ 2 จะตรวจสอบคำขอในคอนโซลผู้ดูแลระบบ และหากทุกอย่าง ดูดี ก็จะอนุมัติคำขอ
4. หลังจากคำขอได้รับอนุมัติแล้ว ระบบจะเริ่มส่งออกข้อมูล
5. จากนั้นผู้ดูแลระบบคนแรกจะตรวจสอบสถานะและดาวน์โหลดการส่งออกได้

เปิดหรือปิด MPA สำหรับการส่งออกของห้องนิรภัย

คุณต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบขั้นสูงสำหรับงานนี้

1. ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู ความปลอดภัย การตรวจสอบสิทธิ์ การตั้งค่าการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์

   ไปที่การตั้งค่าการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์

   คุณต้องลงชื่อเข้าใช้ในฐานะผู้ดูแลระบบขั้นสูงสำหรับงานนี้

2. คลิกการอนุมัติจากผู้ที่มีสิทธิ์สำหรับการตั้งค่าห้องนิรภัย

3. หากต้องการเปิด MPA สำหรับการส่งออกของห้องนิรภัย ให้เลือกช่องสร้างการส่งออก แล้วคลิกบันทึก

   หมายเหตุ: การเปลี่ยนแปลงที่ทำกับการตั้งค่าการสร้างการส่งออกของห้องนิรภัยในคอนโซลผู้ดูแลระบบจะสร้างคำขอ MPA ก็ต่อเมื่อมีการเปิด MPA สำหรับองค์กรด้วย ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ MPA สำหรับการดำเนินการที่ละเอียดอ่อน

4. หากต้องการปิด MPA สำหรับการส่งออกของห้องนิรภัย ให้ยกเลิกการเลือกช่อง Google ห้องนิรภัย: สร้าง การส่งออก แล้วคลิกบันทึก

ฉันจะอนุมัติคำขอส่งออกข้อมูลห้องนิรภัยได้อย่างไร

หากคุณเป็นผู้ส่งคำขอหรือผู้อนุมัติคำขอส่งออกห้องนิรภัยแบบ MPA คุณจะดูคำขอที่รอดำเนินการหรือคำขอในอดีตได้ในหน้าการอนุมัติ MPA

เปิดแท็บคำขอที่ส่ง แล้วคลิกคำขอเพื่อแสดงหน้ารายละเอียด ของคำขอนั้น โดยผู้ส่งคำขอสามารถยกเลิกคำขอ และผู้อนุมัติสามารถอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอได้จากหน้ารายละเอียดคำขอ

เพียงเท่านี้ Google ห้องนิรภัยก็พร้อมใช้งานได้แล้ว ห้องนิรภัยจะเก็บรักษาข้อมูลขององค์กรตามกฎการเก็บรักษาที่คุณกำหนดค่าไว้

หมายเหตุสำคัญ:

• สิ่งที่จะเกิดขึ้นหลังจากคุณตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น: หากไม่ได้ใช้กฎหรือการเก็บรักษาที่กำหนดเอง ระบบจะเก็บข้อมูลตามกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น
• สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อผู้ใช้ลบข้อความหรือไฟล์: ระบบจะนำข้อความหรือไฟล์ออกจากบัญชีผู้ใช้ดังกล่าว แต่หากยังใช้กฎการเก็บรักษาเริ่มต้นหรือกฎที่กำหนดเอง ข้อความหรือไฟล์จะยังอยู่ในห้องนิรภัยตามระยะเวลาเก็บรักษาที่เหลือ ข้อความและไฟล์ที่ถูกลบที่ห้องนิรภัยเก็บไว้จะไม่นับรวมอยู่ในโควต้าพื้นที่เก็บข้อมูลของผู้ใช้