שירותים וסוגי נתונים נתמכים

ההודעות זמינות ב-Vault ברגע שהן מתקבלות ב-Gmail.

לסינון הודעות בכללי שמירה, בהקפאות ובחיפוש, מערכת Gmail מבצעת אינדוקס של כ-1MB לכל הודעה. מגה-בייט אחד שווה בערך ל-250 דפי טקסט. אם הטקסט של ההודעה קטן מ-1MB ויש לה קבצים מצורפים, הקבצים המצורפים יאונדקסו עד שגודל הנתונים הכולל שיאונדקס יהיה 1MB.

אפשר לחפש ב-Vault רק נתונים שעברו אינדוקס, אבל הייצוא מ-Vault כולל את כל ההודעה ואת כל הפריטים שמשויכים אליה, כולל קבצים ב-Drive שמקושרים באמצעות היפר-קישור (אם נבחרו).

המערכת של Gmail יוצרת אינדקס לנתונים הבאים:

• טקסט ההודעה – עד כ-250 עמודים.
• קבצים מבוססי-טקסט שמצורפים ישירות להודעה – אפשר ליצור אינדקס לרוב הקבצים מבוססי-הטקסט, כמו PDF,‏ XLSX ו-DOCX, שמצורפים ישירות להודעה. הקבצים המצורפים האלה כפופים לכללי שימור ולהחזקה לצורך משפטי. אפשר לחפש קבצים מצורפים שמבוססים על טקסט (אם הם נוספו לאינדקס), הם מוחזרים בתוצאות החיפוש ונכללים בייצוא.
• קבצים אחרים שמצורפים ישירות להודעה או מוטמעים בה – עבור קובצי וידאו, אודיו, תמונה וקבצים בינאריים שכלולים בהודעות או מצורפים אליהן, מתבצע אינדוקס של מטא-נתונים של הקובץ, כמו שם הקובץ, אבל לא של תוכן הקובץ.

‫Vault תומך בקבצים שמצורפים ישירות להודעה או מוטמעים בה. כללי השמירה וההחזקה לצורך משפטי חלים על קבצים בינאריים, תמונות, אודיו וסרטונים שמוטמעים בהודעות או מצורפים אליהן. הם מוחזרים בתוצאות החיפוש ונכללים בייצוא.

אילו היפר-קישורים נתמכים?

• היפר-קישורים לקבצים ב-Drive – אם משתמש שיתף קובץ ב-Drive על ידי הוספת קישור לקובץ בהודעת Gmail, הקובץ עם ההיפר-קישור לא נכלל כששומרים, מחזיקים או מחפשים הודעות ב-Gmail. עם זאת, אפשר לייצא קבצים מקושרים ב-Drive על סמך ההיפר-קישורים שנמצאים בגוף ההודעות בייצוא של Gmail. פרטים נוספים זמינים במאמר אילו היפר-קישורים ב-Drive אפשר לייצא ואילו לא? (בהמשך הדף).

  הערה: ייצוא של קבצים מקושרים ב-Drive יכול להגדיל באופן משמעותי את נפח האוסף.

• היפר-קישורים לתוכן בשירותים נוספים של Google –‏ Vault לא תומך בהיפר-קישורים לתוכן שמאוחסן במוצרים אחרים של Google, כמו YouTube ו-Google Photos.

אילו היפר-קישורים ב-Drive אפשר לייצא ואילו אי אפשר?

כדי להיות זכאים לייצוא:

• הקובץ צריך להיות קיים ב-Drive, והוא צריך להיות מסוג קובץ נתמך ב-Drive.

  פרטים נוספים זמינים במאמר קבצים ב-Drive וב-Meet שנתמכים ב-Vault.

• האדמין ב-Vault צריך הרשאה לייצא את הקובץ. כדי לקבל הרשאה:
  • לבעלים של האימייל שמכיל את הקישור יש גישה לקובץ ב-Drive והוא נמצא בהיקף של אדמין Vault. או שהבעלים של הקובץ ב-Drive נמצאים בהיקף של האדמין ב-Vault.
  • אם הקובץ ב-Drive נמחק, מושעה או נשמר, הבעלים של הקובץ ב-Drive צריך להיות בהיקף של אדמין Vault.

אי אפשר לייצא חלק מההיפר-קישורים ב-Drive. לדוגמה, אי אפשר לייצא היפר-קישורים ציבוריים, כמו דפים שפורסמו ב-Google Sites וקישורים לטפסים של Google שאפשר לשלוח. בנוסף, אי אפשר לייצא היפר-קישורים מסוימים שנמצאים בפורמט קישור מדור קודם ב-Drive.

למי יש גישה לקבצים המיוצאים של היפר-קישורים ב-Drive?

רק סופר-אדמינים ואדמינים של יחידות ארגוניות ברמת הבסיס יכולים לגשת לכל הקבצים המיוצאים של היפר-קישורים ב-Drive. אדמינים ביחידות צאצא ארגוניות יכולים להוריד רק קבצים מייצוא של היפר-קישורים ב-Drive שהם יצרו.

המשתמשים יכולים לשלוח הודעות אימייל עם חלק משירותי הליבה בנוסף ל-Gmail. לדוגמה:

• יומן – הזמנות יוצאות והודעות שנשלחו באמצעות האפשרות שליחת אימייל למשתתפים ביומן
• ‫Drive—תוכן ההודעה שנשלחה כשמשתמשים משתפים קבצים ב-Drive
• ‫Google Docs,‏ Sheets,‏ Slides ו-Drawings –הודעות שנשלחות על ידי האפליקציה כשמשתמשים שולחים קבצים באימייל כקבצים מצורפים
• טפסים – הודעות אימייל שמכילות טפסים או קישורים לטפסים
• ‫Keep—הודעות אימייל שנשלחות כשמשתמשים משתפים פתקים ב-Keep

כשמשתמשים שולחים הודעות דרך שירותי ליבה אחרים מלבד Gmail, ההודעות היוצאות לא נשמרות בתיקיות הדואר היוצא של המשתמשים ב-Gmail כברירת מחדל. אלא אם אדמין ב-Google Workspace מגדיר אחסון כל האימיילים, ששומר את ההודעות האלה בתיקיות הפריטים שנשלחו של המשתמשים, ל-Vault אין גישה להודעות האלה. בלי אחסון מקיף של הודעות, כללי השמירה וההחזקה לצורך משפטי ב-Vault לא חלים על ההודעות האלה, והן לא מוחזרות בחיפוש ב-Vault.

הערה: אחסון מקיף של אימיילים רלוונטי רק לשירותי הליבה של Google Workspace. חלק משירותי Google נוספים יכולים לשלוח הודעות אימייל בשם המשתמשים. יכול להיות שהודעות שנשלחות מהשירותים האלה לא יישמרו בתיקיית ההודעות שנשלחו של המשתמשים, ושהן לא יהיו זמינות ב-Vault.

הודעות אימייל דינמי מכילות תגי עיצוב שמציגים תוכן AMP ב-Gmail. מוצרי Google אחרים יכולים לשלוח הודעות שכוללות תוכן של Accelerated Mobile Pages‏ (AMP), ויכול להיות שמשתמשים בארגון יקבלו הודעות אימייל דינמי משולחים חיצוניים.

עם אימייל דינמי, משתמש Gmail יכול, לדוגמה:

• לראות את התגובות ב-Google Docs כמו שהן ברגע שהמשתמש פותח את הודעת ההתראה ב-Gmail.
• להשיב לתגובות ולטפל בהן בלי לפתוח את המסמך.
• להשיב להזמנות לאירועים ביומן ולענות על סקרים.

המקור המקורי של הודעת האימייל הדינמי מכיל 3 סוגים של תוכן דומה:

• טקסט לא מוצפן (לתוכנות אימייל שמוצג בהן רק טקסט לא מוצפן).
• ‫HTML (לתוכנות אימייל שלא מוצג בהן תוכן דינמי).
• תגי עיצוב מסוג AMP כשמשתמש ב-Gmail פותח את ההודעה, הוא מקבל את תוכן ה-AMP הדינמי והאינטראקטיבי. תגי העיצוב מסוג AMP יכולים לאחזר את כל העדכונים בזמן שההודעה נפתחת ולהציג אותם למשתמש באופן מיידי.

בגלל האופי הדינמי של ההודעות, התוכן שמוצג ב-Gmail עשוי להשתנות עם הזמן. לדוגמה, הודעת תגובה ממסמך Google Docs פעיל יכולה להיות שונה בכל פעם שהמשתמש פותח מחדש את אותה הודעה במהלך כמה ימים.

תמיכה ב-Vault בהודעות אימייל דינמיות

• שמירה והחזקות לצורך משפטי – כללי השמירה וההחזקות לצורך משפטי ב-Vault שומרים את ה-HTML, את הטקסט הפשוט ואת תגי ה-AMP שכלולים בהודעת אימייל דינמית. ל-Vault אין דרך לשמור את התוכן הדינמי שאולי יאוחזר ויוצג כשהמשתמש יפתח הודעת אימייל דינמית.
• חיפוש – ב-Vault אפשר לחפש טקסט פשוט ו-HTML בהודעת אימייל דינמית. עם זאת, תגי העיצוב של AMP ותוכן AMP לא מתווספים לאינדקס ולא ניתן לחפש אותם.
• תצוגה מקדימה – כשמציגים תצוגה מקדימה של הודעת אימייל דינמית, ב-Vault מוצגת גרסת ה-HTML של ההודעה. לוחצים על הצגת המקור כדי לראות את כל חלקי ההודעה, כולל תגי ה-AMP.
• ייצוא – כשמייצאים הודעות אימייל דינמיות, כל התגיות של טקסט פשוט, HTML ו-AMP נכללות בייצוא.

‫Vault לא יכול לקבוע אם משתמשי Gmail קיבלו תוכן דינמי כשפתחו הודעה שכוללת תגי עיצוב של AMP. במקרים הבאים, תוכן דינמי לא מוצג ב-Gmail:

• אדמין השבית את האימייל הדינמי בארגון שלכם.
• המשתמשים משנים את ההגדרות ב-Gmail כדי להשבית את האימייל הדינמי.

כשמשביתים את האימייל הדינמי, תוכן AMP לא מוצג ב-Gmail. עם זאת, תגי ה-AMP עדיין כלולים במקור ההודעה וזמינים ב-Vault.

המצב הסודי של Gmail מאפשר למשתמשים להגביל את הגישה של הנמענים לתוכן רגיש באימייל. התכונה הזו זמינה לארגונים שמפעילים אותה ולחשבונות Gmail אישיים.

כשמשתמש שולח הודעה במצב סודי, Gmail מחליף את גוף ההודעה ואת הקבצים המצורפים בקישור. רק הנושא והקישור נשלחים באמצעות SMTP.

הודעות במצב סודי שנשלחו על ידי משתמשים בארגון

אם בארגון שלכם מפעילים את המצב הסודי ב-Gmail, ב-Vault אפשר להחזיק לצורך משפטי, לשמור, לחפש ולייצא הודעות שנשלחו במצב הסודי על ידי משתמשים בארגון אחרי 30 בנובמבר 2018.

ההודעות זמינות ב-Vault גם אם השולח הגדיר תאריך תפוגה או ביטל את הגישה של הנמענים להודעות במצב סודי.

הודעות במצב סודי משולחים חיצוניים

גם אם הארגון שלכם לא מפעיל את המצב הסודי של Gmail, יכול להיות שהמשתמשים יקבלו הודעות במצב סודי ממשתמשים בארגונים אחרים או מחשבונות Gmail אישיים.

אתם יכולים להחזיק לצורך משפטי, לשמור, לחפש ולייצא את כותרות ההודעות ואת הנושאים של הודעות סודיות חיצוניות. עם זאת, אי אפשר לחפש או לייצא תוכן של הודעות או קבצים מצורפים מהודעות סודיות חיצוניות.

עבודה עם הודעות במצב סודי

עבודה עם הודעות במצב סודי

‫Vault תומך בהודעות במצב סודי באופן הבא:

• ‫Vault מחזיר הודעות פנימיות סודיות שתואמות לשאילתת החיפוש.
• כשמציגים תצוגה מקדימה של הודעות, תוכן ההודעה מוסתר כברירת מחדל. יש לכם אפשרות להציג את התוכן בתצוגה מקדימה.
• כשמדפיסים או מייצאים הודעות, אפשר להחריג את התוכן של הודעות סודיות. אם בוחרים באפשרות הזו, הכותרות, השולח, הנמען ומטא-נתונים אחרים מודפסים או מיוצאים, אבל התוכן של ההודעה הסודית לא מודפס או מיוצא.
• אפשר לייצא הודעה במצב סודי מהארגון של השולח, אבל לא מהארגון של הנמען.
• ‫Vault יכול לחלץ היפר-קישורים של Drive שנוספו להודעות במצב סודי כשמייצאים מארגון השולח, אבל הוא לא יכול לחלץ היפר-קישורים שהתקבלו מארגונים חיצוניים.
• כדי לחפש, לשמור או להקפיא הודעות סודיות בלבד, משתמשים במונח label:confidentialmode.

הנתונים של משתמש ב-Gmail יכולים לכלול 3 סוגים של הודעות בטיוטה:

• הודעות שלא נשלחו בתיקיית הטיוטות – ההודעות האלה מעובדות כמו הודעות אחרות ב-Gmail. הם כפופים להחזקה לצורך משפטי ולכללי שימור (Retention) אם לא מוציאים אותם מהכללים. הם גם נכללים בתוצאות החיפוש, אלא אם אתם בוחרים להחריג אותם.

  הערה: תבניות אימייל נחשבות כטיוטות של הודעות. אם כלל שימור מוחק טיוטות של הודעות אחרי פרק זמן מוגדר, הוא מוחק גם תבניות.

• טיוטות שנמחקו – טיוטה שנמחקה היא הודעה שהמשתמש מחק בלי לשלוח אותה. ההודעות האלה מוסרות מיד מהתצוגה של המשתמש, מערכת Gmail מוסיפה להן את התווית ^deleted והן נמחקות סופית 30 יום אחרי שהן נמחקו. ההודעות האלה לא כפופות להחזקה לצורך משפטי או לכללי שמירה, אבל אפשר לחפש אותן ולייצא אותן עד שהן נמחקות.
• גרסאות של טיוטות הודעות שנשמרות אוטומטית – כשמשתמש כותב הודעה, Gmail שומר גרסה שלה באופן אוטומטי בכל פעם שהמשתמש מפסיק לכתוב למשך כמה שניות. המשתמש יכול לראות רק את הגרסה האחרונה של טיוטת ההודעה. גרסאות קודמות זמינות לחיפוש ולייצוא ב-Vault, אבל הן לא כפופות להחזקות לצורך משפטי ולכללי שמירה.

  גרסאות שנשמרו אוטומטית נשארות זמינות ב-Vault עד שהן נמחקות, גם אחרי שהמשתמש שולח את ההודעה. גרסאות של טיוטות הודעות שנוצרו על ידי רוב לקוחות Gmail של Google (כמו Gmail באינטרנט, Gmail לאייפד ולאייפון ו-Gmail ל-Android) נמחקות יום אחרי ש-Gmail שמר אותן. במקרים מסוימים, כמו בתוכנות IMAP של צד שלישי, טיוטות של הודעות נמחקות אחרי 30 יום.

אם אתם מעוניינים רק בהודעות שהמשתמשים שלחו וקיבלו, אתם יכולים להחריג טיוטות מכללי השמירה, מההחזקות לצורך משפטי, מתוצאות החיפוש ומייצוא. החרגה של גרסאות שנשמרו אוטומטית יכולה להקל על עיבוד הנתונים, כי לא יהיו גרסאות דומות של אותה הודעה.

‫Gmail משתמש בתוויות שנוצרו על ידי המערכת כדי לסווג הודעות, ובתוויות שגלויות למשתמשים כדי לאפשר להם למיין את ההודעות בתיבות הדואר הנכנס שלהם. יכול להיות ש-Gmail יוסיף את התווית finance שנוצרה על ידי המערכת להודעות שמגיעות מהבנק של המשתמש, ואת התווית travel שנוצרה על ידי המערכת להודעות שכוללות הזמנות לחדרים במלון.

המשתמשים יכולים ליצור תוויות שגלויות למשתמשים ולהחיל אותן. לפעמים התוויות האלה זהות לתוויות שנוצרו על ידי המערכת. אם שני סוגי התוויות זהים, Vault יחיל כללי שמירה, החזקה לצורך משפטי ושאילתות חיפוש על ההודעות עם התווית שנוצרה על ידי המשתמש, ולא על ההודעות עם התווית הזהה שנוצרה על ידי המערכת. אם יוצרים כלל שמירה, החזקה לצורך משפטי או שאילתת חיפוש על סמך תווית, יכול להיות שתכללו או תסירו יותר הודעות ממה שהתכוונתם.

דוגמה

הארגון שלכם נדרש לשמור את כל הנתונים שקשורים למימון תאגידי למשך 7 שנים, והפעולות הבאות מתבצעות:

• העובדים מקבלים הנחיה ליצור תווית, finance, ולהוסיף אותה להודעות שכוללות מידע פיננסי של החברה.
• דוחות כרטיסי האשראי הארגוניים נשלחים לעובדים באימייל לחשבונות העבודה שלהם. התווית finance שנוצרה על ידי המשתמש לא מוחלת, אבל Gmail מחיל על ההודעות האלה את התווית finance שנוצרה על ידי המערכת.

בתרחיש הזה, כלל שמירה שכולל הודעות עם התווית label:finance ישמור רק את ההודעות עם התווית שהמשתמש יצר, ולא את ההודעות עם התווית שנוצרה על ידי המערכת שכוללות את דפי הפירוט של כרטיסי האשראי העסקיים של העובדים. באופן דומה, שאילתת חיפוש שכוללת הודעות עם label:finance מחזירה רק את ההודעות שהמשתמשים הוסיפו להן תווית, ולא את ההודעות עם התווית שנוצרה על ידי המערכת שכוללות את דפי הבנק האישיים של העובדים.

תוויות נפוצות שנוצרות על ידי המערכת

• personal
• social
• promotion
• promos
• updates
• forums
• travel
• purchases
• finance
• all
• buzz
• chat
• chats
• done
• draft
• drafts
• important
• inbox
• lowpriority
• low_priority
• mute
• muted
• pinned
• read
• reminder
• reminders
• scheduled
• sent
• snoozed
• spam
• phishing
• star
• starred
• task
• tasks
• trash
• trips
• unimportant
• unread
• voicemail
• saved

‫Vault יכול לשמור, להחזיק לצורך משפטי, לחפש ולייצא את הפריטים הבאים שמאוחסנים ב-Drive ובתיקיות אחסון שיתופי:

• גרסאות של קבצים ב-Google Docs,‏ Sheets,‏ Slides,‏ Forms,‏ Google Sites החדש,‏ Drawings,‏ Vids ו-Pics

  מידע נוסף על גרסאות זמין במאמר בנושא חיפוש בהיסטוריית הגרסאות של קובץ.

• הקלטות של Google Meet וכל הצ'אטים, התמלילים, השאלות והתשובות, התוצאות של הסקרים והסיכומים מ-Gemini שקשורים אליהן (מידע נוסף על הקלטות של פגישות ב-Meet)
• קובצי Jamboard שנשמרו ב-Drive של המשתמשים
• קבצים שאינם בפורמט של Google שהמשתמשים העלו ל-Drive (מידע נוסף על הנתונים שנכללים בחיפוש)
• קבצים שמוצפנים באמצעות הצפנה מצד הלקוח ב-Google Workspace

המערכת מתעלמת ב-Vault מ:

• תיקיות ב-Drive
• קיצורי דרך ב-Drive
• סקריפטים מ-Google Apps Script ותהליכי העבודה המשויכים שלהם

בחלק מהעורכים של Google Docs, משתמשים יכולים לקשר קובץ לקובץ אחר. לדוגמה, במסמך ב-Google Docs אפשר להוסיף תרשים שמקושר לנתונים בגיליון אלקטרוני ב-Google Sheets. בכל פעם שהגיליון האלקטרוני מתעדכן, גם התרשים במסמך מתעדכן.

הערה: הפונקציה IMAGE ב-Google Sheets יכולה להפנות אל תמונה באמצעות כתובת URL, כמו 'https://www.example.com/images/logo.jpg'. במקרה כזה, כשמציגים תצוגה מקדימה של גיליון אלקטרוני ב-Vault או מייצאים אותו, התמונה מאוחזרת בזמן אמת מהמקור. אם התמונות הועלו או הוכנסו לגיליון האלקטרוני, Vault מאחסן ומציג את התמונה שהייתה זמינה בזמן שצוין בשאילתה.

קבצים מקושרים לא נכללים אוטומטית בכללי שמירה, בהחזקות לצורך משפטי או בתוצאות חיפוש שחלים על הקבצים שמקשרים אליהם. קבצים מקושרים נכללים רק אם הם תואמים גם להיקף ולתנאים. לדוגמה, כשמחפשים קבצים ב-Drive, ‏ Vault מחזיר רק את הקבצים שתואמים לקריטריונים של החיפוש. אם הקבצים האלה מקושרים לקבצים שלא תואמים לשאילתה, הקבצים המקושרים לא ייכללו בתוצאות.

החזקות או כללי שמירה של הארגון לא חלים על קבצים שנמצאים בבעלות של גורמים מחוץ לארגון וששותפו עם המשתמשים שלכם.

עם זאת, אתם יכולים לחפש ולייצא קבצים ששותפו עם המשתמשים שלכם ממקורות חיצוניים, אם יש לכם גישה אליהם בזמן החיפוש או הייצוא.

‫Vault יכול להחזיק לצורך משפטי, לשמור ולחפש רק הודעות ב-Google Groups שבהן מופעלת היסטוריית השיחות. בעלי קבוצות יכולים להפעיל או להשבית את היסטוריית השיחות בקבוצות שלהם. אם בעלי קבוצה יוצרים קבוצה שהיסטוריית השיחות שלה מושבתת, ההודעות לא זמינות ל-Vault דרך קבוצות. יכול להיות שההודעות יהיו זמינות בתיבות הדואר של המשתמשים ב-Gmail (כהודעות שהתקבלו או נשלחו).

אם הבעלים של קבוצה מפעיל או משבית את היסטוריית השיחות בקבוצה קיימת, רק ההודעות שנשלחו כשהיסטוריית השיחות הייתה מופעלת זמינות ב-Vault.

ההודעות זמינות ב-Vault ברגע שהן מתפרסמות בקבוצה, אלא אם הבעלים של הקבוצה בוחרים לנהל את פרסום ההודעות. הודעות שמנוהלות לא זמינות ב-Vault עד שהמנהל מאשר אותן. אחרי שהם מאושרים, הם זמינים לשמירה, להחזקה, לחיפוש ולייצוא בדיוק כמו כל הודעה אחרת.

לסינון הודעות בכללי שמירה, בהחזקות ובחיפוש, קבוצות Google יוצרות אינדקס של כ-1MB לכל הודעה. מגה-בייט אחד שווה בערך ל-250 דפי טקסט. אם הטקסט של ההודעה קטן מ-1MB ויש לה קבצים מצורפים מבוססי-טקסט, הקבצים המצורפים עוברים אינדוקס עד שמתבצע אינדוקס של נתונים בגודל כולל של 1MB.

קבוצות Google מבצעות אינדוקס של הנתונים הבאים:

• טקסט ההודעה – עד כ-250 עמודים.
• קבצים מבוססי-טקסט שמצורפים ישירות להודעה – אפשר ליצור אינדקס לרוב הקבצים מבוססי-הטקסט, כמו PDF,‏ XLSX ו-DOCX, שמצורפים ישירות להודעה. הקבצים המצורפים האלה כפופים לכללי שימור ולהחזקה לצורך משפטי. אפשר לחפש קבצים מצורפים שמבוססים על טקסט (אם הם נוספו לאינדקס), הם מוחזרים בתוצאות החיפוש ונכללים בייצוא.
• קבצים אחרים שמצורפים ישירות להודעה או מוטמעים בה – עבור קובצי וידאו, אודיו, תמונה וקבצים בינאריים שכלולים בהודעות או מצורפים אליהן, מתבצע אינדוקס של מטא-נתונים של הקובץ, כמו שם הקובץ, אבל לא של תוכן הקובץ.

כדי לשמור, להחזיק לצורך משפטי, לחפש ולייצא צ'אטים ישירים וצ'אטים קבוצתיים, צריך להפעיל את ההיסטוריה. אדמינים ב-Google Workspace יכולים לקבוע אם ההיסטוריה תהיה מופעלת או מושבתת, או לאפשר למשתמשים להחליט.

כשמשתמש משתף קובץ ששמור ב-Drive, כמו מסמך, גיליון אלקטרוני או PDF,‏ Chat מוסיף קישור במקום לצרף עותק של הקובץ להודעה. הקובץ המקורי מאוחסן ב-Drive, ולכן הוא לא נשמר כששומרים הודעות בצ'אט, לא מושעה כשמפעילים החזקה לצורך משפטי של נתונים ב-Chat ולא מופיע בתוצאות של חיפוש ב-Chat. אפשר לחפש לפי כתובת ה-URL של הקובץ, אבל Vault לא יוצר אינדקס של הכותרת או התוכן של הקובץ.

לסוגי קבצים אחרים שמצורפים ישירות להודעת צ'אט:

• הקבצים נכללים בכללי השמירה וההחזקה לצורך משפטי של Chat, שמשויכים להודעה שהם מצורפים אליה.
• מערכת Vault יוצרת אינדקס של שם הקובץ והבעלים שלו לצורך חיפוש. ‫Vault גם יוצר אינדקס לתוכן של רוב סוגי הקבצים שמבוססים על טקסט (לדוגמה, קבצים עם הסיומות ‎ .pdf,‏ ‎.xslx ו-‎ .docx).

האדמין ב-Google Workspace יכול לאפשר למשתמשים בארגון לשוחח בצ'אט עם משתמשים חיצוניים. אם מאפשרים זאת, משתמש חיצוני ומשתמש בארגון יכולים לשלוח צ'אטים ישירים אחד לשני, ומשתמשים חיצוניים יכולים להשתתף בצ'אטים קבוצתיים ובחללים. בהקשרים האלה, הודעות ממשתמשים חיצוניים ואליהם כפופות לכללי שמירת הנתונים ולהשעיות לצורך משפטי של הארגון.

אם משתמשים בארגון שלכם משתתפים בצ'אטים קבוצתיים ובמרחבים בבעלות של ארגון אחר, ההודעות האלה לא זמינות לארגון שלכם דרך Vault לצורך שמירה, החזקה לצורך משפטי, חיפוש או ייצוא.

כשמזמינים משתמש למרחב ב-Chat, הוא יכול לראות תצוגה מקדימה של ההודעות במרחב לפני שהוא מצטרף אליו. אלא אם המשתמש מצטרף למרחב, ההודעות שהוא ראה בתצוגה המקדימה לא נכללות כששומרים, מחזיקים או מחפשים את נתוני Chat של המשתמש.

המשתמשים יכולים להוסיף להודעות ב-Chat עיצוב Rich Text, כמו הדגשה, הטיה, קו חוצה או קו תחתון. הפורמט הזה לא נשמר בייצוא הנתונים מ-Vault.

‫Vault תומך בצ'אטים בגרסה הקלאסית של Hangouts וב-Google Talk. אתם יכולים לשמור, לחפש ולהחיל הקפאה על:

• הגרסה הקלאסית של Hangouts עם היסטוריה מופעלת. אדמינים ב-Google Workspace יכולים לקבוע אם ההיסטוריה תהיה מופעלת או מושבתת, או לאפשר למשתמשים להחליט. לפרטים נוספים, אפשר לעיין במאמר בנושא היסטוריית הצ'אט. אם ההיסטוריה מופעלת, ל-Vault יש גישה לכל הצ'אטים שמתנהלים ב-Gmail ובאפליקציות של הגרסה הקלאסית של Hangouts לנייד.
• צ'אטים ב-Google Talk שמתועדים. אדמינים ב-Google Workspace לא יכולים להגדיר שכל הצ'אטים יתועדו. עם זאת, הם יכולים להשבית את היסטוריית הצ'אטים בארגון.

• ההודעות בארכיון של Gmail יסומנו כמחוקות אחרי 1 בינואר 2023. כלומר, כל ההודעות יימחקו לצמיתות בסופו של דבר אחרי שתקופת השמירה תסתיים, אלא אם הן מוגנות על ידי כלל שמירה או החזקה לצורך משפטי ב-Chat.
• הודעות חדשות שנשלחו אחרי 1 בינואר 2023 לא מסונכרנות מגרסה קלאסית של Hangouts אל Gmail.
• אדמינים יכולים להמשיך להשתמש ב-Vault כדי לחפש ולייצא הודעות מהגרסה הקלאסית של Hangouts שסונכרנו עם Gmail, כל עוד הן לא נמחקו, גם אחרי 1 בינואר 2023.

הפרטים הבאים של צ'אטים בגרסה הקלאסית של Hangouts זמינים ב-Vault:

• כל המשתמשים שהשתתפו בצ'אט.
• כל ההודעות שהועברו במהלך הצ'אט, וגם קישורים לכל הקבצים המצורפים.
• שמות של קבוצות בגרסה הקלאסית של Hangouts. (המשתתפים יכולים לתת שם לקבוצת Hangout). אי אפשר לתת שם לצ'אטים בין שני משתמשים.
• השעה שבה הצ'אט התחיל והשעה שבה הוא הסתיים.

הנתונים הבאים לא זמינים ב-Vault:

• הזמנות לצ'אט שלא אושרו. אם משתמש לא משתתף בצ'אט, ההודעות שנשלחות אליו לא נשמרות.
• שיחות וידאו.
• צ'אטים שמתנהלים ב-Google Docs.
• תמונות, סרטונים וקבצים מצורפים של אודיו שנשלחו בגרסה הקלאסית של Hangouts.

ב-Vault, כל ההודעות מהגרסה הקלאסית של Hangouts מקובצות לשרשור אחד. הודעות ימשיכו להתווסף לשרשור עד:

• עברו שלוש שעות מאז ההודעה האחרונה בצ'אט.
• בשרשור יש יותר מ-1,000 הודעות.

כשמייצאים הודעה מהגרסה הקלאסית של Hangouts, כל השרשור נכלל כשמורידים את קובץ הייצוא.

כדי ש-Vault יוכל לשמור, לחפש, להחזיק או לייצא את הנתונים שנאספים בזיהוי קולי של משתמש, למשתמש צריך להיות רישיון ל-Voice Standard או ל-Voice Premier. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא השוואה בין מינויים ל-Voice.

כדי לשלוח הודעות טקסט, למשתמש ב-Voice צריך להיות מספר טלפון שתומך בהודעות טקסט. מידע נוסף

‫Vault לא תומך בשמירה או בהחזקה לצורך משפטי של נתונים שנאספים בזיהוי קולי בחשבונות עם רישיונות ל-Archived User.

‫Vault יכול לשמור, להחזיק לצורך משפטי, לחפש ולייצא את רוב הנתונים הבאים של Voice:

• הודעות טקסט
• הודעות קוליות והתמלילים שלהן
• יומני שיחות
• הקלטות של שיחות (אי אפשר לחפש הקלטות, אבל אפשר לייצא אותן). פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא שמירה וייצוא של הקלטות שיחות).

הנתונים שנאספים בזיהוי קולי הבאים לא זמינים ב-Vault:

• נתוני קול שנוצרו לפני 5 ביוני 2019 (GMT-7)
• הודעות טקסט, הודעות קוליות והתמלילים שלהן או יומני שיחות שכוללים מספר טלפון שמוקצה ליותר ממשתמש אחד

במדינות ובאזורים נתמכים, משתמשי Voice יכולים להחליף הודעות טקסט עם משתמשי Voice אחרים ועם מספרי טלפון שאינם של Google. הטיפול בהודעות טקסט ב-Vault מתבצע באופן הבא:

• הודעות טקסט שהמשתתפים שולחים ומקבלים במהלך היום מקובצות לשיחה. לצורך שימוש ב-Vault, היום מתחיל בשעה 00:00 (GMT-7) ומסתיים בשעה 23:59 (GMT-7).
• כששיחה כוללת יותר מ-500 הודעות או יותר מ-4MB (לא כולל קבצים מצורפים), מערכת Vault מפצלת אותה לקבוצות קטנות יותר של הודעות לצורך תצוגה מקדימה וייצוא.
• התאריך של השינוי האחרון בשיחה מבוסס על התאריך שבו ההודעה האחרונה בשיחה נשלחה. תאריך השינוי האחרון לא מושפע כשמשתמש מוחק הודעה.

• בגרסה החדשה של Google Sites בלבד – יש תמיכה ב-Vault רק באתרים שנוצרו בגרסה החדשה של Google Sites. אתרים שנוצרו בגרסה הקלאסית של Google Sites לא נשמרים ב-Drive ולא זמינים ב-Vault.
• אתרים חיצוניים – אתרים ששותפו עם המשתמשים שלכם מארגון חיצוני לא כפופים לכללי השמירה או להקפאות לצורך משפטי של הארגון שלכם. אתם יכולים לחפש אתרים חיצוניים ששותפו עם המשתמשים שלכם, אבל אתם צריכים לחפש לפי חשבונות ספציפיים, יחידה ארגונית או תיקיות אחסון שיתופי. אי אפשר לחפש אתרים חיצוניים לפי כתובת URL שפורסמה.

• תוכן מוטמע והיפר-קישורים – אתר יכול לכלול הרבה חלקים: האתר עצמו, דף שמהווה חלק מהאתר, טקסט, תמונות, קוד מוטמע, קבצים מוטמעים והיפר-קישורים לתוכן אחר.

  כללי שימור והקפאה חלים רק על האתר עצמו, על הדפים באתר, על הטקסט בדפים באתר, על תמונות שהועלו ועל קוד מוטמע. קבצים מוטמעים, היפר-קישורים ופריטים אחרים שלא נכללים בקובץ האתר לא כפופים לכללי שמירה או להחזקה לצורך משפטי.

  אפשר לראות תצוגה מקדימה של היפר-קישורים. אפשר גם לצפות בתצוגה מקדימה של קבצים מוטמעים אם הם נתמכים בתצוגה מקדימה, כמו גיליון אלקטרוני או מסמך מוטמעים, ובנוסף יש לכם הרשאות גישה לקובץ. עם זאת, הייצוא לא כולל את התוכן של היפר-קישורים וקבצים מוטמעים.

תאריך היצירה

תאריך היצירה של אתר הוא התאריך שבו משתמש יוצר אתר חדש. תאריך היצירה לא משתנה כשהמשתמש מוסיף דפים חדשים.

תאריך השינוי האחרון

תאריך השינוי האחרון של אתר מתעדכן בכל פעם שמתבצעת עריכה, מחיקה או יצירה של האתר עצמו, של דף שמהווה חלק מהאתר, של טקסט, של תמונות או של קוד מוטמע. כשמשתמשים מטמיעים קבצים של Google וסרטונים ב-YouTube או תוכן אחר עם כתובת URL, תאריך השינוי האחרון מתעדכן. עם זאת, אם התוכן המוטמע עצמו משתנה, תאריך השינוי האחרון של האתר לא מתעדכן.

ב-Vault אפשר לשמור, להחזיק לצורך משפטי, לחפש ולייצא את האירועים הבאים ביומן:

• אירועים ביומן הראשי, כולל אירועים רגילים, אירועים מסוג 'לא בעבודה', זמן לעצמי ופגישות שנקבעו.
• גרסאות של אירועים ביומן הראשי. מידע נוסף מופיע במאמר בנושא חיפוש בהיסטוריית גרסאות של אירוע.

‫Vault לא שומר תזכורות, משימות, מיקום עבודה, פגישות לא מוזמנות או אירועים ביומן משני, כמו חגים או יומנים של קבוצות.

• ‫Vault יכול לשמור, להחזיק לצורך משפטי, לחפש ולייצא הנחיות שהוזנו על ידי משתמשים ותשובות שנוצרו על ידי ממשקי Gemini.
• ‫Vault לא שומר, מחזיק, מחפש ומייצא:
  • כל קובצי המדיה או תצורות ה-Gem שמשתמשים מצרפים להנחיות באפליקציית Gemini, או כל קובצי המדיה שנוצרו על ידי אפליקציית Gemini כחלק מהתשובה שלה למשתמשים.
  • נתונים של Google Workspace עם Gemini